申请人
明确员工和预算负责人。
使用本组织的部门和成本中心名称，收集流转申请所需的组织信息。
- 员工姓名和工作邮箱。
- 部门、项目或成本中心。
- 需要经理审核时填写经理信息。
办公用品订购表单不限量免费创建
免费 AI 办公用品订购表单生成器
说明你的用品目录、地点和采购流程。Makeform 会创建一份内部表单，准确收集物品、数量、成本中心、日期和送达点，让管理员能够跟踪履行进度。
- 表单和回复不限量免费
- 发布前可编辑
- 员工申请逐项列明
- 专为采购交接设计
31129+ 位创作者加速开发
ChatGPT、Perplexity、Claude 等工具都在使用将办公用品申请发送至电子邮件、Slack、Google Sheets 和 Zapier。
表单生成器示例提示词
选择一种工作流程，编辑详情，然后发送至 Makeform 表单生成器。
提示词已就绪4 种格式
适用人群
订购已批准文具的员工
格式
含数量和送达地点的目录申请
提示词长度
137 个字符
需求描述质量发送至表单生成器
表单结构示例
含数量和送达地点的目录申请
提示词示例可在生成器中编辑
员工、部门和成本中心
简答题首要问题
2
选择已批准的办公用品
多选框
3
数量、单位、颜色或尺寸
数字
4
送达点和需要日期
日期
5
是否接受同等替代品？
是／否
建议的流转标签
新申请
可下单
已履行
每个数量都应配上单位，例如件、盒、令或箱。
Step 1
申请
员工选择物品、数量和送达地点
Step 2
审核
管理员检查库存、预算和例外情况
Step 3
下单
已批准的明细转交采购
Step 4
履行
收到的用品交给对应员工
收集后即可下单
用信息完整的申请取代用品订购邮件。
必填字段会在采购审核申请前说明要买哪件物品、多少单位、使用哪项预算以及送到哪里。
精准的物品明细
将产品、SKU、数量、单位和替代品偏好集中在同一条物品明细中。
包含审核所需信息
部门、成本中心、用途、预估金额和最晚需要日期可为审核提供依据。
全程跟踪履行进度
让提交记录依次从新申请推进到已批准、已下单、已收货和已履行。
贴合办公室需求
兼顾日常补货和特殊申请。
常规用品使用目录选项，例外申请则使用专门字段。
已批准目录
通过多选框和下拉菜单收集常用纸张、书写、归档、邮寄和碳粉盒申请。
共享库存
当前数量、补货数量、包装规格和储物柜信息可明确补货需求。
远程配送
收集已批准的物品和经过核实的寄送目的地。
采购例外
针对非标准物品收集规格、链接、预估金额、理由和附件。
构建工作流程
创建一套采购人员能够执行的申请流程。
先设置常用物品，再添加流转和跟踪详情。
01
描述用品目录和办公室
列出标准物品、地点、送达点、成本中心、例外规则和接收人。
02
编辑数量和条件
将单位设为必填，并仅在相关时显示规格、预估金额或经理字段。
03
发送申请以供审核
向管理员发送通知，其中包含申请人、物品摘要、日期、地点和预估金额。
04
跟踪订单和配送
在后续流程中添加订单编号、预计到达时间、收货日期和履行状态。
选择申请收集方式
表单、电子邮件还是电子表格？
选择一种既能保留详细信息、又能让采购统一处理申请的渠道。
方式
采购人员收到的内容
最适用场景
方式电子邮件或聊天消息
采购人员收到的内容一条简短消息，可能遗漏包装规格、数量、预算、截止日期或送达地点。
最适用场景询问是否有货，而非最终订购申请。
方式共享电子表格
采购人员收到的内容表格行很直观，但填写指引不足、多人编辑混杂，且附件存放在别处。
最适用场景由一名协调员维护的少量周期性订单。
方式
生成的在线订购表单
采购人员收到的内容必填的物品明细、申请人背景、上传文件、时间戳和一致的流转规则。
最适用场景适合跨团队、跨办公室和多种申请类型的员工自助申请。
字段指南
办公用品订购表单应包含哪些内容。
这六个部分既能为员工提供简单的申请体验，又能完整保留采购审核、下单、收货和配送用品所需的一切信息。
物品
清楚无歧义地描述每件产品。
常规物品使用目录选项。对于例外申请，收集规格、SKU、供应商链接或附件。
- 类别和产品。
- SKU、链接、品牌、尺寸或颜色。
- 报价、截图或图片。
数量
同时记录数量和单位。
为数量配上件、包、盒、令或箱等单位。为共享储物柜补货时，还应询问当前库存。
- 数量和单位。
- 包装规格或最小起订量。
- 当前库存和部分履行情况。
费用
审核前补充预算信息。
价格、运费、供应商和成本中心有助于估算申请金额。必要时允许员工选择“不确定”。
- 单价、运费和总额。
- 成本中心或项目预算。
- 供应商和报价编号。
时间和配送
按时将用品送到正确地点。
收集具体日期以及楼宇、房间、内部邮件投递点或远程寄送目的地。
- 最晚需要日期和原因。
- 办公室、房间或寄送目的地。
- 收货联系人和备注。
审核和履行
将申请状态与订单分开管理。
说明提交表单即进入审核。将批准、下单、收货和配送作为后续阶段进行跟踪。
- 替代品和例外原因。
- 审核状态和订单编号。
- 到货、收货和履行。
常见问题
办公用品订购表单常见问题
为管理员、采购团队和员工提供解答。
什么是办公用品订购表单？
它是一份内部表单，用于申请纸张、笔、碳粉盒、寄运材料及其他办公消耗品。表单会记录员工、具体物品、数量和单位、预算、最晚需要日期及目的地，以便审核和履行。
每件用品应包含哪些字段？
每件用品应收集产品、规格、SKU 或链接、数量、单位或包装规格以及替代品偏好。对于非标准物品，还要添加供应商、预估金额、理由和上传文件。申请级字段包括员工、部门、成本中心、用途、日期和目的地。
员工能否在一次提交中申请多种用品？
可以。为每件物品单独设置一条明细，使描述、数量、单位、费用和替代品偏好保持在一起。如果无法使用可重复字段组，可采用带编号的物品分区，或每件物品单独提交一次。
如何在一张表单中同时处理标准和非标准物品？
将已批准的用品显示为多选框或下拉菜单。选择“其他”后，可显示规格、链接、价格、原因、替代方案、附件和经理字段，使常规申请保持简洁，同时完整收集例外申请。
提交表单是否等同于下单？
不能。这只是一份内部申请。下单前，管理员可能会检查库存、确认详情、审核预算、合并申请、批准替代品或拒绝申请。请明确说明，收到确认不代表申请已获批准或已经采购。
采购人员如何跟踪履行进度？
将回复发送到共享工作流程，并跟踪信息确认、批准、订单编号、供应商、预计到达时间、收货和履行情况。原始答案应另行保留，同时记录房间、领取点或接收人。
这款办公用品订购表单生成器免费吗？
是的。Makeform 提供不限量的免费表单和回复，可用于生成、编辑、发布表单和收集申请。付费套餐可移除 Makeform 徽标。请替换示例物品和地点，并在分享前测试流转设置。
办公用品申请与采购订单有何不同？
用品申请表记录员工的内部需求。采购订单则是在审核后使用、面向供应商的后续记录。申请表包含物品和申请人背景；采购订单还会添加供应商和订单编号。
让每一份用品申请都有清晰的履行路径。
生成一份员工易用、采购人员可跟踪的办公用品订购表单。
表单和回复不限量免费逐项填写的目录用品和例外申请路径审核、下单和履行详情