Опишите правила подачи обращений и ответственных за их рассмотрение. Makeform создаст форму этической жалобы с полями для фактов происшествия, причастных лиц, файлов, предпочтений по связи и подтверждения.
Отправляйте обращения на электронную почту, в Google Sheets, Slack и Zapier.
Примеры запросов для конструктора
Выберите сценарий, скорректируйте формулировки или отправьте запрос в конструктор. Эта структура — лишь пример, а не процедура расследования.
Аудитория
Сотрудники, сообщающие о предполагаемых нарушениях правил
Формат
Пошаговое обращение с необязательным указанием личности
Размер запроса
268 симв.
Пример структуры формы
Пошаговое обращение с необязательным указанием личности
Имя и предпочтительный способ связи
О каком нарушении вы сообщаете?
Когда и где это произошло?
Что произошло по порядку?
Подтверждающие файлы
Рекомендуемые метки маршрутизации
Конфликт интересов
Ненадлежащее использование ресурсов
Опасение ответных мер
Запросите даты, места, сведения о свидетелях и отдельных эпизодах. Нейтральные вопросы о фактах эффективнее одного большого поля для свободного рассказа.
Step 1
Приём
факты, даты, люди и файлы
Step 2
Первичная оценка
сфера компетенции, срочность, конфликт и ответственный
Step 3
Рассмотрение
уточняющие вопросы и заметки о расследовании
Step 4
Завершение
уведомление о статусе и сохранённая запись
Более качественный приём обращений
Обычный почтовый ящик провоцирует неполные рассказы. Структурированная форма этической жалобы задаёт нейтральные вопросы, сохраняет вложения и помогает единообразно проводить первичную оценку.
Отдельные поля для действий, дат, мест, причастных лиц и свидетелей помогают проверяющим понять суть заявления, не требуя от заявителя знания терминологии расследований.
Объясните, кто рассматривает обращения, как может проходить последующая связь и куда обращаться в экстренных случаях. Не обещайте анонимность или результаты, которые процесс не может гарантировать.
Такие категории, как конфликт интересов, ненадлежащее использование ресурсов, ответные меры и финансовые нарушения, помогают группе приёма единообразно выполнять первичную сортировку.
Сценарии подачи жалоб
Сохраняйте единообразие вопросов о фактах, а уведомления о сфере компетенции, способы связи и маршрутизацию настраивайте под свою аудиторию.
Соберите сведения о подразделении, трудовых отношениях и предыдущих внутренних обращениях, а также безопасный способ и время для последующей связи.
Укажите причастного члена совета или должностное лицо, соответствующую область правил, вопросы компетенции и даты заседаний или решений.
Дайте понятные разъяснения о сфере компетенции и позвольте жителям, клиентам, поставщикам или партнёрам описать обстоятельства без внутренней терминологии.
Соберите существующий номер обращения и новые факты, не заставляя заявителя повторять каждую деталь первоначального сообщения.
Настройте процесс
Сначала определите проверяющих и решения, связанные с формой. Затем запрашивайте только сведения, необходимые для проверки компетенции, безопасной последующей связи и справедливой передачи на расследование.
Опишите, кто может подать обращение, какие действия охватывает процесс, можно ли не указывать личность и какой канал предназначен для экстренных случаев или вопросов вне компетенции.
Замените выводы вопросами о фактах: что произошло, кто присутствовал, когда это случилось, как часто повторялось и какие документы могут подтвердить сообщение.
Направляйте уведомления назначенному ответственному за приём. Предусмотрите отдельный маршрут, если в жалобе назван обычный проверяющий или возникает иной конфликт.
Отправьте пробные обращения с контактными данными и без них, проверьте условные поля и получение вложений, а также убедитесь, что заявитель видит реалистичное описание следующих шагов.
Выберите способ приёма
Заявителям нужно место для рассказа, а проверяющим — единообразные даты, сведения о людях, категории и файлы.
Руководство по полям
Эти шесть разделов помогают проверяющему понять заявление, связаться с заявителем, когда это возможно, сохранить полезный контекст и провести первичную оценку без преждевременных выводов.
Варианты для заявителя
Запросите имя или иной способ идентификации, связь с организацией и безопасный канал последующей связи. Если личность можно не указывать, объясните, что отсутствие контактных данных может ограничить последующую связь.
Классификация проблемы
Используйте понятные категории, не требуя от заявителей доказывать нарушение. Добавьте вариант «Другое» для случаев с неопределённой классификацией.
Факты происшествия
Отделяйте личные наблюдения от сведений с чужих слов. Спросите, когда и где произошло каждое событие и продолжается ли оно.
Люди и доказательства
Соберите сведения о свидетелях, описания документов и файлы. Напомните заявителям не добывать документы, к которым у них нет доступа, и спросите, что подтверждает каждый файл.
Предыдущие обращения
Спросите, поднимался ли вопрос ранее, по какому каналу и что изменилось. Это связывает связанные обращения без преждевременных выводов.
Уведомления и подтверждение
Назовите получателя обращения, не обещайте определённого вывода и направляйте экстренные случаи в другой канал. Попросите заявителей подтвердить точность сведений в меру своих знаний.
Связанные инструменты
Используйте специализированные формы, если сообщение относится к более узкой процедуре для обращений сотрудников, жалоб на дискриминацию, сообщений о происшествиях или общей обратной связи.
Предложите способ подать жалобу без обязательного указания личности, избегая обещаний полной неотслеживаемой анонимности.
Открыть инструментСоберите факты о жалобе на рабочем месте, сведения о причастных лицах, предыдущих обращениях и желаемой последующей связи.
Открыть инструментСоздайте специализированную форму для сообщений о предполагаемой дискриминации и связанных с ней событиях.
Открыть инструментЗафиксируйте конкретное событие, его хронологию, участников, немедленные меры и подтверждающие файлы.
Открыть инструментСобирайте обычные предложения и впечатления сотрудников, для которых не требуется процедура приёма жалоб.
Открыть инструментСоздайте процесс приёма жалоб отделом кадров по вопросам трудовых отношений и последующей внутренней работы.
Открыть инструментЧастые вопросы
Практические ответы для специалистов по этике, администраторов советов, отделов кадров и других назначенных проверяющих.
Это структурированная форма приёма сообщений о предполагаемых нарушениях. Она собирает сведения о людях, действиях, датах, местах, свидетелях, документах, предыдущих обращениях и необязательные данные для последующей связи.
Спросите, что произошло, кто был причастен, когда и где это случилось, кто был свидетелем и какие документы это подтверждают. Добавьте поля для категории, контактов, предыдущего обращения и подтверждения.
Следуйте своим правилам. Когда это уместно, сделайте поля с личными данными необязательными и объясните, что отсутствие контактов может ограничить последующую связь. Не обещайте анонимность, которую ваш процесс не способен обеспечить.
Ограничьте доступ назначенными сотрудниками по приёму и укажите заменяющего сотрудника на случай конфликта. Проверьте доступ и уведомления. Экстренные случаи направляйте в канал немедленного реагирования.
Да. Добавьте разрешённые поля для файлов и спросите, что подтверждает каждый материал. Предупредите заявителей, чтобы они не добывали и не отправляли материалы, к которым у них нет доступа.
Вместо выводов спрашивайте о наблюдавшихся словах, действиях, решениях, датах и источниках. Рассматривайте каждое заявление как поступившее обращение, а не как установленный факт.
Да. В Makeform можно бесплатно и без ограничений создавать, редактировать и публиковать формы. Платный тариф позволяет убрать значок Makeform. Перед распространением проверьте получателей, уведомления и права доступа.
Подтвердите получение, по возможности сообщите номер обращения и обозначьте реалистичные следующие шаги. Внутри организации назначьте ответственного, проверьте сферу компетенции и конфликты и сохраните исходное обращение.
Помогите ясно подавать сложные обращения.
