Descreva seus imóveis, salas, ativos e processo de reparo. A Makeform transforma as instruções em um formulário de relatório de manutenção que registra localização exata, categoria do problema, urgência, detalhes de acesso e fotos de apoio de que sua equipe precisa para fazer a triagem sem uma sequência de mensagens de acompanhamento.
Encaminhe relatórios de manutenção para Slack, Google Sheets e Zapier.
Exemplos de instruções para o gerador
Escolha um ponto de partida realista, edite os detalhes ou envie as instruções ao gerador da Makeform. Cada estrutura é um exemplo que você pode adaptar ao seu fluxo de trabalho.
Público
Moradores informando problemas em unidades alugadas
Formato
Solicitação otimizada para celular, com fotos e autorização de entrada
Tamanho das instruções
530 caracteres
Exemplo de estrutura do formulário
Solicitação otimizada para celular, com fotos e autorização de entrada
Imóvel e número da unidade
O que precisa de manutenção?
Quando começou e o que foi afetado?
Adicione fotos ou vídeo
Autorização de entrada e observações de acesso
Etiquetas de encaminhamento sugeridas
Problema urgente de segurança
Hidráulica
Acompanhamento do inquilino
Peça o prédio, o andar, a sala e o ID do ativo com precisão. Um relatório que diga apenas “a pia” ainda deixa o técnico procurando.
Step 1
Relatar
localização, sintomas, impacto e fotos
Step 2
Triar
urgência e equipe responsável identificadas
Step 3
Reparar
o técnico recebe instruções completas do serviço
Step 4
Concluir
solução registrada e solicitante atualizado
Por que relatórios estruturados são importantes
E-mails soltos e conversas de corredor omitem os detalhes que determinam quem deve responder, o que levar e se a área precisa de atenção imediata. Um formulário estruturado inclui esses detalhes em todos os relatórios.
Os campos de prédio, andar, sala, unidade e ativo transformam “está quebrado” em um local ao qual o técnico pode chegar sem antes ligar para o solicitante.
Perguntas condicionais identificam vazamentos ativos, fiação exposta, falta de aquecimento, saídas bloqueadas ou equipamentos inseguros e mostram as instruções de resposta imediata da sua organização.
Categorias como hidráulica, HVAC, elétrica, eletrodomésticos e áreas comuns ajudam cada envio a chegar ao administrador do imóvel ou à fila de manutenção correta.
Quatro contextos de relato
O relatório principal permanece consistente, enquanto as perguntas sobre localização, acesso, segurança e ativos mudam conforme o ambiente operacional.
A seleção da unidade, os contatos do inquilino, os animais de estimação, a autorização de entrada e as preferências de horário ajudam a coordenar reparos em imóveis ocupados.
Prédio, andar, sala, departamento e impacto operacional fornecem à equipe de instalações um relatório interno que permite agir.
Um envio por defeito mantém juntos a observação, a foto, a prioridade, a especialidade designada e a data prevista.
IDs de ativos, códigos de erro, condições de operação e situação de interrupção do uso dão aos técnicos um ponto de partida melhor para o diagnóstico.
Crie o fluxo de relatórios
Gere o formulário-base, substitua opções genéricas por seus imóveis e equipamentos reais e conecte os envios às pessoas responsáveis pela triagem.
Informe à Makeform se inquilinos, funcionários, inspetores ou operadores enviarão relatórios, além dos imóveis, salas, ativos e tipos de problema que eles precisarão selecionar.
Defina o que é urgente, adicione perguntas condicionais para vazamentos ou falhas elétricas e exiba as instruções corretas de contato de emergência da sua organização.
Envie um e-mail ao gerente responsável, publique relatórios de alta prioridade no Slack ou envie registros estruturados ao Google Sheets e a sistemas de trabalho conectados pelo Zapier.
Use cada envio como registro de entrada, adicione-o ao seu fluxo de manutenção e entre em contato com o solicitante para agendar o acesso ou informar os detalhes da conclusão.
Formulário versus e-mail versus ligação
Todos os canais podem alertar alguém, mas campos estruturados são mais fáceis de encaminhar, pesquisar e transformar em instruções de serviço consistentes.
Guia de campos
Seis grupos de campos transformam uma reclamação vaga em um relatório que o coordenador de instalações pode priorizar, encaminhar e entregar a um técnico.
Solicitante
Registre o nome, os dados de contato e a relação do solicitante com o local. Um inquilino pode precisar de agendamento, enquanto um funcionário muitas vezes consegue encontrar o técnico na sala.
Localização
Use opções estruturadas de imóvel e área antes de uma observação de localização em texto livre. Os técnicos devem conseguir distinguir o banheiro leste do terceiro andar de todas as salas semelhantes no local.
Detalhes do problema
Pergunte o que o solicitante viu, ouviu ou sentiu pelo cheiro, quando começou e se é constante ou intermitente. Sintomas observáveis são mais úteis do que exigir que uma pessoa sem conhecimento técnico diagnostique a causa.
Impacto e urgência
Separe a urgência selecionada pelo solicitante das perguntas sobre impactos concretos. Perda de serviço essencial, água vazando, fumaça, fiação exposta ou acesso inseguro dão ao gerente motivos mais claros para escalar o caso.
Evidências
O envio de fotos e vídeos pode revelar a etiqueta do modelo, o local do vazamento, a superfície danificada ou a tela de erro antes do deslocamento da equipe. Quando for útil, peça uma visão ampla e outra aproximada.
Acesso e acompanhamento
Imóveis ocupados e salas restritas exigem planejamento de acesso. Pergunte sobre autorização de entrada, animais de estimação, chaves, acompanhantes, estacionamento e horários adequados, e mantenha uma forma clara de atualizar o solicitante.
Ferramentas relacionadas
Combine a entrada de relatórios com solicitações, ordens de serviço, inspeções, aprovações e registros de equipamentos usando as ferramentas existentes da Makeform.
Colete uma solicitação de reparo com localização, problema, urgência e dados de contato do solicitante.
Abrir ferramentaTransforme necessidades de manutenção aprovadas em serviços atribuídos, com detalhes de escopo e agendamento.
Abrir ferramentaDocumente sistematicamente as condições do imóvel e sinalize defeitos para acompanhamento.
Abrir ferramentaRegistre decisões da análise, observações de custos e autorização antes de agendar o serviço.
Abrir ferramentaRegistre necessidades de serviço específicas do ativo, sintomas de falha e condição do equipamento.
Abrir ferramentaRegistre as condições e fotos da unidade antes que a ocupação crie um novo contexto de manutenção.
Abrir ferramentaPerguntas frequentes
Respostas práticas para gestores de instalações e imóveis que desejam padronizar o recebimento de solicitações de reparo.
Um formulário de relatório de manutenção é uma forma estruturada de inquilinos, funcionários, inspetores ou operadores de equipamentos documentarem algo que precisa de atenção. Ele registra onde está o problema, o que está acontecendo, como isso afeta o local, quem pode fornecer acesso e fotos ou arquivos que ajudem a equipe de manutenção a avaliá-lo.
Comece com os dados de contato do solicitante, o imóvel e a localização exata, o ID do ativo quando relevante, a categoria do problema, os sintomas observados, o horário de início, o impacto, os indicadores de urgência, as fotos e as instruções de acesso. Para locações, adicione número da unidade, autorização de entrada, animais de estimação e preferências de agendamento. Para equipamentos, adicione códigos de erro e a condição de segurança para operação.
Defina as condições e instruções de emergência conforme os procedimentos do seu imóvel ou da equipe de instalações. A lógica condicional pode mostrar uma mensagem específica quando o solicitante selecionar incêndio, suspeita de gás, alagamento ativo, componentes elétricos expostos, perigo imediato ou outra condição urgente. O formulário deve complementar, e não substituir, seus canais de contato de emergência estabelecidos.
Sim. Adicione campos para envio de arquivos para que o inquilino possa anexar fotos ou vídeos ao preencher o formulário pelo celular. Instruções claras podem pedir uma foto ampla que mostre o local e uma foto aproximada que mostre o dano, a etiqueta do modelo ou a tela de erro. Não exija mídia quando o envio puder colocar o solicitante em risco.
Sim. Use opções como imóvel, prédio e categoria do problema para organizar relatórios de hidráulica, elétrica, HVAC, limpeza, segurança, eletrodomésticos ou reparos gerais. Notificações e integrações podem então enviar o registro ao gerente, canal do Slack, planilha do Google Sheets ou fluxo conectado pelo Zapier adequado.
O relatório é o registro de entrada: o que o solicitante observou, onde aconteceu, seu impacto e as evidências de apoio. A ordem de serviço é o registro operacional usado após a triagem para definir o escopo, atribuir a responsabilidade, programar a mão de obra e registrar a conclusão. Manter o relatório original vinculado à ordem de serviço preserva um contexto útil.
Sim. A Makeform é grátis e sem limites, portanto você pode gerar, editar, publicar e usar seu formulário de relatório de manutenção sem limite de envios. O plano pago remove o selo da Makeform.
Sim. Adicione uma lista suspensa de imóveis e use perguntas condicionais para mostrar os prédios, unidades, salas, contatos ou instruções de acesso relevantes. Para um portfólio grande, mantenha os nomes consistentes com seus registros de imóveis e inclua uma opção “outro” para que o solicitante não fique impedido de continuar quando um novo local ainda não tiver sido adicionado.
Substitua mensagens vagas sobre reparos por relatórios completos.
