通報者の選択肢
必要な連絡先だけを収集。
氏名、組織との関係、安全な追加連絡先を尋ねます。氏名が任意の場合は、連絡先がないと追加確認が制限される可能性を説明してください。
- 氏名または匿名の選択。
- 組織との関係。
- 安全な連絡方法と時間。
倫理違反通報フォームを無料で無制限に作成
無料AI倫理違反通報フォーム作成ツール
報告方針と確認担当者について記載してください。Makeformが、出来事の事実、関係者、ファイル、希望する連絡方法、確認事項を含む倫理違反通報フォームを作成します。
- フォームを無料で無制限に作成
- 公開前に編集可能
- 氏名を任意にできる項目とファイル項目
- 従業員と一般の通報者向け
31129+人以上のクリエイターが作業を加速
ChatGPT、Perplexity、Claude などのツールで利用されています報告をメール、Google スプレッドシート、Slack、Zapierに送信できます。
作成ツール用のプロンプト例
状況を選び、文言を調整するか、プロンプトを作成ツールに送信してください。この構成は一例であり、調査手続きそのものではありません。
プロンプト準備完了4種類の形式
対象者
規程違反の疑いを報告する従業員
形式
氏名を任意にできるガイド形式の報告
プロンプトの長さ
98文字
指示内容の品質作成ツールに送信
フォーム構成例
氏名を任意にできるガイド形式の報告
プロンプト例作成ツールで編集可能
氏名と希望する連絡方法
短文回答最初に依頼する内容
2
どのような懸念を報告しますか？
ドロップダウン
3
いつ、どこで発生しましたか？
日時
4
何が起きたかを順番に記載してください
長文回答
5
添付資料
ファイルアップロード
推奨される振り分けタグ
利益相反
資源の不正使用
報復行為の懸念
日付、場所、目撃者、個別の出来事を尋ねましょう。大きな記述欄を1つ置くより、中立的に事実を尋ねる質問のほうが効果的です。
Step 1
受付
事実、日付、関係者、ファイル
Step 2
一次確認
対象範囲、緊急性、利益相反、担当者
Step 3
確認
追加質問と調査メモ
Step 4
完了
状況の連絡と保管記録
受付の質を向上
伝えにくい報告を、確認可能な事実に整理。
一般的な受信箱では、不完全な説明が届きがちです。構造化された倫理違反通報フォームなら、中立的な質問を行い、添付ファイルを保持し、一貫した一次確認を支援できます。
事実関係を時系列で整理できるようにする
行為、日付、場所、関係者、目撃者を別々の項目にすることで、通報者に調査用語の知識を求めず、確認担当者が申立内容を理解しやすくなります。
見通しを明確に伝える
提出内容を誰が確認するか、追加連絡がどのように行われる可能性があるか、緊急時にどの窓口を利用すべきかを説明します。手続き上保証できない匿名性や結果を約束しないでください。
懸念の種類で振り分ける
利益相反、資源の不正使用、報復行為、金銭上の懸念などの分類が、受付担当者に一貫した最初の振り分け基準を提供します。
報告の場面
1つの受付パターンを組織に合わせて調整。
事実を尋ねる質問は一貫させたまま、対象範囲の注意事項、連絡方法、振り分けを通報者に合わせて調整します。
従業員からの報告
部署、雇用上の関係、過去の社内報告、安全に追加連絡できる方法と時間を収集します。
委員会での受付
関係する委員や役職者、該当する規程分野、管轄に関する質問、会議または意思決定の日付を特定します。
一般からの提出
平易な言葉で対象範囲を案内し、住民、顧客、事業者、提携先が内部用語を使わずに背景を説明できるようにします。
外部通報窓口への追加報告
通報者に最初の提出内容をすべて繰り返させず、既存の受付番号と新たな事実を収集します。
ワークフローを作成
報告方針から、実際に使える受付フォームへ。
まず、フォームの先にいる確認担当者と必要な判断を整理します。そのうえで、対象範囲の確認、安全な追加連絡、公正な調査への引き継ぎに必要な情報だけを尋ねます。
01
対象範囲と報告方法を定める
誰が報告できるか、どの行為を手続きの対象とするか、氏名を任意にするか、緊急事態や対象外の案件をどの窓口で扱うかを明記します。
02
中立的な受付質問に編集する
結論を求める代わりに、何が起きたか、誰がその場にいたか、いつ発生したか、頻度はどの程度か、どの記録が報告を裏付けるかなど、事実を尋ねます。
03
確認経路を必要な担当者に限定する
通知は指定された受付担当者に送ります。通常の確認担当者が通報対象となる場合や、別の利益相反が生じる場合に備え、別の経路を用意してください。
04
確認事項と追加連絡をテストする
連絡先あり・なしのサンプル報告を送信し、条件付き項目、添付ファイルの到着を確認し、通報者に現実的な次の手順が表示されることを確かめます。
受付方法を選ぶ
扱いに注意を要する通報で、構造化が重要な理由。
通報者には説明する余地が必要で、確認担当者には一貫した日付、関係者、分類、ファイルが必要です。
方法
収集する内容
運用上のトレードオフ
方法共有メール受信箱
収集する内容自由記述のメッセージと、送信者が忘れずに添付したファイル
運用上のトレードオフ迅速ですが、情報の完全性と振り分けにばらつきがあります。
方法紙の書類
収集する内容オフラインで回答する固定質問
運用上のトレードオフ手入力と添付資料の処理が必要です。
方法
自動生成されたオンラインフォーム
収集する内容構造化された事実、説明、連絡先、ファイル
運用上のトレードオフ担当者とアクセス権が明確な場合に最も効果的です。
項目ガイド
倫理違反通報フォームに含めるべき項目。
この6つのセクションにより、確認担当者は、申立内容を理解し、可能な場合は通報者に連絡し、有用な背景情報を保全し、予断を持たずに報告を一次確認できます。
懸念の分類
受付担当者が振り分けられる情報を用意。
通報者に違反の立証を求めず、平易な分類を使用します。分類に迷う場合のために「その他」を用意します。
- 懸念事項と関連制度。
- 関係者または事業者。
- 安全確保または記録保全の要否。
出来事の事実
確認担当者が追える時系列を作成。
本人が直接見聞きしたことと伝聞情報を分けます。それぞれの出来事がいつ、どこで起き、現在も続いているかを尋ねます。
- 日付、場所、頻度。
- 時系列での行為や発言。
- 情報源。
関係者と証拠
目撃者と記録を申立内容に結び付ける。
目撃者、文書の説明、ファイルを収集します。アクセス権のない記録を取得しないよう通報者に注意を促し、各ファイルに何が示されているかを尋ねます。
- 目撃者の詳細。
- 許可されたファイルのアップロード。
- 証拠の説明。
過去の報告
過去の報告と対応を紐づける。
以前にこの件を申し出たか、どの窓口に伝えたか、その後何が変わったかを尋ねます。結論を決めつけず、関連する受付記録を紐づけられます。
- 以前の報告日と受領者。
- 受付番号。
- 新たな事実または変化。
注意事項と確認
現実的な見通しを示して締めくくる。
受付担当者を明記し、判断結果を約束せず、緊急事態は別の窓口へ案内します。通報者には、知る限り内容が正確であることの確認を求めます。
- 担当者と次の手順。
- 緊急時の案内。
- 内容が正確であることの確認。
関連ツール
周辺の報告ワークフローも整備。
報告内容が、従業員、差別、インシデント、一般的なフィードバックのいずれかに特化した手続きに該当する場合は、専用フォームを使用します。
よくある質問
倫理違反通報フォームに関する質問
倫理・コンプライアンス担当者、委員会事務局、人事チーム、その他の指定受付担当者向けの実用的な回答です。
倫理違反通報フォームとは何ですか？
不正行為の疑いを構造的に受け付けるためのフォームです。関係者、行為、日付、場所、目撃者、記録、過去の報告、任意の追加連絡先を収集します。
フォームでは何を質問すべきですか？
何が起きたか、誰が関与したか、いつどこで発生したか、誰が目撃したか、どの記録が裏付けとなるかを尋ねます。分類、連絡先、過去の報告、確認事項の項目も追加します。
氏名を明かさずに報告できるようにすべきですか？
組織の方針に従ってください。必要に応じて氏名欄を任意とし、連絡先がないと追加確認が制限される可能性を説明します。手続き上保証できない匿名性を約束しないでください。
扱いに注意を要する報告はどのように振り分けるべきですか？
指定された受付担当者だけに送り、利益相反がある場合の代替担当者を決めます。アクセス権と通知をテストし、緊急事態は即時対応窓口へ案内します。
通報者は証拠をアップロードできますか？
はい。許可するファイル項目を追加し、各資料に何が示されているかを尋ねます。アクセス権のない資料を取得または提出しないよう通報者に伝えてください。
苦情に関する質問を中立的にするにはどうすればよいですか？
結論ではなく、実際に見聞きした言葉、行為、意思決定、日付、情報源を尋ねます。すべての申立てを確定事項ではなく、受付段階の情報として扱ってください。
この倫理違反通報フォーム作成ツールは無料ですか？
はい。Makeformではフォームの作成、編集、公開を無料で無制限に行えます。有料プランではMakeformバッジを削除できます。共有前に、受信者、注意事項、アクセス権を確認してください。
送信後はどのように対応すべきですか？
受領を確認し、可能であれば受付番号を知らせ、現実的な次の手順を伝えます。内部では担当者を割り当て、対象範囲と利益相反を確認し、元の提出内容を保全します。
伝えにくい報告を、明確に提出しやすく。
一貫した受付に適した倫理違反通報フォームを作成。
フォームを無料で無制限に作成質問と注意事項を編集可能構造化された事実とファイルアップロード