申請人
確認員工與預算負責人。
收集分流申請所需的組織資料，並使用當地慣用的部門及成本中心名稱。
- 員工及工作電子郵件。
- 部門、專案或成本中心。
- 審核需要時填寫主管。
不限數量、完全免費的辦公用品訂購表單建立工具
免費人工智慧辦公用品訂購表單產生器
說明您的用品目錄、地點及採購流程。Makeform 會建立內部表單，準確收集品項、數量、成本中心、日期及送達地點，方便管理人員追蹤履行進度。
- 不限數量的免費表單與回覆
- 發布前可編輯
- 逐項列出的員工申請
- 專為採購交接而設計
31129+ 位創作者加速開發
ChatGPT、Perplexity、Claude 等工具都在使用將辦公用品申請分流至電子郵件、Slack、Google Sheets 及 Zapier。
表單建立工具的提示詞範例
選擇工作流程、編輯詳細資料，再傳送至 Makeform 表單建立工具。
提示詞已就緒4 種格式
適用對象
訂購核准文具的員工
格式
含數量與送達地點的目錄申請
提示詞長度
132 個字元
內容完整度傳送至表單建立工具
表單結構範例
含數量與送達地點的目錄申請
提示詞範例可在表單建立工具中編輯
員工、部門及成本中心
簡答第一個問題
2
選擇核准的辦公用品
核取方塊
3
數量、單位、顏色或尺寸
數字
4
送達地點及需求日期
日期
5
是否接受同等替代品？
是／否
建議的分流標籤
新申請
可下單
已履行
每個數量都要搭配單位，例如個、盒、令或箱。
Step 1
申請
員工選擇品項、數量及送達地點
Step 2
審核
管理人員檢查庫存、預算及例外情況
Step 3
訂購
核准的明細交由採購處理
Step 4
履行
收到的用品送達正確員工手中
可直接訂購的資料收集
以完整申請取代用品申請郵件。
在採購審核申請前，必填欄位就會交代清楚要哪個品項、多少單位、使用哪筆預算，以及送往何處。
精確的品項明細
將產品、SKU、數量、單位及替代品偏好集中在同一筆品項明細中。
包含審核所需背景
部門、成本中心、用途、預估金額及需求日期可支援審核。
全程追蹤履行進度
讓送出的申請依序從新申請、已核准、已訂購、已收貨移至已履行。
符合辦公室需求
兼顧日常補貨與特殊申請。
例行用品使用目錄選項，例外申請則使用專屬欄位。
核准目錄
使用核取方塊和下拉式選單，處理常見的紙張、書寫、歸檔、郵寄及碳粉匣申請。
共用庫存
目前數量、補貨數量、包裝規格及儲物櫃可清楚呈現補貨需求。
遠端配送
收集核准品項及經確認的寄送地點。
採購例外
針對非標準品項收集規格、連結、預估金額、理由及附件。
建立工作流程
建立採購人員能實際執行的申請流程。
先從熟悉的品項著手，再加入分流及追蹤資料。
01
描述您的用品目錄與辦公室
列出標準品項、地點、送達位置、成本中心、例外規則及收件人。
02
編輯數量與條件
要求填寫單位，並只在相關時顯示規格、預估金額或主管欄位。
03
將申請送交審核
通知管理人員申請人、品項摘要、日期、地點及預估金額。
04
追蹤訂單與配送
在後續流程加入訂單參考編號、預計到貨日、收貨日期及履行狀態。
選擇資料收集方式
表單、電子郵件還是試算表？
選擇能保留完整資料，並讓採購集中在單一佇列處理的管道。
方式
採購人員收到的內容
最適合的情境
方式電子郵件或即時通訊
採購人員收到的內容快速訊息可能會漏掉包裝規格、數量、預算、期限或送達地點。
最適合的情境詢問是否有貨，而非正式的最終訂購申請。
方式共用試算表
採購人員收到的內容熟悉的表格列，但指引不足、多人編輯混雜，且附件存放在其他地方。
最適合的情境由一位協調人員維護的小型定期訂單。
方式
產生的線上訂購表單
採購人員收到的內容必填的品項明細、申請人背景、上傳檔案、時間戳記及一致的分流方式。
最適合的情境適合跨團隊、辦公室及申請類型的員工自助服務。
欄位指南
辦公用品訂購表單應包含哪些內容。
這六個部分讓員工能輕鬆提出申請，同時完整保留採購審核、訂購、收貨及配送用品所需的一切資料。
品項
清楚描述每項產品，避免歧義。
例行品項使用目錄選項；例外品項則收集規格、SKU、供應商連結或附件。
- 類別及產品。
- SKU、連結、品牌、尺寸或顏色。
- 報價、螢幕截圖或圖片。
數量
同時記錄數量與單位。
數量應搭配個、包、盒、令或箱等單位。為共用儲物櫃補貨時，也要詢問目前庫存。
- 數量及單位。
- 包裝規格或最低訂購量。
- 目前庫存及部分履行。
成本
審核前補充預算背景。
價格、運費、供應商及成本中心有助於預估申請金額。需要時可讓員工選擇「不確定」。
- 單價、運費及總額。
- 成本中心或專案預算。
- 供應商及報價參考資料。
時間與配送
準時將用品送到正確地點。
收集明確日期，以及大樓、房間、郵件收發站或遠端寄送地點。
- 需求日期及原因。
- 辦公室、房間或寄送地點。
- 收貨聯絡人及備註。
審核與履行
將申請狀態與訂單分開。
說明送出表單只會啟動審核。核准、訂購、收貨及交付應作為後續階段追蹤。
- 替代品及例外原因。
- 審核狀態及訂單參考編號。
- 到貨、收貨及履行。
常見問題
辦公用品訂購表單常見問題
提供管理人員、採購團隊及員工參考的解答。
什麼是辦公用品訂購表單？
這是供內部申請紙張、筆、碳粉匣、寄送材料及其他工作場所消耗品的表單。表單會記錄員工、確切品項、數量與單位、預算、需求日期及送達地點，以供審核與履行。
每項用品應包含哪些欄位？
收集產品、規格、SKU 或連結、數量、單位或包裝規格，以及替代品偏好。非標準品項需加上供應商、預估金額、理由及上傳檔案。申請層級的欄位包括員工、部門、成本中心、用途、日期及送達地點。
員工可以在一次送出中申請多項用品嗎？
可以。每項用品各用一筆明細，讓說明、數量、單位、成本及替代品偏好保持在一起。如果表單不支援可重複群組，請使用編號的品項區段，或每項用品各送出一份申請。
如何在同一份表單中處理標準與非標準品項？
將核准用品顯示為核取方塊或下拉式選單。選擇「其他」時，可顯示規格、連結、價格、原因、替代方案、附件及主管欄位，讓例行申請維持簡短，同時完整收集例外資料。
送出表單等同於下訂單嗎？
不一樣。這是內部申請。管理人員可在訂購前檢查庫存、釐清細節、審核預算、合併申請、核准替代方案或拒絕申請。請註明收到確認並不代表已核准或已購買。
採購人員如何追蹤履行進度？
將回覆送至共用工作流程，並追蹤釐清、核准、訂單參考編號、供應商、預計到貨、收貨及履行狀態。另行保留原始回答，並記錄房間、取貨點或收件人。
這個辦公用品訂購表單產生器免費嗎？
是。Makeform 提供不限數量的免費表單與回覆，可用於產生、編輯、發布及收集申請。付費方案可移除 Makeform 徽章。請先替換範例品項與地點，並在分享前測試分流流程。
辦公用品申請與採購訂單有何不同？
用品表單記錄員工的內部需求。採購訂單則是在審核後使用、提供給供應商的後續紀錄。申請包含品項與申請人背景；採購訂單則會加入供應商及訂單參考編號。
讓每一份用品申請都有清楚的履行流程。
產生員工好用、採購人員也能追蹤的辦公用品訂購表單。
不限數量的免費表單與回覆逐項目錄及例外處理流程審核、訂購及履行資料