Describe qué revisa tu comunidad. Makeform convierte la descripción en un formulario editable con datos del solicitante y de la propiedad, cargas de archivos, aceptaciones y derivación a la junta directiva.
Envía las solicitudes a Slack, Google Sheets y Zapier.
Ejemplos de instrucciones para el creador
Elige un flujo de trabajo, ajusta la instrucción y envíala al creador de Makeform. Estas estructuras son puntos de partida, no solicitudes presentadas.
Público
Propietarios o inquilinos que presentan la solicitud antes de mudarse
Formato
Solicitud de residente con datos de la unidad familiar y de la propiedad
Extensión de la instrucción
406 caracteres
Ejemplo de estructura del formulario
Solicitud de residente con datos de la unidad familiar y de la propiedad
Nombre y datos de contacto del solicitante
Dirección de la propiedad y fecha de mudanza
¿Propietario o inquilino?
Unidad familiar, vehículos y mascotas
Aceptación de las normas y firma
Etiquetas de derivación sugeridas
Nuevo residente
Revisión arquitectónica
Afiliación
Solicita por separado la dirección de la propiedad y el número de parcela para que los revisores puedan cotejarlos con los registros de la comunidad.
Step 1
Solicitar
residente, propiedad, solicitud y documentos
Step 2
Derivar
enviar la solicitud al revisor adecuado
Step 3
Revisar
comprobar los datos y pedir aclaraciones
Step 4
Registrar
guardar la decisión junto a la solicitud
Una cola de revisión más ordenada
Las cadenas de correos dispersan direcciones, planos y correcciones. Un formulario estructurado mantiene unida cada solicitud y muestra la información que falta antes de revisarla.
Los campos separados para el solicitante, la propiedad, el proyecto y las aceptaciones permiten a los revisores saber si la solicitud está lista sin descifrar un correo largo.
Usa lógica condicional para que las dimensiones de la valla aparezcan en proyectos de vallado y los datos de las credenciales de acceso o de la unidad familiar solo en la solicitud pertinente.
Cada respuesta conserva juntas las respuestas originales y los archivos cargados, lo que ofrece al administrador o al comité un registro estable para el seguimiento y las decisiones internas.
Solicitudes habituales de comunidades de propietarios
Parte del flujo habitual y adapta el contenido a cada comité o tipo de propiedad.
Recopila datos de la unidad familiar, vehículos, mascotas, contacto y ocupación.
Recopila el alcance, las dimensiones, los acabados, los plazos, los datos del contratista, los planos y fotos del estado actual.
Solicita el tipo de afiliación, los requisitos, las preferencias de comunicación, los comités de interés y los archivos justificativos.
Gestiona en una sola solicitud para residentes las preguntas sobre el acceso a la piscina, el club social, el gimnasio, el aparcamiento y la puerta de entrada.
Crea el flujo de trabajo
Convierte la lista de la junta directiva en un proceso de recepción coherente y pruébalo antes de compartirlo.
Indica el tipo de solicitud, quién la presenta, la información que necesitan los revisores y las normas o instrucciones proporcionadas que deben ver los solicitantes.
Sustituye las opciones genéricas por tus comunidades, categorías de proyecto, tipos de afiliación o instalaciones. Marca como obligatorios únicamente los campos realmente necesarios.
Presenta tú mismo una solicitud de vallado, de residente o de acceso. Comprueba que las preguntas condicionales, las cargas y el texto de confirmación sean adecuados.
Publica el enlace o inserta el formulario y dirige las notificaciones y los datos organizados de las respuestas al administrador, comité o miembros responsables de la junta directiva.
Formulario frente a documento frente a correo
Compara si los solicitantes aportan información uniforme y si los documentos permanecen vinculados a cada solicitud.
Guía de campos
Usa estos seis grupos de campos como lista práctica. Adapta los detalles al tipo de solicitud y deja que la comunidad elija el texto de sus políticas, criterios e instrucciones de revisión.
Solicitante
Recopila los datos de contacto y la relación del solicitante con la propiedad. Presenta propietario, inquilino, representante y miembro de la unidad familiar como opciones estructuradas para una derivación fiable.
Propiedad
Puede que una dirección postal no sea suficiente. Solicita la unidad, parcela, finca, fase o identificador del vecindario que utiliza el administrador.
Solicitud
Elige una categoría de solicitud y muestra después preguntas específicas. Los proyectos necesitan especificaciones; las solicitudes de afiliación y de residentes necesitan información sobre los requisitos o la unidad familiar.
Documentos
Indica qué archivos esperan los revisores. Una modificación puede requerir un plano del terreno, una ficha de producto, una referencia de color y fotos actuales de la zona.
Aceptaciones
Muestra las indicaciones proporcionadas por la comunidad junto a la casilla correspondiente. Usa aceptaciones precisas sin prometer un resultado.
Derivación interna
Las categorías estructuradas, las secciones de la propiedad y las preferencias de contacto permiten ordenar de forma fiable y ayudan a que las notificaciones lleguen a los revisores responsables.
Herramientas relacionadas
Conecta las solicitudes con formularios de quejas, mantenimiento, inspección, afiliación y consultas.
Recopila la ubicación, las fechas, los detalles y las fotos de las quejas.
Abrir herramientaCrea un proceso específico para recibir solicitudes de afiliación.
Abrir herramientaDeriva los datos de la reparación, las indicaciones de acceso y las imágenes.
Abrir herramientaEstandariza las notas, el seguimiento y las fotos de las inspecciones.
Abrir herramientaRecopila preguntas de futuros residentes o propietarios.
Abrir herramientaCrea un flujo general de solicitud de afiliación.
Abrir herramientaPreguntas frecuentes
Respuestas para miembros de la junta directiva, administradores, revisores y residentes.
Recopila una petición que la comunidad debe revisar, como una solicitud de residente, modificación arquitectónica, afiliación o acceso. La junta directiva define los criterios; el formulario organiza los campos del solicitante, la propiedad, los documentos y las aceptaciones.
Solicita los datos del propietario y de la propiedad, la categoría, ubicación, dimensiones, materiales y colores del proyecto, el contratista y las fechas. Añade cargas para planos, fichas de producto y fotos actuales de la zona, además de las aceptaciones que utilice tu comunidad.
Sí. Comienza con una pregunta sobre el tipo de solicitud y muestra los campos correspondientes mediante lógica condicional. Los formularios separados pueden ser más claros si se aplican comités o instrucciones diferentes. Mantén uniformes las preguntas comunes sobre el solicitante y la propiedad.
Sí. Añade cargas para dibujos, especificaciones, referencias de color y fotos. Etiqueta cada una con lo que esperan los revisores, incluye notas opcionales y prueba el flujo con archivos habituales antes de compartirlo.
Usa el tipo de solicitud, el vecindario, la sección de la propiedad o la categoría del proyecto como campos estructurados. Estas respuestas permiten filtrar y enviar notificaciones. Define quién recibe las solicitudes, pide aclaraciones y registra los resultados internos.
No. Recopila información para los revisores, quienes aplican los criterios de la comunidad y comunican los resultados. El texto de confirmación debe indicar que se recibió la solicitud y explicar el siguiente paso de la revisión, sin dar a entender que ya existe una decisión.
Sí. Makeform ofrece formularios y respuestas gratuitos sin límite para generar, editar, publicar y recopilar solicitudes. El plan de pago elimina la insignia de Makeform. Revisa todas las preguntas e introduce las instrucciones de tu comunidad antes de publicar.
Usa etiquetas específicas y preguntas condicionales. Exige los campos esenciales sobre la propiedad, el alcance y los documentos, pero no datos irrelevantes. Coloca las instrucciones junto a las cargas y prueba la solicitud como residente antes de compartirla.
Sustituye los correos de solicitud dispersos.
