Décrivez votre association, la période d’évaluation et vos priorités. Makeform crée un formulaire d’évaluation du directeur général comprenant des niveaux de notation explicites, l’avancement des objectifs, des éléments probants et des commentaires pour l’évaluation annuelle.
Transférez les évaluations terminées vers Google Sheets, Slack et Zapier.
Exemples de consignes pour l’outil de création
Choisissez une consigne, adaptez les critères ou envoyez-la à l’outil de création Makeform.
Public
Membres votants du conseil réalisant l’évaluation de fin d’année
Format
Formulaire de notation avec critères explicites, éléments probants et commentaires
Longueur de la consigne
561 caractères
Exemple de structure du formulaire
Formulaire de notation avec critères explicites, éléments probants et commentaires
Rôle de l’évaluateur et niveau d’observation
Avancement des objectifs annuels approuvés par le conseil
Évaluation des compétences de leadership
Éléments étayant vos évaluations
Priorités pour l’année prochaine
Étiquettes de routage suggérées
Réponses du conseil
Discussion nécessaire
Évaluation terminée
Définissez chaque niveau de notation et ajoutez l’option « non observé » afin que les membres n’évaluent pas un travail qu’ils n’ont pas vu.
Step 1
Aligner
confirmer les objectifs, les critères, l’échelle et la période d’évaluation
Step 2
Recueillir
les membres du conseil évaluent uniquement ce qu’ils peuvent observer
Step 3
Synthétiser
regrouper les thèmes et signaler les notes qui nécessitent du contexte
Step 4
Échanger
convenir des priorités, du soutien et des indicateurs du prochain cycle
Une évaluation annuelle plus équitable
Reliez chaque note à une responsabilité convenue, une échelle commune et des éléments probants issus de l’année évaluée.
Définissez ce qui dépasse, satisfait, satisfait partiellement ou ne satisfait pas les attentes.
Placez les objectifs et résultats approuvés par le conseil à côté de chaque question sur l’état d’avancement.
Associez les notes à des exemples, des contraintes et à l’option « non observé ».
Conçu autour de la gouvernance associative
Adaptez le formulaire aux responsabilités du directeur et au modèle de gouvernance du conseil.
Examinez les priorités stratégiques, la qualité des services, le suivi des résultats et la façon dont les décisions relient le travail quotidien à la mission.
Interrogez sur la budgétisation, la clarté des rapports, les choix d’affectation des ressources et le signalement rapide des préoccupations financières importantes.
Traitez de la culture interne, des bénévoles, des financeurs, des partenariats et de la représentation publique.
Évaluez la qualité et la ponctualité des informations, l’appui aux décisions de gouvernance, le suivi des engagements et la clarté de la répartition des rôles entre conseil et équipe salariée.
Déroulement de l’évaluation
Commencez par la fiche de poste et le plan annuel, puis élaborez une évaluation cohérente.
Indiquez la mission, les responsabilités du directeur, les objectifs annuels, la période d’évaluation et les personnes qui rempliront le formulaire.
Retirez les domaines que les évaluateurs ne peuvent pas apprécier, définissez chaque niveau de l’échelle, ajoutez « non observé » et n’exigez des commentaires que lorsqu’ils sont utiles.
Transmettez aux membres admissibles les mêmes questions, la même échéance et les mêmes consignes concernant les éléments probants.
Repérez les thèmes récurrents et transformez les priorités en objectifs pour le cycle suivant.
Choisir une méthode d’évaluation
Le conseil reste responsable de l’interprétation des éléments probants et de la formalisation de l’évaluation finale.
Guide pratique
Adaptez ces sections à la fiche de poste, aux objectifs annuels et à ce que les membres du conseil peuvent observer.
Contexte de l’évaluation
Recueillez la période d’évaluation, le rôle du répondant et son niveau d’observation afin que le comité puisse interpréter les notes.
Engagements annuels
Présentez chaque objectif, chaque indicateur et chaque période cible avant de demander l’état d’avancement et les éléments probants.
Critères de leadership
Remplacez les libellés vagues par des énoncés observables sur la stratégie, les programmes, les personnes, les ressources et la communication.
Éléments probants détaillés
Demandez des exemples, les effets sur l’organisation et le contexte qui justifie la note.
Responsabilité du conseil
Demandez ce que le conseil devrait commencer, arrêter ou continuer à faire pour soutenir les prochaines priorités.
Prochain cycle d’évaluation
Transformez les thèmes en résultats assortis d’indicateurs et de dates de suivi, en distinguant le développement professionnel des objectifs de l’organisation.
Outils associés
Associez l’évaluation du conseil à l’autoévaluation, à l’engagement et aux comptes rendus de réunion, tout en préservant la finalité propre à chaque formulaire.
Adaptez une structure d’évaluation de dirigeant aux organisations qui utilisent le titre de PDG.
Ouvrir l’outilRecueillez les retours de plusieurs relations professionnelles sur des compétences comparables.
Ouvrir l’outilCréez une autoréflexion parallèle portant sur les résultats, les enseignements et le soutien nécessaire.
Ouvrir l’outilCréez des évaluations structurées de la performance pour les autres fonctions salariées de l’association.
Ouvrir l’outilRecueillez des perspectives plus larges de l’équipe sur l’expérience de travail et le climat de l’organisation.
Ouvrir l’outilConsignez les décisions prises en réunion, leurs responsables et les actions de suivi dans un document cohérent.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pratiques pour les présidences de conseil, les comités de gouvernance et les responsables associatifs qui préparent une évaluation annuelle.
Incluez la période d’évaluation, les objectifs, les responsabilités observables, des niveaux de notation explicites, l’option « non observé », les éléments probants, les forces, les priorités et le soutien du conseil. Sélectionnez les critères à partir de la fiche de poste et du plan annuel en vigueur.
En général, les membres admissibles du conseil donnent leur avis, puis un comité ou la présidence le synthétise. Définissez les participants, les récusations et les droits d’accès avant d’envoyer le formulaire. Le conseil peut recueillir séparément l’avis des salariés ou des parties prenantes.
Expliquez ce choix avant la collecte. L’anonymat peut favoriser la franchise ; l’identification permet d’assurer un suivi. Un comité peut aussi recueillir l’identité à des fins administratives tout en présentant des thèmes regroupés. Adaptez les paramètres au processus approuvé.
Décrivez chaque niveau de l’échelle, évaluez une responsabilité à la fois et ajoutez l’option « non observé ». Demandez des exemples pour les notes élevées ou faibles et informez les évaluateurs de la période concernée et des éléments probants attendus.
Oui. Utilisez les mêmes compétences, repères, objectifs et périodes, ainsi qu’un champ indiquant le rôle du répondant. Analysez les écarts à la lumière des éléments probants au lieu de les considérer automatiquement comme des problèmes.
De nombreux conseils réalisent une évaluation annuelle complétée par des points d’étape plus courts sur les objectifs. Consignez la période, soulevez rapidement les préoccupations urgentes et profitez des points à mi-cycle pour réviser les priorités lorsque les circonstances évoluent.
Oui. Makeform propose gratuitement un nombre illimité de formulaires et de réponses : vous pouvez donc générer, modifier, publier et réutiliser l’évaluation sans limite de réponses. Une formule payante permet de retirer le badge Makeform.
Le groupe désigné doit examiner les tendances et les éléments probants, puis discuter des résultats, des forces, des priorités et du soutien. Consignez les objectifs du prochain cycle avec leurs indicateurs et leurs dates de suivi, conformément aux politiques d’accès et de conservation des données de l’association.
Donnez un cadre commun à l’évaluation annuelle.
