Опишите оборудование и порядок согласования. Makeform создаст форму передачи оборудования с идентификационными данными активов, местоположениями, состоянием, датами передачи ответственности и подписями обеих сторон.
Отправляйте записи о передаче в Slack, Google Sheets и Zapier.
Примеры запросов для конструктора
Выберите запрос, адаптируйте его под свой процесс учета активов или отправьте в конструктор Makeform. Любую структуру можно изменить.
Для кого
ИТ- и операционные команды, перераспределяющие устройства
Формат
Двусторонняя передача с подписями
Размер запроса
286 симв.
Пример структуры формы
Двусторонняя передача с подписями
Инвентарный номер, серийный номер и тип оборудования
Текущее ответственное лицо и получатель
Комплектующие в наличии
Фотографии состояния и имеющихся повреждений
Подтверждение передачи и получения
Рекомендуемые теги маршрутизации
Ожидает передачи
В пути
Получено
Сделайте инвентарный или серийный номер обязательным вместо одного лишь названия оборудования, чтобы при сверке не перепутать два одинаковых ноутбука.
Step 1
Идентифицировать
инвентарный номер, серийный номер и комплектующие
Step 2
Передать
отправитель фиксирует состояние и подписью передает ответственность
Step 3
Переместить
пункт назначения, перевозчик и сроки передачи остаются на виду
Step 4
Получить
получатель проверяет состояние и подтверждает принятие ответственности
Почему важен учет передач
В письмах и таблицах может быть указано, что актив перемещен, но не видно, что именно прибыло, в каком состоянии и кто его принял. Форма связывает эти факты.
Инвентарные и серийные номера, количество и перечни комплектующих позволяют различать единицы одной модели.
Чек-листы и фотографии фиксируют повреждения, показания, уровень заряда или недостающие детали при передаче и получении.
Именные поля отправителя и получателя вместе с датированными подписями создают отслеживаемую цепочку передачи ответственности.
Сценарии передачи
Выберите ближайший сценарий, затем измените места, роли согласующих и вопросы о состоянии.
Передавайте устройства между ответственными лицами с учетом комплектующих, состояния, проверки удаления учетной записи и подтверждения обеими сторонами.
Фиксируйте отделы, центры затрат, дату вступления в силу, причину и согласования руководителей.
Собирайте данные о местах, контакте перевозчика, сроках, упаковке и проверке на принимающей площадке.
Позвольте руководителям на местах подтвердить с телефона инструменты, количество, состояние, проблемы и ответственное хранение на следующей площадке.
Процесс передачи
Настройте форму по контрольным точкам учета активов, а затем направьте передачу команде инвентаризации.
Укажите оборудование, идентификаторы, роли передающей и принимающей сторон и обязательных проверяющих.
Добавьте варианты площадок и отделов. Показывайте поля о перевозке или работе с данными только когда они нужны.
Уведомите владельца актива и передайте структурированные данные в подключенный процесс сверки.
Получатель сверяет номера, комплектующие и состояние, затем подписывает форму или сообщает о расхождениях с фотографиями.
Форма, таблица или электронная почта
Таблица перечисляет местоположения; форма передачи фиксирует, кто, что, когда, почему и в каком состоянии переместил, а также кто это принял.
Руководство по полям
Используйте шесть разделов для полноценной записи об ответственном хранении со структурированными полями для сверки.
Идентификация актива
Запросите идентификатор из реестра и достаточно данных, чтобы проверить конкретную единицу оборудования при заборе и получении.
Ответственное хранение
Отдельно укажите передающего и принимающего ответственных лиц, а также их отделы и контактные данные.
Местоположения
Зафиксируйте точные рабочие местоположения и отличайте постоянное перераспределение от временного перемещения.
Состояние
Используйте чек-лист для конкретного типа оборудования. Фотографии и показания помогут получателю описать расхождения.
Данные о перемещении
Зафиксируйте интервал забора, пункт назначения, контакт перевозчика и дату вступления изменений в силу для обновления инвентарных данных.
Согласование и исключения
Отделите согласование руководителя от подписи получателя и предусмотрите возможность сообщить о расхождениях.
Связанные инструменты
Свяжите процессы выдачи, осмотра, учета, обслуживания и приобретения по инвентарному номеру.
Создайте процесс для изменений владельца, местоположения и ответственного лица актива.
Открыть инструментОтслеживайте выдачу, сроки возврата, комплектующие и подтверждение.
Открыть инструментСоздавайте повторяемые проверки состояния и повреждений.
Открыть инструментСобирайте назначения, местоположения и изменения для реестра активов.
Открыть инструментНаправляйте данные о неисправностях, ремонте и возврате в эксплуатацию.
Открыть инструментСобирайте заявки до поступления нового оборудования на учет.
Открыть инструментЧастые вопросы
Практические ответы для операционных и эксплуатационных служб, ИТ-команд и специалистов по управлению активами, которые заменяют неформальные передачи формализованным процессом.
Форма передачи оборудования фиксирует перемещение актива между сотрудниками, отделами или площадками. В ней указываются предмет, отправитель, получатель, маршрут, даты, состояние, комплектующие, причина и подписи, чтобы можно было проследить переход ответственности.
Начните с инвентарного и серийного номеров, описания, ответственных лиц, местоположений, даты вступления в силу, причины, состояния, комплектующих, согласований и подтверждения получения. При необходимости добавьте центры затрат, данные о перевозке, показания, фотографии или дату возврата.
Форма передачи документирует смену ответственного лица, отдела или местоположения и может оформлять постоянное изменение. Выдача обычно означает временное пользование со сроком возврата. Для временного перемещения на другую площадку добавьте ожидаемую дату возврата.
Да. Добавьте отдельные подписи передающей и принимающей сторон. При необходимости включите согласование руководителя и обозначьте роль для каждой подписи.
Да. Добавьте варианты состояния, проверку комплектующих, показания, примечания об исключениях и загрузку файлов. Отправитель фиксирует состояние до перемещения; получатель сравнивает его и направляет сведения о расхождениях.
Да. Используйте выпадающие списки для отделов, центров затрат, площадок или помещений. Условная логика может показывать вопросы о перевозке для перемещений между площадками и учетные поля при смене владельца.
Да. Makeform предоставляет неограниченное число бесплатных форм и ответов, включая создание, редактирование и публикацию вашей формы передачи оборудования. Платный тариф убирает значок Makeform, но не увеличивает доступное количество ответов.
Отправленные формы могут поступать во входящие Makeform, Google Sheets, Slack или Zapier. Используйте инвентарный номер как общий идентификатор процесса и проверяйте исключения перед обновлением данных об ответственном хранении.
Сделайте каждую передачу оборудования отслеживаемой.
