報告者
状況を確認できる人を把握する。
報告者の氏名、連絡先、現場との関係を記録します。入居者とは訪問日時の調整が必要な場合がありますが、従業員なら現場の部屋で技術者に立ち会えることもあります。
- 氏名、電話番号、メールアドレス、部署、または入居者としての立場。
- 希望する連絡手段と対応可能な時間。
- 上司または物件担当者へコピーを送る選択肢。
ずっと無料・無制限のメンテナンス報告フォーム作成ツール
無料AIメンテナンス報告フォーム作成ツール
物件、部屋、資産、修理手順について説明してください。Makeformがその内容をもとに、正確な場所、不具合の分類、緊急度、アクセス情報、参考写真を収集するメンテナンス報告フォームを作成します。何度も確認の連絡を交わさなくても、チームが作業の優先順位を判断できます。
- ずっと無料・無制限
- 公開前に編集可能
- 写真とファイルをアップロード可能
- スタッフと入居者の報告に対応
31129+人以上のクリエイターが作業を加速
ChatGPT、Perplexity、Claude などのツールで利用されていますメンテナンス報告をSlack、Google Sheets、Zapierへ振り分けます。
フォーム作成用のプロンプト例
実際に近い開始例を選び、詳細を編集するか、プロンプトをMakeformの作成ツールへ送信してください。どの構成例も、ご自身の業務フローに合わせて調整できます。
プロンプト準備完了4種類の形式
対象者
賃貸住戸の不具合を報告する入居者
形式
写真添付と入室許可に対応したモバイル向け依頼フォーム
プロンプトの長さ
190文字
指示の品質作成ツールへ送信
フォーム構成例
写真添付と入室許可に対応したモバイル向け依頼フォーム
プロンプト例作成ツールで編集可能
物件名と部屋番号
ドロップダウン最初の依頼内容
2
メンテナンスが必要な箇所はどこですか？
長文回答
3
いつ始まり、何に影響していますか？
短文回答
4
写真または動画を追加
ファイルアップロード
5
入室許可とアクセス時の注意事項
選択式
推奨の振り分けタグ
緊急の安全問題
配管
入居者へのフォローアップ
建物、階、部屋、資産IDを正確に尋ねましょう。「流し台」としか書かれていない報告では、技術者が現場を探す手間が残ります。
Step 1
報告
場所、症状、影響、写真
Step 2
優先順位付け
緊急度と担当チームを特定
Step 3
修理
技術者が完全な作業概要を受け取る
Step 4
完了
対応結果を記録し、報告者へ連絡
構造化された報告が重要な理由
役立つメンテナンス報告は、担当者を派遣する前から始まります。
自由形式のメールや廊下での会話では、誰が対応すべきか、何を持参すべきか、現場にすぐ対応が必要かを判断するための情報が抜け落ちがちです。構造化フォームなら、すべての報告に必要な情報を含められます。
故障箇所をすばやく特定
建物、階、部屋、住戸、資産の各項目が、「壊れている」という曖昧な報告を、技術者が事前に報告者へ電話せず到着できる具体的な場所情報に変えます。
緊急の危険を分けて扱う
条件分岐の質問で、進行中の漏水、露出した配線、暖房停止、ふさがれた避難口、危険な設備を特定し、組織で定めた初動対応の指示を表示します。
担当工種と物件別に振り分け
配管、空調、電気、家電、共用部などの分類を使うことで、各報告を適切な物件管理者やメンテナンス対応キューへ届けられます。
4つの報告場面
利用者に合わせて、1つのメンテナンスフォームを調整できます。
報告の基本構成は保ったまま、運用環境ごとに場所、アクセス、安全、資産に関する質問を変えられます。
賃貸物件
住戸の選択、入居者の連絡先、ペット、入室許可、訪問希望日時が、入居中の住戸での修理調整に役立ちます。
オフィスとキャンパス
建物、階、部屋、部署、業務への影響を記録することで、施設管理スタッフが対応に移せる社内報告になります。
点検で見つかった不具合
不具合ごとに1件ずつ送信することで、確認事項、写真、優先度、担当工種、目標日をひとまとめに管理できます。
設備の故障
資産ID、エラーコード、稼働状況、使用停止の状態が、技術者にとってより確かな診断の出発点になります。
報告業務フローを構築
短い指示から、対応に移せる修理報告へ。
基本フォームを作成し、汎用の選択肢をご自身の物件や設備に置き換えてから、送信内容を優先順位付けの担当者へ連携します。
01
拠点と報告者について説明
入居者、従業員、点検担当者、操作者の誰が報告するのかに加え、選択肢として必要な物件、部屋、資産、不具合の種類をMakeformに伝えます。
02
優先順位付けと安全に関する質問を編集
緊急とみなす条件を定め、漏水や電気系統の故障に応じた追加質問を設定し、組織に合った緊急連絡先の案内を表示します。
03
完全な報告をチームへ送信
担当管理者へメールを送り、優先度の高い報告をSlackへ投稿するほか、構造化した記録をGoogle SheetsやZapier経由で連携する業務システムへ送信できます。
04
確認、割り当て、完了連絡まで実施
各送信内容を受付記録としてメンテナンス業務フローに追加し、訪問日程や完了内容を報告者へ連絡します。
フォーム、メール、電話の比較
修理の詳細を残せる受付方法を選びましょう。
どの連絡手段でも担当者へ知らせることはできますが、構造化した項目の方が振り分け、検索、一貫した作業指示への変換が容易です。
方法
どうなるか
評価
方法電話または廊下での報告
どうなるか問題は1人に伝わりますが、場所、写真、アクセス情報が記録されない可能性があります。
評価すぐに会話するには便利ですが、繰り返し使える受付記録としては不十分です。
方法メールまたはチャットメッセージ
どうなるか報告は検索できますが、報告者によって記載する情報や用語が異なります。
評価追加確認には柔軟ですが、優先順位付けと振り分けに一貫性がありません。
方法
自動作成したオンラインフォーム
どうなるか場所、分類、影響、アクセス、写真を必須項目にすることで、一貫した受付記録を作れます。
評価複数の物件、部屋、資産について継続的に報告する場合に最適です。
項目ガイド
メンテナンス報告フォームに含めるべき項目。
6つの項目グループによって、曖昧な苦情を、施設管理責任者が優先順位を付け、振り分け、技術者へ渡せる報告に変えられます。
場所
行き先を明確にする。
自由記述の場所メモより先に、構造化した物件とエリアの選択肢を用意します。技術者が3階東側のトイレを、現場内の似た部屋と区別できるようにしましょう。
- 物件、建物、階、住戸、部屋、または共用部。
- 確認できる場合は資産番号または設備ラベル。
- 見つけにくい盤、バルブ、器具への行き方。
不具合の詳細
推測ではなく症状を記録する。
何を見たか、聞いたか、においを感じたか、いつ始まったか、常に発生するか断続的かを尋ねます。専門知識のない人に原因の診断を求めるより、確認できる症状を集める方が役立ちます。
- 不具合の分類と分かりやすい説明。
- 開始時刻、頻度、エラーコード、最近の変化。
- すでに試したことと、その後の状況。
影響と緊急度
優先順位付けに一貫した判断材料を与える。
報告者が選ぶ緊急度と、具体的な影響に関する質問を分けます。必須サービスの停止、進行中の漏水、煙、露出した配線、危険な通路といった情報があれば、管理者は対応を引き上げる理由を明確に判断できます。
- 影響を受ける人、部屋、住戸、または業務。
- 安全上の懸念、サービス停止、または進行中の損傷。
- 施設管理チームが定めた即時対応の指示。
証拠資料
技術者に必要な画像を集める。
写真や動画を送ってもらうと、担当者を派遣する前に型式ラベル、漏水箇所、損傷した表面、エラー表示を確認できます。必要に応じて、全体が分かる写真と接写を1枚ずつ求めます。
- 周囲を含めて資産全体が分かる写真。
- 損傷、ラベル、エラーメッセージの接写。
- 任意の動画または参考資料のアップロード。
アクセスとフォローアップ
訪問と問題解決に備える。
入居中の物件や立入制限のある部屋では、アクセスの計画が必要です。入室許可、ペット、鍵、同行者、駐車、都合のよい時間を確認し、報告者へ確実に進捗を伝えられる方法も残します。
- 入室許可と訪問希望日時。
- ペット、セキュリティ、鍵、同行者、駐車に関する注意事項。
- 日程調整と完了連絡用の連絡先。
関連ツール
メンテナンス業務フロー全体を構築。
既存のMakeformツールを使い、報告受付を依頼、作業指示、点検、承認、設備記録と組み合わせます。
よくある質問
メンテナンス報告フォームについてよくある質問
一貫した修理受付を作成する施設管理者と物件管理者のための実用的な回答です。
メンテナンス報告フォームとは？
メンテナンス報告フォームは、入居者、従業員、点検担当者、設備操作者が、対応の必要な事柄を構造化して記録する手段です。問題の場所と状況、現場への影響、立ち入りに対応できる人、メンテナンスチームの判断に役立つ写真やファイルを記録します。
メンテナンス報告フォームにはどの項目が必要ですか？
まず、報告者の連絡先、物件と正確な場所、必要に応じて資産ID、不具合の分類、確認した症状、発生時刻、影響、緊急度の判断材料、写真、アクセス方法を含めます。賃貸物件では部屋番号、入室許可、ペット、訪問希望日時も追加します。設備の場合は、エラーコードと安全に運転できるかどうかも追加してください。
緊急の問題にはどう対応すべきですか？
緊急事態の条件と指示は、ご自身の物件または施設の手順に沿って定めてください。条件分岐を使えば、報告者が火災、ガス漏れの疑い、進行中の浸水、露出した電気部品、差し迫った危険、その他の緊急状態を選んだときに専用メッセージを表示できます。このフォームは既存の緊急連絡手段を補完するものであり、代わりにはなりません。
入居者はスマートフォンからメンテナンス写真をアップロードできますか？
はい。ファイルアップロード項目を追加すれば、入居者がスマートフォンでフォームに入力しながら写真や動画を添付できます。場所全体が分かる写真と、損傷、型式ラベル、エラー表示が分かる接写を求めるなど、指示を明確にできます。ただし、撮影や送信によって報告者が危険にさらされる場合は、メディアの添付を必須にしないでください。
報告を別々のメンテナンスチームへ振り分けられますか？
はい。物件、建物、不具合の分類などの選択肢を使って、配管、電気、空調、清掃、セキュリティ、家電、一般修理の報告を整理できます。通知と連携機能により、送信内容を適切な管理者、Slackチャンネル、Google Sheet、またはZapier経由で接続した業務フローへ送れます。
メンテナンス報告と作業指示の違いは何ですか？
報告は、報告者が確認したこと、発生場所、影響、証拠資料を残す受付記録です。作業指示は、優先順位付けの後に作業範囲を定め、担当を割り当て、作業日程を設定し、完了を記録するための運用記録です。元の報告を作業指示に紐付けておけば、有用な状況情報を保てます。
このメンテナンス報告フォーム作成ツールは無料ですか？
はい。Makeformはずっと無料・無制限なので、送信件数の上限なくメンテナンス報告フォームを作成、編集、公開し、回答を収集できます。有料プランではMakeformバッジを削除できます。
同じフォームで複数の物件に対応できますか？
はい。物件のドロップダウンを追加し、条件分岐の質問を使って、該当する建物、住戸、部屋、連絡先、アクセス方法を表示できます。多数の物件を管理する場合は、物件記録と名称を統一し、まだ追加されていない新しい場所でも報告者が入力を続けられるよう「その他」の選択肢を用意してください。
曖昧な修理連絡を、情報の揃った報告に変えましょう。
チームが優先順位を判断し、振り分けられるメンテナンス報告フォームを作成。
ずっと無料・無制限場所、緊急度、アクセスに関する項目写真を添付できる不具合記録