ข้อมูลระบุคำขอ
ทำให้บันทึกตรวจสอบย้อนกลับได้
ระบุว่าใครเป็นผู้ขอ งานเกิดขึ้นที่ใด และข้อกำหนดควบคุมใดเกี่ยวข้อง
- ผู้ขอ แผนก สถานที่ และข้อมูลติดต่อ
- รหัสคำขอ วันที่ส่ง และผู้รับผิดชอบ
- ขั้นตอน ข้อกำหนดเฉพาะ นโยบาย หรือวิธีปฏิบัติงานพร้อมฉบับแก้ไข
อธิบายข้อกำหนดที่มีการควบคุมและข้อยกเว้นที่เสนอ Makeform จะสร้างแบบฟอร์มคำขอเบี่ยงเบนสำหรับเหตุผล ขอบเขต การควบคุมความเสี่ยง การอนุมัติ ระยะเวลาที่มีผล และหลักฐานการปิดรายการ
ส่งคำขอเบี่ยงเบนไปยังอีเมล Slack, Google Sheets และ Zapier
ตัวอย่างพรอมต์สำหรับเครื่องมือสร้าง
เลือกพรอมต์ ปรับให้เข้ากับขั้นตอนของคุณ หรือส่งไปยังเครื่องมือสร้าง
กลุ่มผู้ใช้
พนักงานฝ่ายผลิตที่ขอเปลี่ยนกระบวนการชั่วคราว
รูปแบบ
คำขอตามระดับความเสี่ยงพร้อมการอนุมัติจากฝ่ายคุณภาพ
ความยาวพรอมต์
295 อักขระ
ตัวอย่างโครงสร้างแบบฟอร์ม
คำขอตามระดับความเสี่ยงพร้อมการอนุมัติจากฝ่ายคุณภาพ
ขั้นตอน ฉบับแก้ไข และข้อกำหนด
การเบี่ยงเบนที่เสนอและเหตุผลสนับสนุน
ผลิตภัณฑ์ รุ่นการผลิต หรืออุปกรณ์ที่ได้รับผลกระทบ
ระดับความเสี่ยงและมาตรการควบคุมชั่วคราว
ช่วงเวลาที่ขอให้มีผล
แท็กการส่งต่อที่แนะนำ
รอการทบทวน
อนุมัติแบบมีเงื่อนไข
ปิดแล้ว
สอบถามระยะเวลาที่วางแผนไว้และเกณฑ์การคืนสู่กระบวนการมาตรฐาน
Step 1
กำหนด
ระบุข้อกำหนดและข้อยกเว้นที่ชัดเจน
Step 2
ประเมิน
บันทึกขอบเขต ความเสี่ยง ผลกระทบ และมาตรการควบคุม
Step 3
ตัดสินใจ
ส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบเพื่อบันทึกผลการตัดสินใจ
Step 4
ปิดรายการ
สิ้นสุดการเบี่ยงเบนและยืนยันการคืนสภาพ
ข้อยกเว้นที่มีการควบคุม
เชื่อมโยงข้อกำหนดเดิมกับทางเลือกที่จำกัดขอบเขต มาตรการควบคุมที่ระบุชื่อ ผู้ทบทวนที่รับผิดชอบ และจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน
กำหนดให้ระบุเอกสาร ฉบับแก้ไข ข้อกำหนดย่อย สินทรัพย์ ผลิตภัณฑ์ หรือรุ่นการผลิตที่ได้รับผลกระทบ
เก็บข้อมูลผลกระทบ ความเสี่ยง การควบคุมจำกัดวง การติดตาม และผู้รับผิดชอบมาตรการควบคุม
เก็บความคิดเห็น ผลการตัดสินใจ เงื่อนไข วันที่ และหลักฐานการปิดรายการไว้ด้วยกัน
ปรับให้เข้ากับคำขอ
แสดงคำถามเฉพาะสำหรับขั้นตอน ข้อกำหนดเฉพาะ วัสดุ หรือกิจกรรมที่เลือก
อธิบายลำดับทางเลือก รอบการทำงานที่ได้รับผลกระทบ การตรวจสอบ และเงื่อนไขการคืนสภาพ
เปรียบเทียบค่า แนบหลักฐาน และบันทึกการจัดการรายการที่ได้รับผลกระทบ
ระบุเอกสารและขั้นตอน วิธีอื่น และช่วงเวลาที่มีผล
ส่งระดับผลกระทบแต่ละระดับไปยังผู้ทบทวนที่เหมาะสม
ขั้นตอนการดำเนินคำขอ
เริ่มจากข้อกำหนดที่มีการควบคุม แล้วเพิ่มตรรกะการตัดสินใจและช่องปิดรายการที่ทีมของคุณต้องใช้
ระบุประเภทมาตรฐาน ผู้ขอ ระดับความเสี่ยง ผู้อนุมัติ และหลักฐานที่ใช้ประเมินข้อยกเว้น
ใช้ช่องบังคับสำหรับผู้ขอก่อน แล้วจึงใช้ช่องเฉพาะผู้ทบทวนสำหรับประเมินความเสี่ยง เหตุผลในการตัดสินใจ เงื่อนไข และการจัดการ
แสดงการทบทวนด้านเทคนิค ความปลอดภัย คุณภาพ หรือจากเจ้าของแผนก เฉพาะเมื่อคำตอบชี้ว่าจำเป็นต้องมีผู้ทบทวนนั้น
แจ้งผู้ทบทวน ติดตามสถานะและวันหมดอายุ แล้วเก็บผลตรวจการคืนสภาพ หลักฐานสนับสนุน และผู้รับผิดชอบการปิดรายการ
เลือกบันทึกให้ถูกต้อง
ใช้แบบฟอร์มที่มีวัตถุประสงค์ตรงกับเหตุการณ์ เพื่อไม่ให้ข้อยกเว้นชั่วคราวกลายเป็นแนวปฏิบัติถาวรที่ไม่มีการบันทึก
คู่มือช่องข้อมูล
ช่องข้อมูลหกกลุ่มนี้ช่วยให้ผู้ขออธิบายข้อยกเว้นได้เป็นระบบ และให้บริบทเพียงพอแก่ผู้ทบทวนในการตัดสินใจที่จำกัดขอบเขตและบันทึกผล
ข้อมูลระบุคำขอ
ระบุว่าใครเป็นผู้ขอ งานเกิดขึ้นที่ใด และข้อกำหนดควบคุมใดเกี่ยวข้อง
ข้อยกเว้นที่ชัดเจน
เก็บข้อกำหนดปัจจุบันและทางเลือกที่เสนอไว้คนละช่อง
ขอบเขตและระยะเวลา
ใช้ตัวเลือกและวันที่กำหนดว่าการเบี่ยงเบนครอบคลุมอะไรและสิ้นสุดเมื่อใด
ความเสี่ยงและมาตรการควบคุม
เก็บผลกระทบที่เกี่ยวข้อง มาตรการควบคุมชั่วคราว และผู้รับผิดชอบแต่ละมาตรการ
การทบทวนและตัดสินใจ
บันทึกข้อค้นพบของผู้ทบทวน ผลการตัดสินใจที่ชัดเจน เงื่อนไข และขอบเขตที่ปรับให้แคบลง
วันหมดอายุและการปิดรายการ
ยืนยันว่าปฏิบัติตามเงื่อนไขแล้ว และกลับสู่มาตรฐานหรือเริ่มการเปลี่ยนแปลงถาวรแล้ว
เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
ใช้แบบฟอร์มแยกสำหรับการเปลี่ยนแปลงถาวร การทบทวนทางเทคนิค เหตุการณ์ การตรวจสอบ และคำขออนุมัติอื่นๆ
วางแผนการเปลี่ยนแปลงถาวรเมื่อข้อยกเว้นที่เกิดซ้ำแสดงว่าควรแก้ไขมาตรฐาน
เปิดเครื่องมือเก็บคำขอยกเว้นด้านนโยบายหรือการปฏิบัติการในวงกว้างที่ไม่ได้ใช้กระบวนการเบี่ยงเบนแบบควบคุม
เปิดเครื่องมือรวบรวมข้อมูลที่ผู้รับผิดชอบต้องใช้เพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธสิทธิ์ที่กำหนด
เปิดเครื่องมือทำให้ข้อค้นพบของผู้ทบทวนและการติดตามผลในการประเมินคุณภาพเป็นมาตรฐานเดียวกัน
เปิดเครื่องมือบันทึกเหตุการณ์ที่ไม่ได้วางแผนแยกต่างหาก เมื่อไม่ได้ขออนุมัติการเบี่ยงเบนไว้ล่วงหน้า
เปิดเครื่องมือจัดระเบียบข้อสังเกต หลักฐาน ข้อค้นพบ ผู้รับผิดชอบ และวันครบกำหนดจากการทบทวนภายใน
เปิดเครื่องมือคำถามที่พบบ่อย
คำตอบที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับฝ่ายคุณภาพ การกำกับดูแล การปฏิบัติการ วิศวกรรม และเจ้าของกระบวนการ
แบบฟอร์มนี้บันทึกข้อเสนอให้ออกจากข้อกำหนดปัจจุบันในขอบเขตจำกัด ผู้ทบทวนจะเห็นข้อกำหนด ทางเลือก เหตุผล ขอบเขต ความเสี่ยง มาตรการควบคุม ระยะเวลา หลักฐาน ผลการตัดสินใจ เงื่อนไข และการปิดรายการ
การเบี่ยงเบนจำกัดด้วยรุ่นการผลิต สินทรัพย์ ปริมาณ วันที่ หรือเหตุการณ์ ขณะที่มาตรฐานยังคงอยู่ ส่วนคำขอเปลี่ยนแปลงเสนอการปรับปรุงอย่างถาวร หากความต้องการเกิดซ้ำ ให้เข้าสู่กระบวนการเปลี่ยนแปลงถาวร
กำหนดให้ระบุผู้ขอ ผู้รับผิดชอบ เอกสารและฉบับแก้ไข ข้อกำหนด ทางเลือก เหตุผล ขอบเขต ระยะเวลา ผลกระทบ มาตรการควบคุม และหลักฐาน รวมถึงผู้ทบทวน ผลการตัดสินใจ เหตุผลประกอบ เงื่อนไข วันที่ การจัดการ และการปิดรายการ
ส่งต่อตามคำตอบ ข้อยกเว้นจากข้อกำหนดเฉพาะอาจต้องทบทวนด้านเทคนิคและคุณภาพ ส่วนข้อยกเว้นวิธีทำงานอาจต้องทบทวนด้านปฏิบัติการหรือความปลอดภัย เก็บทุกผลการตัดสินใจไว้ และอย่าถือว่าการส่งแบบฟอร์มคือการอนุมัติ
ได้ โดยกำหนดให้ระบุรหัสคำขอ วันหมดอายุใหม่ เหตุผล ความเสี่ยงที่อัปเดต หลักฐานมาตรการควบคุม และผลการตัดสินใจใหม่ คงวันที่เดิมให้มองเห็นได้ และบันทึกการต่อเวลาเป็นเหตุการณ์ทบทวนแยกต่างหาก
กำหนดวันหมดอายุหรือปริมาณ ระบุผู้รับผิดชอบการปิดรายการ และส่งการแจ้งเตือน เมื่อปิดรายการ ให้บันทึกผลของมาตรการควบคุม หลักฐาน การจัดการรายการที่ได้รับผลกระทบ และการคืนสภาพหรือคำขอเปลี่ยนแปลงถาวร
ได้ Makeform ให้ใช้แบบฟอร์มและรับคำตอบฟรีไม่จำกัด คุณจึงสร้าง แก้ไข เผยแพร่ และรับคำขอเบี่ยงเบนได้โดยไม่จำกัดจำนวนแบบฟอร์มหรือคำตอบ แผนแบบชำระเงินใช้สำหรับนำตรา Makeform ออกเท่านั้น ไม่ได้เพิ่มความจุในการรับคำตอบ
ไม่ คงสถานะรอการทบทวนไว้จนกว่าผู้ทบทวนที่กำหนดจะตัดสินใจ การส่งแบบฟอร์มเพียงอย่างเดียวไม่ควรสื่อว่าได้รับอนุญาตให้ดำเนินการ องค์กรของคุณเป็นผู้กำหนดผู้ทบทวน อำนาจ เกณฑ์ และขั้นตอน
เปลี่ยนข้อยกเว้นให้เป็นการตัดสินใจที่มีขอบเขต