申請識別資料
讓紀錄可追溯。
註明申請人、作業地點，以及適用的受控要求。
- 申請人、部門、廠區與聯絡方式。
- 申請編號、提交日期與負責人。
- 程序、規格、政策或作業指導書及其版次。
免費偏差申請表建立工具
免費 AI 偏差申請表產生器
說明受控要求與建議的例外。Makeform 會建立偏差申請表，用於記錄理由、範圍、風險管制、核准、有效期間及結案證明。
- 不限數量的免費表單與回覆
- 發布前可編輯
- 條件式核准流程
- 證明與附件欄位
31129+ 位創作者加速開發
ChatGPT、Perplexity、Claude 等工具都在使用將偏差申請傳送至電子郵件、Slack、Google Sheets 和 Zapier。
建立工具的提示詞範例
選擇提示詞、依照您的程序調整，或將其傳送至建立工具。
提示詞已就緒4 種格式
適用對象
申請暫時變更製程的生產人員
格式
依風險評估並由品質單位核准的申請
提示詞長度
90 個字元
需求說明品質傳送至建立工具
表單結構範例
依風險評估並由品質單位核准的申請
提示詞範例可在建立工具中編輯
程序、版次與要求
簡答首先詢問
2
建議的偏差與理由
詳答
3
受影響的產品、批次或設備
核取方塊
4
風險等級與暫行管制措施
詳答
5
申請的有效期間
日期與時間
建議的流程標籤
等待審查
附條件核准
已結案
詢問預計期間，以及恢復標準流程的判定準則。
Step 1
界定
確認要求與確切例外
Step 2
評估
記錄範圍、風險、影響與管制措施
Step 3
決定
分派給負責人，留下有據可查的決定
Step 4
結案
在偏差到期時確認已恢復原狀
受控例外
例外應與標準同樣明確。
將原始要求連結至範圍有限的替代方案、具名的管制措施、權責明確的審查人員及清楚的終止點。
為每項申請建立明確依據
要求註明受影響的文件、版次、條款、資產、產品或批次。
揭示風險與管制措施
記錄影響、風險、圍堵措施、監控方式及管制負責人。
完整記錄決策
將意見、決定、附帶條件、日期與結案證明集中保存。
依申請調整
以一套申請受理模式處理多種偏差。
依所選的程序、規格、物料或活動顯示專屬問題。
製程偏差
說明替代順序、受影響的生產批次、檢查項目及恢復條件。
規格偏差
比較數值、附上證明，並記錄受影響項目的處置方式。
程序偏差
註明文件與步驟、替代方法及有效期間。
依風險分流
依不同影響程度傳送給適當的審查人員。
申請流程
四個步驟建立可供審查的偏差申請。
從受控要求開始，再加入團隊所需的決策邏輯與結案欄位。
01
說明管制制度
列出涉及的標準類型、申請人、風險等級、核准人，以及評估例外所用的證明。
02
區分申請與評估
先設定申請人必填欄位，再加入僅供審查人員填寫的風險評估、決策理由、附帶條件及處置欄位。
03
設定條件式流程
只有在答案顯示需要時，才顯示技術、安全、品質或部門負責人的審查。
04
通知、追蹤並結案
通知審查人員、追蹤狀態與到期日，接著收集恢復檢查、佐證資料及結案責任歸屬。
選擇正確的紀錄
並非所有變更都屬於偏差。
使用目的符合事件性質的表單，避免暫時例外在未留下文件紀錄的情況下變成永久做法。
紀錄
適用時機
主要結果
紀錄
偏差申請
適用時機有人在已界定的作業開始前或進行期間，提議在有限範圍內偏離現行程序或規格。
主要結果經審查且包含範圍、管制措施、附帶條件與到期日的決定。
紀錄變更申請
適用時機團隊提議永久修訂流程、系統、規格或受控文件。
主要結果指定實施負責人的計畫性永久變更。
紀錄事件或不符合報告
適用時機非計畫事件或未符合要求的情況已經發生，需要調查。
主要結果客觀的事件紀錄、立即處置及後續流程。
欄位指南
偏差申請表應包含的內容。
這六組欄位為申請人提供足夠架構以說明例外，也為審查人員提供足夠背景，以做出有明確界線的決定並留下紀錄。
確切例外
對照應遵守的要求與建議做法。
以不同欄位分別記錄現行要求與建議的替代方案。
- 現行條款、限制、步驟或驗收準則。
- 建議的替代數值、順序、方法或物料。
- 無法遵循標準流程的原因。
範圍與期間
劃定明確界線。
使用選項與日期界定偏差涵蓋的項目及終止時間。
- 受影響的產品、批次、資產、專案、地點或交易。
- 申請的開始日、到期日、數量或使用次數。
- 明確的排除項目與停止條件。
風險與管制措施
讓暫行防護措施清楚可見。
記錄相關影響、暫時管制措施，以及每項措施的負責人。
- 影響類別與明確定義的風險等級。
- 圍堵、檢查、監控或溝通步驟。
- 管制負責人、到期日與證明附件。
審查與決定
記錄由誰做出何種決定。
記錄審查人員的發現、明確決定、附帶條件，以及任何縮限後的範圍。
- 視需要進行技術、流程負責人、品質、安全或營運審查。
- 核准、附條件核准、退回修改或駁回。
- 決策理由、附帶條件、審查人員姓名與日期。
到期與結案
恢復受控狀態。
確認已遵守附帶條件，且已恢復標準做法或已啟動永久變更。
- 若允許展延，提供到期提醒與展延審查。
- 結果、檢查紀錄、附件及受影響項目的處置方式。
- 恢復確認、結案負責人與完成日期。
常見問題
偏差申請表常見問題
為品質、法規遵循、營運、工程及流程負責人提供實用解答。
什麼是偏差申請表？
偏差申請表會記錄擬議且範圍有限的現行要求偏離情形。審查人員可查看要求、替代方案、原因、範圍、風險、管制措施、期間、證明、決定、附帶條件及結案資訊。
偏差與變更申請有何不同？
偏差受批次、資產、數量、日期或事件限制，原有標準仍然有效；變更申請則提議永久更新。反覆出現的需求應轉入永久變更流程。
哪些欄位應設為必填？
應將申請人、負責人、文件與版次、要求、替代方案、原因、範圍、期間、影響、管制措施及證明設為必填。審查人員、決定、理由、附帶條件、日期、處置方式及結案資訊也應設為必填。
核准流程應如何運作？
依答案分流。規格例外可能需要技術與品質審查；作業方法例外可能需要營運或安全審查。保留每項決定的紀錄，且絕不可將提交視為核准。
表單可以處理暫時展延嗎？
可以。必須提供申請編號、新到期日、原因、更新後的風險、管制證明，以及重新做出的決定。保留原始日期，並將展延記錄為獨立的審查事件。
如何避免已核准的偏差無限期維持未結案？
設定到期日或數量、指定結案負責人並傳送提醒。結案時，記錄管制結果、證明、受影響項目的處置方式，以及恢復原狀或永久變更申請。
這個偏差申請表產生器免費嗎？
可以。Makeform 提供不限數量的免費表單與回覆，因此您可以產生、編輯、發布及收集偏差申請，不受表單或回覆數量上限限制。付費方案只會移除 Makeform 徽章，並不會增加回覆容量。
使用偏差表是否會自動核准例外？
不會。在指定審查人員做出決定前，狀態應維持為等待審查。單純提交不應代表已獲准執行。審查人員、權限、準則與程序均由您的組織自行定義。
將例外轉化為有明確界線的決定。
產生偏差申請表，建立從申請到結案的清楚流程。
不限數量的免費表單與回覆風險與管制欄位核准與結案歷程