Опишите свои автомобили и кто может ими управлять. Makeform превращает это в форму соглашения на использование авто: данные водителя и прав, выбор автомобиля, даты выдачи и возврата, а также принятие ваших условий с подписью, чтобы вы всегда знали, у кого какая машина.
Отправляйте заявки на выдачу в Slack, Google Sheets и Zapier.
Примеры промптов для конструктора
Выберите промпт, отредактируйте его выше или отправьте в настоящий конструктор Makeform. Структура здесь примерная, это не живой результат ИИ.
Аудитория
Сотрудники, забирающие общие служебные автомобили
Формат
Форма на одну страницу с выбором автомобиля и дат
Размер промпта
436 символов
Пример структуры формы
Форма на одну страницу с выбором автомобиля и дат
Имя водителя, отдел и контакты
Номер водительского удостоверения и срок действия
Какой автомобиль вам нужен?
Дата и время выдачи и возврата
Я принимаю условия использования автомобиля
Рекомендуемые теги маршрутизации
Допущенные водители
На проверке
Возвраты
Спрашивайте срок действия прав, а не только номер: просроченные права — именно то, что аудит автопарка реально находит.
Step 1
Запрос
водитель, права, автомобиль и даты
Step 2
Одобрить
администратор проверяет права и доступность
Step 3
Выдача
условия подписаны, состояние и одометр отмечены
Step 4
Возврат
автомобиль вернулся, проблемы отмечены, след полный
Зачем нужна форма соглашения
Планшет у шкафа с ключами скажет, кто брал фургон на прошлой неделе. Он не проверит срок действия прав, не зафиксирует принятые условия и не докажет, что вмятина уже была; форма соглашения на использование авто это делает.
Обязательные поля для номера, категории и срока действия прав не дадут человеку с просроченными правами выехать на автомобиле организации.
Покажите политику использования автомобилей прямо в форме и каждый раз собирайте чекбокс подтверждения и подпись, а не один раз много лет назад в папке.
Каждая выдача, возврат и сообщенная проблема становятся поисковой записью, поэтому «у кого был фургон 14-го?» занимает секунды, а не смену.
Сделано для вашего автопарка
Начните с версии, которая ближе всего к тому, как в вашей организации берут автомобили, а затем отредактируйте поля в конструкторе.
Выпадающий список автомобилей, время выдачи и возврата, пункт назначения и подписанные условия для общих машин.
Вопросы по правам и истории вождения, подтверждение страховки и маршрутизация по программам для волонтеров.
Допущенные водители, количество пассажиров, цель поездки и правила фургона, подписанные перед каждой поездкой.
Грузовики, прицепы и инструменты в одной форме, с чеклистами состояния и показаниями одометра.
Процесс выдачи
Makeform превращает правила вашего автопарка в живую форму соглашения на использование авто с уведомлениями, чтобы выдачи перестали жить на планшете.
Расскажите Makeform, какие автомобили вы выдаете, кто может ими управлять и чего требует политика: проверка прав, страховка, лимиты пассажиров.
Настройте список автомобилей, добавьте условные поля — вопросы о прицепе только когда выбран прицеп — и сделайте поля прав обязательными.
Каждая заявка отправляет письмо согласующему и может публиковаться в Slack, чтобы права и даты проверили до того, как кто-то возьмет ключи.
Ответы попадают во входящие и Google Sheets: один список показывает, у кого что находится, что пора вернуть и что вернулось поврежденным.
Форма vs шаблон vs журнал
Шаблон соглашения на использование авто дает текст для печати, но у каждого автопарка свои автомобили, водители и правила. Созданная форма уже ваша и сама ведет записи.
Гид по полям
Ищете шаблон соглашения на использование авто? Вот разделы, которые делают его рабочим на практике: создайте их как форму, а затем вставьте собственный текст политики вашей организации.
Водитель и допуск
Первая задача формы — подтвердить, что водитель допущен к управлению. Собирайте личные данные и сведения о правах как обязательные поля в структурированном формате, чтобы просроченные права были видны сразу, а не терялись в почерке.
Автомобиль и график
Свободный текст в поле автомобиля создает двойные бронирования. Выпадающий список реального автопарка плюс структурированные даты выдачи и возврата позволяют офису увидеть конфликт до того, как ключи уйдут из шкафа.
Условия и подтверждение
Покажите политику использования автомобилей — кто может водить, разрешенное использование, топливо и платные дороги, личное использование — прямо над полями принятия. Текст ваш; форма превращает принятие в записанный шаг по каждому водителю и каждой выдаче.
Состояние и возврат
Большинство споров — о повреждениях, которые никто не записал. Чеклист состояния с загрузкой фото при выдаче и такая же отметка при возврате закрывают вопрос «эта вмятина уже была» доказательствами.
Связанные инструменты
Соглашение — один шаг. Создайте формы осмотра, инцидентов и обслуживания для того же автопарка в одном AI-конструкторе.
Обходные осмотры со структурированными проверками состояния до и после каждой поездки.
Открыть инструментТа же схема выдачи для инструментов и снаряжения без номерных знаков.
Открыть инструментОценивайте дорожные тесты и фиксируйте, кто допущен к вождению, до любых подписей.
Открыть инструментСоглашения аренды и данные бронирования для автомобилей, которые уходят платящим клиентам.
Открыть инструментСтруктурированные отчеты об авариях и инцидентах, когда что-то случается на дороге.
Открыть инструментДайте водителям сообщать о услышанном стуке прямо в очередь обслуживания.
Открыть инструментFAQ
Короткие ответы для менеджеров автопарка и офисных администраторов, которые заменяют бумажный журнал выдачи.
Это форма, которую сотрудник, волонтер или участник заполняет перед использованием автомобиля организации: данные водителя и прав, какой автомобиль и когда, а также условия использования, принятые с подтверждением и подписью. Она защищает организацию и создает запись каждой выдачи.
Шаблон — это документ политики: текст о разрешенном использовании, ответственности и страховке, обычно файл Word или PDF. Форма — это способ, которым каждый водитель принимает эти условия, и способ отследить, у кого какой автомобиль. Makeform создает форму; вы вставляете собственный текст соглашения вашей организации.
Основа: имя и контакты водителя, номер и срок действия прав, выбор автомобиля, даты выдачи и возврата, пункт назначения или цель, условия соглашения с чекбоксом подтверждения и подписью, а также чеклист состояния. Добавьте одометр и фото, если есть риск споров о повреждениях.
Да. Добавьте поле подписи, и водители подписывают на экране мышью или пальцем рядом с чекбоксом подтверждения. Подпись хранится вместе с отправкой, поэтому у каждой выдачи есть подписанная запись.
Да. Покажите текст политики прямо над полями принятия, чтобы водители читали и подтверждали в одном месте. Текст остается вашим: Makeform строит форму вокруг него, но не пишет юридические условия за вас.
Соглашение на использование авто покрывает ваших людей, использующих автомобили организации — сотрудников, волонтеров, участников служений — обычно бесплатно. Договор аренды автомобиля — коммерческая сделка с оплатой, депозитами и сроками аренды. Если вы берете оплату за использование автомобиля, начните с формы аренды автомобиля.
Да. Укажите автопарк в выпадающем списке, чтобы водитель выбрал конкретный автомобиль, и используйте условную логику для вопросов по типу автомобиля: поля прицепа только когда выбран прицеп, количество пассажиров только для фургона.
Да. Добавьте поля загрузки файлов для фото обхода автомобиля; изображения придут приложенными к отправке как доказательство с отметкой времени, как автомобиль выглядел до и после поездки.
Да. Вы можете бесплатно создать форму, отредактировать ее и опубликовать. Платные планы добавляют больший объем и расширенные функции workflow.
Выдачи попадают во входящие Makeform и могут уходить в Google Sheets, Slack или тысячи приложений через Zapier, чтобы офис видел один список, у кого какой автомобиль и что должно вернуться.
Да. Опубликуйте форму как публичную ссылку, встроьте ее на сайт или интранет либо отправьте по email: любой с ссылкой может отправить форму без входа.
Да. Каждая отправка может отправить письмо менеджеру автопарка или офисному администратору и опубликовать в Slack, чтобы права и даты проверили до получения ключей.
Хватит выдавать автомобили на честном слове.
