Опишите контролируемое требование и предлагаемое исключение. Makeform создаст форму запроса на отклонение с полями для обоснования, области действия, мер контроля рисков, согласований, срока действия и подтверждений закрытия.
Направляйте запросы на отклонение по электронной почте, в Slack, Google Sheets и Zapier.
Примеры запросов для конструктора
Выберите запрос, адаптируйте его к своей процедуре или отправьте в конструктор.
Аудитория
Производственный персонал, запрашивающий временное изменение процесса
Формат
Запрос на основе оценки рисков с согласованием отдела качества
Размер запроса
367 симв.
Пример структуры формы
Запрос на основе оценки рисков с согласованием отдела качества
Процедура, редакция и требование
Предлагаемое отклонение и обоснование
Затронутые продукты, партии или оборудование
Уровень риска и временные меры контроля
Запрашиваемый срок действия
Рекомендуемые теги маршрутизации
Ожидает рассмотрения
Одобрено с условиями
Закрыто
Укажите плановую продолжительность и критерии восстановления стандартного процесса.
Step 1
Определите
укажите требование и точное исключение
Step 2
Оцените
зафиксируйте область действия, риск, влияние и меры контроля
Step 3
Примите решение
направьте ответственным для документированного решения
Step 4
Закройте
прекратите действие отклонения и подтвердите восстановление
Контролируемые исключения
Свяжите исходное требование с ограниченной альтернативой, определёнными мерами контроля, ответственными проверяющими и чёткой конечной точкой.
Обязательно укажите затронутые документ, редакцию, пункт, объект, продукт или партию.
Зафиксируйте влияние, риск, локализацию, мониторинг и ответственных за меры контроля.
Храните вместе комментарии, решения, условия, даты и подтверждения закрытия.
Адаптация под запрос
Показывайте специализированные вопросы для выбранной процедуры, спецификации, материала или вида деятельности.
Опишите альтернативную последовательность, затронутые циклы, проверки и условия восстановления.
Сравните значения, приложите подтверждения и зафиксируйте решение по затронутой позиции.
Укажите документ и шаг, альтернативный метод и срок действия.
Направляйте запросы с разным уровнем влияния соответствующим проверяющим.
Процесс обработки запроса
Начните с контролируемого требования, затем добавьте логику принятия решений и поля закрытия, необходимые вашей команде.
Укажите виды применимых стандартов, инициаторов, уровни риска, согласующих и материалы, используемые для оценки исключений.
Сначала используйте обязательные поля для инициатора, а затем поля только для проверяющих: оценка риска, обоснование решения, условия и итоговое решение.
Показывайте этап технической проверки, проверки безопасности, проверки качества или проверки владельцем подразделения, только если ответы указывают на его необходимость.
Уведомляйте проверяющих, отслеживайте статус и даты окончания, затем собирайте результаты проверок восстановления, подтверждающие материалы и сведения об ответственном за закрытие.
Выберите правильную запись
Используйте форму, назначение которой соответствует событию. Так временные исключения не превратятся в недокументированную постоянную практику.
Руководство по полям
Эти шесть групп полей помогают инициаторам структурированно описать исключение, а проверяющим дают достаточно контекста, чтобы принять и документально оформить решение с чёткими границами.
Идентификация запроса
Укажите, кто подаёт запрос, где выполняются работы и какое контролируемое требование применяется.
Точное исключение
Зафиксируйте текущее требование и предлагаемую альтернативу в отдельных полях.
Область действия и продолжительность
С помощью вариантов выбора и дат определите, что охватывает отклонение и когда оно заканчивается.
Риски и меры контроля
Зафиксируйте значимые последствия, временные меры контроля и ответственного за каждую из них.
Рассмотрение и решение
Зафиксируйте выводы проверяющих, явное решение, условия и любое сужение области действия.
Окончание срока и закрытие
Подтвердите, что условия соблюдены, а стандартный процесс возобновлён или начато постоянное изменение.
Связанные инструменты
Используйте отдельные формы для постоянных изменений, технических проверок, событий, инспекций и других запросов на согласование.
Спланируйте долгосрочное изменение, если повторяющееся исключение показывает, что стандарт следует пересмотреть.
Открыть инструментФиксируйте более широкие исключения из политик или операционных правил, для которых не используется контролируемый процесс отклонений.
Открыть инструментСоберите сведения, необходимые ответственному лицу, чтобы предоставить или отклонить конкретное разрешение.
Открыть инструментСтандартизируйте выводы проверяющих и последующие действия по результатам оценки качества.
Открыть инструментОтдельно зафиксируйте незапланированное событие, если отклонение не было запрошено заранее.
Открыть инструментСистематизируйте наблюдения, подтверждения, выводы, ответственных и сроки по результатам внутренней проверки.
Открыть инструментЧасто задаваемые вопросы
Практические ответы для специалистов по качеству, соответствию требованиям, производству и проектированию, а также владельцев процессов.
Она фиксирует предлагаемое ограниченное отступление от действующего требования. Проверяющие видят требование, альтернативу, причину, область действия, риски, меры контроля, продолжительность, подтверждения, решение, условия и закрытие.
Отклонение ограничено партией, объектом, количеством, датой или событием, при этом стандарт остаётся в силе. Запрос на изменение предлагает долгосрочное обновление. Повторяющиеся потребности направляйте в процесс постоянных изменений.
Сделайте обязательными поля инициатора, ответственного, документа и редакции, требования, альтернативы, причины, области действия, продолжительности, влияния, мер контроля и подтверждений. Также обязательны проверяющий, решение, обоснование, условия, дата, итоговое решение по объекту и закрытие.
Настройте маршрутизацию на основе ответов. Исключения из спецификаций могут требовать технической проверки и проверки качества, а исключения для методов работы — проверки производственным подразделением или службой безопасности. Сохраняйте каждое решение и никогда не считайте отправку формы одобрением.
Да. Обязательно запросите идентификатор запроса, новый срок окончания, причину, обновлённую оценку риска, подтверждения мер контроля и новые решения. Сохраняйте исходные даты видимыми и регистрируйте продление как отдельное событие рассмотрения.
Установите срок окончания или количество, назначьте ответственного за закрытие и отправляйте напоминания. При закрытии зафиксируйте результаты мер контроля, подтверждения, решение по затронутой позиции и восстановление стандартного состояния либо запрос на постоянное изменение.
Да. Makeform предоставляет неограниченное количество бесплатных форм и ответов, поэтому вы можете создавать, редактировать и публиковать формы, а также собирать запросы на отклонение без ограничений по числу форм или ответов. Платный тариф позволяет убрать значок Makeform, но не увеличивает доступное количество ответов.
Нет. Сохраняйте статус «Ожидает рассмотрения», пока назначенные проверяющие не примут решение. Сама по себе отправка формы не должна означать разрешение приступить к действиям. Ваша организация определяет проверяющих, полномочия, критерии и процедуру.
Превратите исключения в решения с чёткими границами.
