Опишите каталог, офисы и процесс закупок. Makeform создаст внутреннюю форму с точными позициями, количеством, центрами затрат, датами и точками доставки, чтобы администраторы могли отслеживать выполнение заявок.
Направляйте заявки на канцтовары в электронную почту, Slack, Google Sheets и Zapier.
Примеры запросов для конструктора
Выберите сценарий, отредактируйте детали и отправьте запрос в конструктор Makeform.
Аудитория
Сотрудники, заказывающие утверждённые канцтовары
Формат
Заявка по каталогу с количеством и местом доставки
Размер запроса
472 символов
Пример структуры формы
Заявка по каталогу с количеством и местом доставки
Сотрудник, отдел и центр затрат
Выберите утверждённые канцелярские товары
Количество, единица, цвет или размер
Точка доставки и требуемая дата
Допустима ли равноценная замена?
Рекомендуемые теги маршрутизации
Новая заявка
Готово к заказу
Выполнено
Для каждого количества указывайте единицу измерения: штуку, коробку, пачку или ящик.
Step 1
Заявка
сотрудник выбирает позиции, количество и место назначения
Step 2
Проверка
администратор проверяет запасы, бюджет и исключения
Step 3
Заказ
утверждённые позиции передаются в закупки
Step 4
Выполнение
полученные товары передаются нужному сотруднику
Заявка, готовая к оформлению заказа
До проверки отделом закупок обязательные поля уточнят, какой товар нужен, сколько единиц, из какого бюджета и куда его доставить.
Храните товар, SKU, количество, единицу измерения и допустимость замены вместе в одной строке позиции.
Отдел, центр затрат, назначение, оценка стоимости и требуемая дата помогают проверить заявку.
Переводите заявки через статусы: новая, утверждена, заказана, получена и выполнена.
С учётом особенностей офиса
Для типовых товаров используйте варианты из каталога, а для исключений — отдельные поля.
Используйте флажки и выпадающие списки для стандартных заявок на бумагу, письменные и почтовые принадлежности, товары для хранения документов и тонер.
Текущий остаток, количество для повторного заказа, размер упаковки и шкаф помогают определить потребность в пополнении.
Собирайте утверждённые позиции и проверенный адрес доставки.
Для нестандартных товаров запрашивайте характеристики, ссылки, оценку стоимости, обоснование и вложения.
Настройте процесс
Начните со знакомых товаров, затем добавьте сведения для маршрутизации и отслеживания.
Перечислите стандартные товары, офисы, точки доставки, центры затрат, правила исключений и получателей.
Сделайте единицы измерения обязательными, а характеристики, оценку стоимости и поля руководителя показывайте только при необходимости.
Отправляйте администратору уведомление с данными заявителя, перечнем товаров, датой, местом и оценкой стоимости.
На следующих этапах добавляйте номер заказа, ожидаемую дату прибытия, дату получения и статус выполнения.
Выберите способ подачи заявки
Выберите канал, который сохраняет подробности и сводит все заявки в одну очередь для закупок.
Справочник полей
Эти шесть разделов упрощают подачу заявки для сотрудников и сохраняют все сведения, необходимые отделу закупок для проверки, заказа, приёмки и доставки товаров.
Заявитель
Собирайте организационные данные, необходимые для маршрутизации заявок, используя принятые у вас названия отделов и центров затрат.
Позиции
Для типовых товаров используйте варианты каталога. Для исключений собирайте характеристики, SKU, ссылку на поставщика или вложение.
Количество
Дополняйте количество единицей: штука, упаковка, коробка, пачка или ящик. При пополнении общих шкафов спрашивайте текущий остаток.
Стоимость
Цены, доставка, поставщик и центр затрат помогают оценить заявку. Позвольте сотрудникам выбрать «Не уверен», когда это уместно.
Сроки и доставка
Запрашивайте конкретную дату, а также здание, комнату, пункт внутренней почты или адрес удалённой доставки.
Проверка и выполнение
Объясните, что отправка заявки запускает проверку. Утверждение, заказ, получение и доставку отслеживайте как последующие этапы.
Связанные инструменты
Используйте специализированный инструмент для оборудования, требований материалов, заказов поставщикам, возмещения расходов, инвентаризации или обслуживания помещений.
Отделяйте закрепляемое или возвратное оборудование от расходных материалов.
Открыть инструментСобирайте коды, количество, места хранения и сведения о выполнении.
Открыть инструментСоздавайте заказ поставщику после утверждения.
Открыть инструментСобирайте чеки, если сотрудник уже купил принадлежности.
Открыть инструментПодсчитывайте товары на хранении и проверяйте точность учёта запасов.
Открыть инструментНаправляйте заявки на ремонт отдельно от очереди заказов канцтоваров.
Открыть инструментЧастые вопросы
Ответы для администраторов, отделов закупок и сотрудников.
Это внутренняя форма для заказа бумаги, ручек, тонера, упаковочных материалов и других офисных расходников. В ней фиксируются сотрудник, точная позиция, количество и единица измерения, бюджет, требуемая дата и место доставки для проверки и выполнения заявки.
Собирайте название товара, характеристики, SKU или ссылку, количество, единицу измерения или размер упаковки и допустимость замены. Для нестандартных товаров добавьте поставщика, оценку стоимости, обоснование и загрузку файла. На уровне заявки укажите сотрудника, отдел, центр затрат, назначение, дату и место доставки.
Да. Выделите для каждого товара отдельную строку, чтобы описание, количество, единица, стоимость и допустимость замены оставались вместе. Если повторяющиеся группы недоступны, используйте пронумерованные разделы позиций или отдельную заявку для каждого товара.
Покажите утверждённые товары в виде флажков или выпадающих списков. При выборе варианта «Другое» можно отображать характеристики, ссылку, цену, причину, альтернативы, вложение и поля руководителя — типовые заявки останутся короткими, а исключения будут содержать все детали.
Нет. Это внутренняя заявка. До оформления заказа администратор может проверить остатки, уточнить детали, рассмотреть бюджет, объединить заявки, утвердить альтернативу или отклонить запрос. Укажите, что подтверждение отправки не означает утверждение или покупку.
Направляйте ответы в общий рабочий процесс и отслеживайте уточнение, утверждение, номер заказа, поставщика, ожидаемое прибытие, получение и выполнение. Храните исходные ответы отдельно и фиксируйте комнату, точку выдачи или получателя.
Да. Makeform предлагает неограниченное число бесплатных форм и ответов: их можно создавать, редактировать, публиковать и собирать заявки. Платный тариф убирает значок Makeform. Замените примеры товаров и мест своими данными, а перед распространением проверьте маршрутизацию.
Форма заявки на канцтовары фиксирует внутреннюю потребность сотрудника. Заказ поставщику — это более поздний документ для поставщика, который создаётся после проверки. В заявке сохраняются данные о товаре и заявителе, а в заказ добавляются поставщик и номер заказа.
Проложите для каждой заявки на канцтовары понятный путь до выполнения.
