范围与问题陈述
定义差距,但不预设原因。
记录本应发生什么、实际发生什么、发生地点与时间、如何发现、已知范围,以及实际或潜在后果。把疑似原因另置一栏,避免开篇陈述过早引导调查。
- 案例 ID、类别、地点、流程、资产、产品和相关日期。
- 预期状况与观察状况对比。
- 已知范围、影响、初始风险和即时遏制措施。
说明事件、所用调查方法和复核工作流。Makeform 会将这份简报转化为结构化根因分析表单,用于记录证据、促成条件、因果推理、纠正措施、负责人、截止日期和有效性检查。
将调查提交内容转发至 Slack、Google Sheets 和 Zapier。
构建器示例提示词
选择一份完整的调查简报,按你的流程调整,或将其发送到 Makeform 构建器。所示字段只是建议结构,并非已完成的调查。
适用对象
调查流程或产品偏差的质量经理
格式
基于证据的 5 个为什么分析与行动计划
提示词长度
163 个字符
表单结构示例
基于证据的 5 个为什么分析与行动计划
案例、流程、发现与遏制
预期结果与观察结果
证据、记录与附件
为什么会发生?
措施负责人、截止日期与验证计划
建议的流转标签
调查进行中
措施已分配
有效性复核
区分直接原因与系统条件。防护装置损坏可能解释为何会接触到危险,而检查频率、变更控制或责任不清则可能解释防护装置为何一直未修复。
Step 1
定义
说明差距、范围、影响和遏制措施
Step 2
调查
建立时间线并收集可靠证据
Step 3
分析
检验原因,而非止步于症状
Step 4
纠正
分配措施并在之后验证结果
更有力的调查记录
事件报告记录发生了什么;根因分析则把事件与证据、系统条件和有责任人的措施连接起来,以便实施后检查。
按顺序收集事件、任务步骤、变化、记录和观察。调查人员可看清已知内容、缺失信息,以及假设从何处进入叙述。
询问哪些信息支持或反驳每个拟议原因,以及哪项测试或记录能将其与其他解释区分开。这比只设一个自由填写的原因文本框更便于复核。
为每项措施记录负责人、截止日期、优先级、交付物、完成证据和有效性指标。在团队复核结果前,调查保持未结状态。
选择分析路径
表单既可引导轻量复核,也可支持深入的跨职能调查。提示应足够具体,让复核人员能理解团队如何得出结论。
针对明确问题连续追问“为什么”;若必须同时存在多个条件,则允许分支。每条因果链末端都必须提供证据。
从人员、方法、机器、材料、测量和环境着手,避免团队只关注最显眼的错误或故障部件。
列出原本用于预防或减轻事件的控制措施,再记录各项措施是否缺失、被绕过、不适用、不可用或无效。
比较正常作业与事件条件:人员配置、输入、设置、排期、软件、供应商、程序和环境。近期差异常能指引下一步证据核查。
调查工作流
先明确调查必须支持的决定,再按一致顺序组织事实、分析、措施和复核关卡。
告诉 Makeform 团队调查什么、谁完成各部分、采用哪种分析方法,以及复核人员在批准原因或措施前需要什么。
添加类别、评级量表、资产清单、措施类型和必需附件。使用条件问题,让伤害、产品偏差或设备故障显示相应详情字段。
把新案例与措施分配给适当的复核人。通知文案要明确提交的是初始记录、拟议原因还是已批准的行动计划。
记录完成证据、复核意见、有效性指标、复核日期、结果及后续措施。若证据表明问题仍存在,应可重新开启。
三种不同记录
这些记录服务于不同阶段。将它们关联起来很有用,但让一份简短报告承担所有任务,通常只会得到薄弱证据和模糊的跟进。
字段指南
实用表单会保留从原始问题到后续有效性决定的完整路径。这六部分为调查人员提供足够结构,但不会替他们决定答案。
范围与问题陈述
记录本应发生什么、实际发生什么、发生地点与时间、如何发现、已知范围,以及实际或潜在后果。把疑似原因另置一栏,避免开篇陈述过早引导调查。
时间线与背景
按顺序梳理有助于区分事前既存条件与事后响应。记录任务步骤、交接、决定、警报、变化和发现点,注明时间戳或相对顺序,并标记仍待确认的条目。
证据登记
列出访谈、照片、日志、工单、培训记录、程序、样本、测量和留存零件。记录每项材料的收集人、日期、相关性和局限,让缺口可见并便于复核人建设性质疑结论。
因果分析
使用 5 个为什么、鱼骨图类别、屏障分析、变更分析或组织既有方法。当事件需要多个条件组合时允许多条因果路径,并询问哪些证据支持或削弱每个拟议原因。
纠正行动计划
将每项措施关联至有证据支持的原因或控制缺口。准确描述预期变更,确定责任人和协作者,设定优先级与截止日期,并定义证明完成的证据。需要时区分即时修复与防止复发。
有效性与结案
结案前定义指标、数据源、复核周期、复核人和可接受结果。跟进时记录观察结果及控制措施是否按预期使用。复核人可据此结案、延期、修订或重新开启措施。
相关工具
分别使用表单进行快速事件受理、例行检查和调查记录,再统一其标识符与责任字段,方便团队追踪关联工作。
常见问题
为设计调查工作流的质量、安全、维护和运营经理提供实用解答。
根因分析表单是一种结构化调查记录,用于定义问题、整理时间线与证据、分析促成条件、记录有证据支持的原因并分配纠正措施。它还记录如何复核完成情况和有效性。表单引导一致思考;调查团队仍须评估事实,并判断证据支持哪些结论。
事件报告通常是对所发生事项的最初记录,包括时间、地点、人员、即时影响、响应和现有附件。根因分析随后探究事件为何可能发生、哪些控制失效、什么证据支持各因果路径,以及应作何改变。可用同一案例 ID 关联记录,但在证据收集前不要迫使最初报告人得出原因。
应包括案例 ID、调查人和复核人、问题陈述、预期与实际状况、范围、影响、遏制、时间线、证据登记、征询过的人员与查阅记录、分析方法、促成因素、拟议根因、支持与反对各结论的证据、纠正措施、负责人、优先级、截止日期、审批、完成证据、有效性指标、复核日期和结案决定。仅在所选事件类型需要时添加专用字段。
可以。鱼骨图可从人员、流程、设备、材料、测量和环境拓宽查找范围,再用 5 个为什么深入研究值得探究的因果路径。两种方法都不应迫使团队得出单一线性答案。复杂事件中,应允许调查人员添加分支、备选解释和证据,以呈现多个必要条件。
为每项措施关联一个原因、促成因素或控制缺口。记录确切变更、负责人、目标日期、优先级、依赖项、临时控制、审批人和完成证据,再定义有效性指标与复核日期。这种关联有助于识别仅修复可见损害、却未处理复发条件的措施。
可以,前提是共享的起始字段会引导至条件分区。三类事件都可能需要范围、遏制、时间线、证据、因果分析、措施和跟进。质量偏差可显示产品、批次和规格问题;安全事件可显示伤害、任务、危险和屏障问题;设备故障可显示资产、警报、部件、读数和维护历史问题。请与各流程负责人复核生成的分支。
区分事实与解读,要求中性的问题陈述,并在显示最终原因字段前收集时间线和证据。添加备选解释、矛盾证据、缺失信息和仍需进行的测试等提示,并要求复核人查看与原因关联的证据。表单可设置这些检查节点,而由团队判断与事件相称的调查深度。
可以。Makeform 不限量免费,因此你可以为持续调查生成、编辑、发布表单并收集回复。付费方案可移除 Makeform 徽章。与调查人员共享前,可完善字段措辞、必答问题、条件分区和措施流转细节。
让推理过程清晰可见。