Опишите, как ваша организация принимает заявления об увольнении. Makeform превратит описание в структурированную форму, которая фиксирует сотрудника, дату уведомления, предполагаемый последний рабочий день, обстоятельства ухода, потребности в передаче дел и подтверждение для проверки отделом кадров — руководителям не придётся восстанавливать решение по разрозненным письмам.
Отправляйте заявления по электронной почте, в Slack, Google Sheets и Zapier.
Примеры запросов для конструктора
Выберите наиболее близкий процесс, измените детали или отправьте запрос в конструктор Makeform. Каждая структура — редактируемая отправная точка, а не заполненное заявление сотрудника.
Аудитория
Сотрудники, официально уведомляющие отдел кадров и руководителя
Формат
Короткая внутренняя форма с датами и подтверждением
Размер запроса
516 симв.
Пример структуры формы
Короткая внутренняя форма с датами и подтверждением
Данные сотрудника, отдел и руководитель
Какой день вы планируете сделать последним рабочим?
Вы уже сообщили руководителю?
Причина ухода, если вы хотите её указать
Подтверждение сотрудника и введённое имя
Рекомендуемые теги маршрутизации
Проверка отделом кадров
Связь с руководителем
Готово к оформлению увольнения
Храните желаемый сотрудником последний день отдельно от окончательного дня, подтверждённого отделом кадров. Правила уведомления, графики, накопленный отпуск и внутренние решения могут привести к различию этих дат.
Step 1
Подать
сотрудник фиксирует уведомление и предполагаемый последний день
Step 2
Проверить
отдел кадров проверяет даты, сведения и необходимость дальнейших действий
Step 3
Подтвердить
отдел кадров сообщает подтверждённый последний день
Step 4
Передать дела
за передачей дел и оформлением увольнения закрепляется ответственный
Более ясная запись об уведомлении
В письме об увольнении может быть дата, но не место работы, руководитель, сведения о передаче дел или личный контакт, нужный отделу кадров. Специализированная форма собирает рабочие факты в одном заявлении, оставляя деликатные пояснения необязательными.
Фиксируйте дату подачи уведомления и предполагаемый последний рабочий день сотрудника в отдельных структурированных полях. Затем отдел кадров сможет проверить запрос и сообщить подтверждённый последний день, не заменяя незаметно исходную запись сотрудника.
Условная логика может показывать вопросы о сменах сотрудникам с почасовой оплатой, поля передачи проектов ответственным за клиентов или поля руководителя при регистрации устного уведомления. Сотрудникам не придётся проходить длинный список, не связанный с их ролью.
Направьте заявление в отдел кадров, уведомите нужного проверяющего и перенесите подтверждённые сведения в чек-лист оформления увольнения. Форма фиксирует уведомление, а отдельный чек-лист назначает задачи по доступам, оборудованию, расчётам и передаче знаний.
Для реальных увольнений
Начните с единой основной записи, затем добавьте ветки по формату работы, обязанностям сотрудника и способу подачи уведомления.
Дайте сотрудникам закрытую внутреннюю ссылку для указания личности, даты уведомления, предполагаемого последнего дня, необязательной причины ухода и личных контактов. В подтверждении можно пояснить, что отдел кадров рассмотрит заявление.
Если сотрудник сообщает об уходе в разговоре, руководитель может зафиксировать время получения, названную дату и исходную запись. Отдельная ветка может запросить подтверждение сотрудника, чтобы не выдавать заметки руководителя за ответы сотрудника.
Попросите сотрудников с активными задачами указать сроки, документы, регулярные обязанности и возможных преемников. Отдел кадров получит уведомление, а руководитель — первичный перечень для планирования передачи дел.
Место работы, руководитель, ожидаемая последняя смена и оставшиеся смены по графику помогут направить заявление нужному местному руководителю. Удобные для мобильных устройств элементы подходят сотрудникам, которые не работают за столом.
Настройте процесс
Создайте основную форму, адаптируйте её к внутреннему процессу и проверьте передачу данных до отправки ссылки сотрудникам.
Сообщите Makeform, подают ли сотрудники заявления напрямую, могут ли руководители фиксировать офлайн-уведомления или допустимы оба варианта. Укажите подразделения, места работы, типы сотрудников, поля дат, сведения о передаче дел и формулировку подтверждения.
Сделайте обязательными данные сотрудника и поля последнего дня, но внимательно решите, должны ли причины ухода, сведения о новом работодателе и комментарии быть необязательными. Добавьте понятную подсказку, отличающую предполагаемую дату от последующего подтверждения отделом кадров.
Показывайте сведения о сменах только почасовым сотрудникам, а вопросы о передаче дел — только подходящим ролям. Сначала направляйте заявления в отдел кадров, затем уведомляйте нужного руководителя или контакт по месту работы согласно ответам сотрудника.
Отправьте тестовые варианты от сотрудника и руководителя, проверьте даты и уведомления, затем поделитесь формой или встроите её в портал сотрудников. Задачи дальнейшего оформления храните в отдельном чек-листе с назначенными ответственными.
Форма, письмо или документ
Заявление может сохранить собственные слова сотрудника. Структурированная форма надёжнее собирает даты, данные маршрутизации и сведения для передачи дел. Можно принимать загруженное заявление и одновременно фиксировать поля, необходимые отделу кадров.
Руководство по полям
Хорошая форма отделяет уведомление сотрудника от проверки отделом кадров и последующего оформления увольнения. Эти шесть разделов создают полезную запись, не превращая одно заявление во весь процесс ухода.
Запись о сотруднике
Начните со сведений, по которым отдел кадров найдёт внутреннюю запись: имя, рабочий адрес электронной почты, табельный номер, отдел, должность, место работы и руководитель. Для известных отделов и мест используйте списки, чтобы сократить разночтения и точно маршрутизировать заявление.
Уведомление и даты
По возможности фиксируйте дату подачи автоматически и спрашивайте предполагаемый последний рабочий день. Если руководитель получил уведомление раньше, сохраните эту дату отдельно. Не заменяйте названную дату последующим решением отдела кадров: храните обе для ясной истории.
Обстоятельства ухода
Список причин ухода помогает внутренней отчётности, но сотрудники могут не хотеть объяснять решение в форме. Предложите необязательную категорию с вариантом «Не хочу отвечать», необязательный комментарий и отдельный вопрос об участии в выходном интервью, не превращая деликатные сведения в условие подачи.
Передача работы
Если роль сотрудника этого требует, спросите об активных проектах, регулярных обязанностях, ближайших сроках, важных связях и возможных ответственных за передачу. На этапе уведомления список должен быть кратким; руководители превратят его в назначенные задачи отдельного чек-листа.
Сигналы об имуществе и доступах
Краткий чек-лист может отметить ноутбуки, телефоны, ключи, пропуска, карты, форму и другое имущество организации у сотрудника. Он должен сигнализировать о дальнейших действиях, а не требовать подтвердить выполнение всех задач по доступам и имуществу до проверки уведомления отделом кадров.
Подтверждение и дальнейшая связь
Завершите форму введённым именем или подписью, датой подачи и ясным подтверждением содержания заявления. Сообщение должно говорить, что отдел кадров рассмотрит уведомление и свяжется по поводу дат и следующих шагов, а не создавать впечатление, будто сама форма подтверждает все условия работы.
Связанные инструменты
Используйте заявление как стартовый сигнал, а интервью, обязанности и задачи оформления ведите в специализированных формах и чек-листах.
Соберите рабочие сведения, нужные отделу кадров, расчётной службе, ИТ, административной службе и руководителю после проверки уведомления.
Открыть инструментСоздайте отдельный процесс обратной связи, чтобы официальная запись оставалась краткой, а для комментариев об уходе было достаточно места.
Открыть инструментНазначьте задачи по оборудованию, доступам, расчётам, документации, коммуникации и передаче дел ответственным людям.
Открыть инструментЗафиксируйте незавершённую работу, регулярные задачи, замечания по безопасности и смену ответственных для сотрудников сменных ролей.
Открыть инструментСоздайте расширенную форму, если процесс объединяет сведения об уходе, возврате имущества и дальнейшей связи.
Открыть инструментСобирайте текущую обратную связь о работе отдельно, прежде чем сотрудники решат подать официальное уведомление.
Открыть инструментЧастые вопросы
Практические ответы для отделов кадров, заменяющих разрозненные письма структурированным внутренним процессом.
Форма заявления об увольнении — внутренний документ, с помощью которого сотрудник официально сообщает организации о намерении уйти. Обычно она фиксирует сотрудника, дату уведомления, предполагаемый последний рабочий день, руководителя, необязательный контекст ухода и контакты или сведения о передаче дел. Заявление создаёт единую исходную запись для проверки и дальнейших действий отдела кадров; последующие задачи можно вести в отдельном чек-листе.
Включите имя, табельный номер, должность, отдел, место работы и руководителя сотрудника, дату уведомления и предполагаемый последний рабочий день. В зависимости от роли добавьте оставшиеся смены, активные проекты, регулярные обязанности, имущество компании, личный контакт и необязательную загрузку заявления. Причину и комментарии оставьте необязательными, а в подтверждении объясните, что отдел кадров проверит уведомление и сообщит следующие шаги.
Можно, но вопрос не обязан быть обязательным. Короткий список категорий с вариантом «Не хочу отвечать» помогает единообразному внутреннему анализу, а необязательный комментарий оставляет место для контекста. Подробную обратную связь лучше собирать в отдельном выходном интервью, чтобы сотрудник мог своевременно уведомить об уходе без требования подробно объяснять решение.
Да. Сначала спросите, кто отправляет форму — сотрудник или руководитель, — затем покажите подходящую ветку. Для записи руководителя зафиксируйте, когда и как получено уведомление, названную сотрудником дату, изложение руководителя и приложенный источник. Ясно пометьте сведения как записанные руководителем и добавьте подтверждение сотрудника, если этого требует внутренний процесс.
Храните их как отдельные значения. Форма должна сохранять дату, запрошенную или названную сотрудником. Затем отдел кадров проверяет графики и внутренние правила и сообщает подтверждённый последний день обычным для организации способом. Так исходное уведомление не потеряется, а последующие процессы получат чётко обозначенную подтверждённую дату.
Да. Направьте новое заявление в отдел кадров, уведомите нужного проверяющего и на основе проверенной записи запустите чек-лист оформления увольнения. В нём можно назначить возврат оборудования, передачу учётных записей, изменение доступов, документацию, координацию расчётов и уведомление команды. Вынесение этих действий из формы заявления делает ответственность видимой и не заставляет уходящего сотрудника выполнять задачи других команд.
Да. Makeform позволяет бесплатно создавать, редактировать, публиковать и использовать неограниченное количество форм и получать неограниченное количество ответов. Платный тариф убирает значок Makeform. Перед отправкой формы сотрудникам проверьте созданные формулировки, поля, получателей и логику дат на соответствие процессам вашей организации.
Первое уведомление отправляйте только ответственному за увольнения сотруднику или ящику отдела кадров, затем подключайте руководителя и другие команды согласно вашему процессу. Не публикуйте деликатные развёрнутые ответы в общих чатах или больших рассылках. До публикации ссылки проверьте на тестовых данных получателей, условные ветки, текст подтверждения и подключённую таблицу.
У каждого увольнения должна быть ясная исходная запись.
