Beschreiben Sie Ihre Melderichtlinie und die zuständigen Prüfpersonen. Makeform erstellt ein Ethik-Beschwerdeformular mit Fakten zum Vorfall, beteiligten Personen, Dateien, Kontaktwünschen und einer Bestätigung.
Berichte an E-Mail, Google Sheets, Slack und Zapier senden.
Beispiel-Prompts für den Baukasten
Wählen Sie ein Szenario, passen Sie die Formulierung an oder senden Sie den Prompt an den Baukasten. Die Struktur ist ein Beispiel und kein Ermittlungsverfahren.
Zielgruppe
Beschäftigte, die mutmaßliche Richtlinienverstöße melden
Format
Geführte Meldung mit optionaler Identitätsangabe
Prompt-Länge
268 Zeichen
Beispielhafte Formularstruktur
Geführte Meldung mit optionaler Identitätsangabe
Name und bevorzugter Kontaktweg
Welche Art von Anliegen melden Sie?
Wann und wo ist dies geschehen?
Was ist in welcher Reihenfolge geschehen?
Belege
Vorgeschlagene Weiterleitungs-Tags
Interessenkonflikt
Missbrauch von Ressourcen
Bedenken wegen Vergeltungsmaßnahmen
Fragen Sie nach Daten, Orten, Zeugen und einzelnen Vorfällen. Neutrale Sachfragen funktionieren besser als ein einziges großes Freitextfeld.
Step 1
Entgegennehmen
Fakten, Daten, Personen und Dateien
Step 2
Sichten
Geltungsbereich, Dringlichkeit, Konflikt und Zuständigkeit
Step 3
Prüfen
Rückfragen und Ermittlungsnotizen
Step 4
Abschließen
Statusmitteilung und aufbewahrte Akte
Bessere Aufnahme
Ein allgemeines Postfach begünstigt unvollständige Schilderungen. Ein strukturiertes Ethik-Beschwerdeformular stellt neutrale Fragen, bewahrt Anhänge und unterstützt eine einheitliche Sichtung.
Separate Felder für Verhalten, Daten, Orte, Personen und Zeugen helfen Prüfenden, den Vorwurf zu verstehen, ohne dass die meldende Person Ermittlungsbegriffe kennen muss.
Erklären Sie, wer Einreichungen prüft, wie Rückfragen erfolgen können und welchen Kanal meldende Personen in Notfällen nutzen sollen. Versprechen Sie weder Anonymität noch Ergebnisse, die das Verfahren nicht gewährleisten kann.
Kategorien wie Interessenkonflikte, Ressourcenmissbrauch, Vergeltungsmaßnahmen und finanzielle Bedenken geben dem Aufnahmeteam ein einheitliches erstes Sortiersignal.
Meldekontexte
Halten Sie Sachfragen einheitlich und passen Sie Hinweise zum Geltungsbereich, Kontaktoptionen und Weiterleitung an Ihre Zielgruppe an.
Erfassen Sie Abteilung, Beschäftigungsverhältnis, frühere interne Meldungen sowie einen sicheren Weg und Zeitpunkt für Rückfragen.
Erfassen Sie das betroffene Mitglied oder die Amtsperson, den relevanten Richtlinienbereich, Zuständigkeitsfragen sowie Sitzungs- oder Entscheidungsdaten.
Erläutern Sie den Geltungsbereich verständlich und ermöglichen Sie Einwohnern, Kunden, Anbietern oder Partnern, Kontext ohne internen Fachjargon anzugeben.
Erfassen Sie ein bestehendes Aktenzeichen und neue Fakten, ohne dass die meldende Person jedes Detail der ersten Einreichung wiederholen muss.
Arbeitsablauf aufbauen
Beginnen Sie mit den Prüfpersonen und Entscheidungen hinter dem Formular. Fragen Sie dann nur Informationen ab, die Zuständigkeitsprüfungen, sichere Rückfragen und eine faire Übergabe an die Untersuchung unterstützen.
Beschreiben Sie, wer melden darf, welches Verhalten das Verfahren abdeckt, ob die Identitätsangabe optional ist und welcher Kanal für Notfälle oder nicht abgedeckte Angelegenheiten zuständig ist.
Ersetzen Sie Schlussfolgerungen durch Sachfragen: Was geschah, wer war anwesend, wann geschah es, wie häufig und welche Unterlagen könnten die Meldung stützen?
Senden Sie Benachrichtigungen an die vorgesehene Aufnahmerolle. Planen Sie einen getrennten Weg, wenn eine Beschwerde die übliche Prüfperson nennt oder einen anderen Konflikt erzeugt.
Reichen Sie Testmeldungen mit und ohne Kontaktdaten ein, prüfen Sie bedingte Felder, bestätigen Sie den Eingang von Anhängen und kontrollieren Sie, ob realistische nächste Schritte angezeigt werden.
Aufnahmemethode wählen
Meldende Personen brauchen Raum für Schilderungen; Prüfende benötigen einheitliche Daten, Personen, Kategorien und Dateien.
Feldleitfaden
Diese sechs Abschnitte helfen Prüfenden, den Vorwurf zu verstehen, die meldende Person nach Möglichkeit zu kontaktieren, hilfreichen Kontext zu bewahren und die Meldung ohne Vorverurteilung zu sichten.
Optionen für Meldende
Fragen Sie nach Identität, Beziehung zur Organisation und einem sicheren Kontaktweg. Ist die Identitätsangabe optional, erklären Sie, dass fehlende Kontaktdaten Rückfragen einschränken können.
Einordnung des Anliegens
Verwenden Sie verständliche Kategorien, ohne von Meldenden den Nachweis eines Verstoßes zu verlangen. Bieten Sie für unklare Einordnungen die Option „Sonstiges“ an.
Fakten zum Vorfall
Trennen Sie eigene Beobachtungen von Informationen aus zweiter Hand. Fragen Sie, wann und wo jedes Ereignis stattfand und ob es andauert.
Personen und Beweise
Erfassen Sie Zeugen, Dokumentbeschreibungen und Dateien. Erinnern Sie Meldende daran, keine Unterlagen zu beschaffen, auf die sie keinen Zugriff haben, und fragen Sie, was jede Datei zeigt.
Frühere Meldung
Fragen Sie, ob und über welchen Kanal die Angelegenheit bereits gemeldet wurde und was sich geändert hat. So werden zusammengehörige Eingaben verknüpft, ohne eine Schlussfolgerung vorwegzunehmen.
Hinweise und Bestätigung
Nennen Sie den Empfänger der Eingabe, versprechen Sie kein Ergebnis und verweisen Sie bei Notfällen an einen anderen Kanal. Bitten Sie Meldende, die Richtigkeit nach bestem Wissen zu bestätigen.
Verwandte Tools
Nutzen Sie gezielte Formulare, wenn eine Meldung in einen engeren Prozess für Beschäftigte, Diskriminierung, Vorfälle oder allgemeines Feedback gehört.
Bieten Sie einen Beschwerdeweg ohne erforderliche Identitätsangabe an und vermeiden Sie Formulierungen, die nicht rückverfolgbare Anonymität versprechen.
Tool öffnenErfassen Sie Fakten zu Beschwerden am Arbeitsplatz, beteiligte Personen, frühere Meldungen und gewünschte Angaben zur Nachverfolgung.
Tool öffnenErstellen Sie eine gezielte Aufnahme für gemeldetes diskriminierendes Verhalten und die begleitenden Ereignisse.
Tool öffnenDokumentieren Sie ein bestimmtes Ereignis, seinen Ablauf, Beteiligte, die unmittelbare Reaktion und Belege.
Tool öffnenErfassen Sie routinemäßige Vorschläge und Erfahrungen von Beschäftigten, die keine Beschwerdeaufnahme erfordern.
Tool öffnenErstellen Sie einen Ablauf für Beschwerden im Personalbereich zu Beschäftigungsanliegen und zur internen Nachverfolgung.
Tool öffnenFAQ
Praktische Antworten für Ethikbeauftragte, Gremienverwaltungen, Personalteams und andere benannte Prüfpersonen.
Es handelt sich um eine strukturierte Aufnahme mutmaßlichen Fehlverhaltens. Sie erfasst Personen, Verhalten, Daten, Orte, Zeugen, Unterlagen, frühere Meldungen und optionale Angaben für Rückfragen.
Fragen Sie, was geschehen ist, wer beteiligt war, wann und wo es geschah, wer es beobachtet hat und welche Unterlagen es stützen. Ergänzen Sie Felder für Kategorie, Kontakt, frühere Meldungen und Bestätigung.
Folgen Sie Ihrer Richtlinie. Kennzeichnen Sie Identitätsfelder gegebenenfalls als optional und erklären Sie, dass fehlende Kontaktdaten Rückfragen einschränken können. Versprechen Sie keine Anonymität, die Ihr Verfahren nicht gewährleisten kann.
Beschränken Sie den Zugriff auf benannte, zuständige Mitarbeitende und bestimmen Sie bei Konflikten eine Vertretung. Testen Sie Zugriff und Benachrichtigungen. Verweisen Sie Notfälle an einen Soforthilfekanal.
Ja. Fügen Sie zulässige Dateifelder hinzu und fragen Sie, was jeder Eintrag zeigt. Weisen Sie Meldende an, kein Material zu beschaffen oder einzureichen, auf das sie keinen Zugriff haben.
Fragen Sie nach beobachteten Äußerungen, Handlungen, Entscheidungen, Daten und Quellen statt nach Schlussfolgerungen. Behandeln Sie jeden Vorwurf als Eingabe, nicht als Feststellung.
Ja. Mit Makeform können Formulare unbegrenzt kostenlos erstellt, bearbeitet und veröffentlicht werden. Der kostenpflichtige Tarif entfernt das Makeform-Logo. Prüfen Sie vor der Freigabe Empfänger, Hinweise und Zugriffsrechte.
Bestätigen Sie den Eingang, nennen Sie wenn möglich ein Aktenzeichen und beschreiben Sie realistische nächste Schritte. Intern sollten Sie eine zuständige Person bestimmen, Geltungsbereich und Konflikte prüfen und die ursprüngliche Einreichung aufbewahren.
Schwierige Meldungen klarer einreichbar machen.
