ผู้ขอ
ระบุตัวพนักงานและผู้รับผิดชอบงบประมาณ
เก็บรายละเอียดขององค์กรที่จำเป็นต่อการส่งต่อคำขอ โดยใช้ชื่อเรียกแผนกและศูนย์ต้นทุนขององค์กร
- พนักงานและอีเมลที่ทำงาน
- แผนก โครงการ หรือศูนย์ต้นทุน
- ผู้จัดการ เมื่อกระบวนการตรวจสอบกำหนดให้ต้องมี
อธิบายแคตตาล็อก สถานที่ และกระบวนการจัดซื้อของคุณ Makeform จะสร้างแบบฟอร์มภายในที่เก็บรายการ จำนวน ศูนย์ต้นทุน วันที่ และจุดจัดส่งอย่างแม่นยำ เพื่อให้ผู้ดูแลติดตามการดำเนินการได้
ส่งคำขออุปกรณ์สำนักงานไปยังอีเมล Slack, Google Sheets และ Zapier
ตัวอย่างข้อความสั่งงานสำหรับเครื่องมือสร้าง
เลือกขั้นตอนการทำงาน แก้ไขรายละเอียด แล้วส่งไปยังเครื่องมือสร้างของ Makeform
กลุ่มผู้ใช้
พนักงานที่สั่งเครื่องเขียนที่อนุมัติแล้ว
รูปแบบ
คำขอจากแคตตาล็อกพร้อมจำนวนและปลายทาง
ความยาวข้อความสั่งงาน
368 อักขระ
ตัวอย่างโครงสร้างแบบฟอร์ม
คำขอจากแคตตาล็อกพร้อมจำนวนและปลายทาง
พนักงาน แผนก และศูนย์ต้นทุน
เลือกอุปกรณ์สำนักงานที่อนุมัติแล้ว
จำนวน หน่วย สี หรือขนาด
จุดจัดส่งและวันที่ต้องการ
ยอมรับสินค้าทดแทนที่เทียบเท่ากันได้หรือไม่
แท็กแนะนำสำหรับการส่งต่อ
คำขอใหม่
พร้อมสั่งซื้อ
ดำเนินการครบถ้วน
ระบุหน่วยกำกับทุกจำนวน เช่น ชิ้น กล่อง รีม หรือลัง
Step 1
ส่งคำขอ
พนักงานเลือกรายการ จำนวน และปลายทาง
Step 2
ตรวจสอบ
ผู้ดูแลตรวจสอบสต็อก งบประมาณ และข้อยกเว้น
Step 3
สั่งซื้อ
รายการที่อนุมัติแล้วส่งต่อไปยังฝ่ายจัดซื้อ
Step 4
ดำเนินการ
ส่งมอบอุปกรณ์ที่ได้รับให้พนักงานที่ถูกต้อง
ข้อมูลพร้อมสั่งซื้อ
ช่องบังคับตอบให้ชัดว่าต้องการรายการใด กี่หน่วย ใช้งบใด และส่งที่ไหน ก่อนฝ่ายจัดซื้อจะตรวจสอบคำขอ
เก็บผลิตภัณฑ์ SKU จำนวน หน่วย และตัวเลือกสินค้าทดแทนไว้ด้วยกันในบรรทัดรายการเดียว
แผนก ศูนย์ต้นทุน วัตถุประสงค์ ราคาประเมิน และวันที่ต้องการ ช่วยประกอบการตรวจสอบ
เปลี่ยนสถานะรายการที่ส่งจากคำขอใหม่ เป็นอนุมัติแล้ว สั่งซื้อแล้ว รับแล้ว และดำเนินการครบถ้วน
เหมาะกับสำนักงาน
ใช้ตัวเลือกจากแคตตาล็อกสำหรับอุปกรณ์ทั่วไป และใช้ช่องข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับข้อยกเว้น
ใช้ช่องทำเครื่องหมายและเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับคำขอกระดาษ เครื่องเขียน อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์ไปรษณีย์ และหมึกพิมพ์ที่ใช้เป็นประจำ
จำนวนคงเหลือ จำนวนที่ต้องสั่งเพิ่ม ขนาดบรรจุ และตู้เก็บของ ช่วยระบุความต้องการเติมสต็อก
เก็บรายการที่อนุมัติและปลายทางจัดส่งที่ตรวจสอบแล้ว
ขอข้อกำหนด ลิงก์ ราคาประเมิน เหตุผล และไฟล์แนบสำหรับรายการนอกมาตรฐาน
สร้างขั้นตอนการทำงาน
เริ่มจากรายการที่คุ้นเคย แล้วเพิ่มรายละเอียดการส่งต่อและการติดตาม
ระบุรายการมาตรฐาน สถานที่ จุดจัดส่ง ศูนย์ต้นทุน กฎสำหรับข้อยกเว้น และผู้รับ
บังคับระบุหน่วย และแสดงข้อกำหนด ราคาประเมิน หรือช่องผู้จัดการเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้อง
แจ้งผู้ดูแลพร้อมข้อมูลผู้ขอ สรุปรายการ วันที่ สถานที่ และราคาประเมิน
เพิ่มเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ วันที่คาดว่าจะมาถึง วันที่รับของ และสถานะการดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
เลือกช่องทางรับคำขอ
เลือกช่องทางที่เก็บรายละเอียดไว้ครบและรวมทุกอย่างให้ฝ่ายจัดซื้อจัดการในคิวเดียว
คู่มือช่องข้อมูล
หกส่วนนี้ช่วยให้พนักงานส่งคำขอได้ง่าย พร้อมเก็บทุกข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อต้องใช้เพื่อตรวจสอบ สั่งซื้อ รับของ และส่งมอบอุปกรณ์
ผู้ขอ
เก็บรายละเอียดขององค์กรที่จำเป็นต่อการส่งต่อคำขอ โดยใช้ชื่อเรียกแผนกและศูนย์ต้นทุนขององค์กร
รายการ
ใช้ตัวเลือกจากแคตตาล็อกสำหรับรายการทั่วไป ส่วนข้อยกเว้นให้เก็บข้อกำหนด SKU ลิงก์ผู้ขาย หรือไฟล์แนบ
จำนวน
ระบุหน่วยกำกับจำนวน เช่น ชิ้น แพ็ก กล่อง รีม หรือลัง และถามสต็อกปัจจุบันเมื่อต้องเติมของในตู้ส่วนกลาง
ค่าใช้จ่าย
ราคา ค่าจัดส่ง ผู้ขาย และศูนย์ต้นทุนช่วยประเมินมูลค่าคำขอ ให้พนักงานเลือก “ไม่แน่ใจ” ได้เมื่อจำเป็น
กำหนดเวลาและการจัดส่ง
เก็บวันที่เฉพาะเจาะจง พร้อมอาคาร ห้อง จุดรับส่งไปรษณีย์ หรือปลายทางจัดส่งทางไกล
การตรวจสอบและการดำเนินการ
อธิบายว่าการส่งแบบฟอร์มเป็นการเริ่มกระบวนการตรวจสอบ ส่วนการอนุมัติ การสั่งซื้อ การรับของ และการส่งมอบให้ติดตามเป็นขั้นตอนภายหลัง
เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
ใช้เครื่องมือเฉพาะสำหรับอุปกรณ์ การเบิกวัสดุ คำสั่งซื้อถึงผู้ขาย การเบิกค่าใช้จ่ายคืน สินค้าคงคลัง หรือบริการอาคารสถานที่
แยกอุปกรณ์ที่มอบหมายให้ใช้หรือต้องส่งคืนออกจากวัสดุสิ้นเปลืองในสต็อก
เปิดเครื่องมือเก็บรหัส จำนวน ตำแหน่งสต็อก และรายละเอียดการดำเนินการ
เปิดเครื่องมือรวบรวมใบเสร็จเมื่อพนักงานซื้ออุปกรณ์ไปแล้ว
เปิดเครื่องมือนับผลิตภัณฑ์ที่จัดเก็บและตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าคงคลัง
เปิดเครื่องมือคำถามที่พบบ่อย
คำตอบสำหรับผู้ดูแล ทีมจัดซื้อ และพนักงาน
แบบฟอร์มภายในสำหรับขอกระดาษ ปากกา หมึกพิมพ์ วัสดุจัดส่ง และวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ในที่ทำงาน โดยบันทึกพนักงาน รายการที่แน่นอน จำนวนและหน่วย งบประมาณ วันที่ต้องการ และปลายทาง เพื่อใช้ตรวจสอบและดำเนินการ
เก็บชื่อผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนด SKU หรือลิงก์ จำนวน หน่วยหรือขนาดบรรจุ และตัวเลือกสินค้าทดแทน สำหรับรายการนอกมาตรฐาน ให้เพิ่มผู้ขาย ราคาประเมิน เหตุผล และไฟล์อัปโหลด ส่วนข้อมูลระดับคำขอควรมีพนักงาน แผนก ศูนย์ต้นทุน วัตถุประสงค์ วันที่ และปลายทาง
ได้ ให้แยกแต่ละรายการเป็นคนละบรรทัด เพื่อให้คำอธิบาย จำนวน หน่วย ราคา และตัวเลือกสินค้าทดแทนอยู่ด้วยกัน หากสร้างกลุ่มช่องซ้ำไม่ได้ ให้ใช้ส่วนรายการที่มีหมายเลขกำกับ หรือส่งหนึ่งแบบฟอร์มต่อหนึ่งรายการ
แสดงอุปกรณ์ที่อนุมัติแล้วเป็นช่องทำเครื่องหมายหรือเมนูแบบเลื่อนลง เมื่อเลือก “อื่น ๆ” จึงแสดงข้อกำหนด ลิงก์ ราคา เหตุผล ทางเลือก ไฟล์แนบ และช่องผู้จัดการ ทำให้คำขอทั่วไปสั้นกระชับและคำขอยกเว้นมีข้อมูลครบ
ไม่ใช่ แบบฟอร์มนี้เป็นคำขอภายใน ผู้ดูแลอาจตรวจสอบสต็อก ขอรายละเอียดเพิ่ม ตรวจสอบงบประมาณ รวมคำขอ อนุมัติรายการทดแทน หรือปฏิเสธก่อนสั่งซื้อ ต้องระบุให้ชัดว่าการยืนยันการส่งไม่ได้หมายถึงการอนุมัติหรือการซื้อ
ส่งคำตอบไปยังขั้นตอนการทำงานส่วนกลาง แล้วติดตามการขอข้อมูลเพิ่ม การอนุมัติ เลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ ผู้ขาย วันที่คาดว่าจะมาถึง การรับของ และการดำเนินการ เก็บคำตอบเดิมแยกไว้ และบันทึกห้อง จุดรับของ หรือผู้รับ
ฟรี Makeform ให้สร้าง แก้ไข เผยแพร่แบบฟอร์ม และเก็บคำขอพร้อมคำตอบได้ฟรีไม่จำกัด แพ็กเกจแบบชำระเงินใช้สำหรับนำตรา Makeform ออก โปรดเปลี่ยนรายการและสถานที่ตัวอย่าง แล้วทดสอบการส่งต่อก่อนแชร์
แบบฟอร์มขออุปกรณ์บันทึกความต้องการภายในของพนักงาน ส่วนใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำหรับผู้ขายที่จัดทำภายหลังการตรวจสอบ คำขอมีบริบทของรายการและผู้ขอ ส่วนใบสั่งซื้อจะเพิ่มผู้ขายและเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ
กำหนดเส้นทางสู่การดำเนินการที่ชัดเจนให้ทุกคำขออุปกรณ์