Descreva o requisito controlado e a exceção proposta. A Makeform cria um formulário de solicitação de desvio para justificativa, escopo, controles de risco, aprovações, vigência e evidências de encerramento.
Encaminhe solicitações de desvio para e-mail, Slack, Google Sheets e Zapier.
Exemplos de comandos para o criador
Escolha um comando, adapte-o ao seu procedimento ou envie-o ao criador.
Público
Equipe de produção que solicita uma alteração temporária no processo
Formato
Solicitação baseada em risco com aprovação da qualidade
Tamanho do comando
311 caracteres
Exemplo de estrutura do formulário
Solicitação baseada em risco com aprovação da qualidade
Procedimento, revisão e requisito
Desvio proposto e justificativa
Produtos, lotes ou equipamentos afetados
Classificação de risco e controles provisórios
Período de vigência solicitado
Etiquetas de encaminhamento sugeridas
Aguardando análise
Aprovado com condições
Encerrado
Solicite uma duração prevista e critérios para restaurar o processo padrão.
Step 1
Defina
identifique o requisito e a exceção exata
Step 2
Avalie
registre escopo, risco, impacto e controles
Step 3
Decida
encaminhe aos responsáveis para uma decisão documentada
Step 4
Encerre
encerre a vigência do desvio e confirme a restauração
Exceções controladas
Vincule o requisito original a uma alternativa limitada, controles definidos, revisores responsáveis e um ponto final claro.
Exija o documento, a revisão, a cláusula, o ativo, o produto ou o lote afetado.
Registre impacto, risco, contenção, monitoramento e responsáveis pelos controles.
Mantenha juntos comentários, decisões, condições, datas e evidências de encerramento.
Adapte à solicitação
Exiba perguntas específicas para o procedimento, a especificação, o material ou a atividade selecionada.
Descreva a sequência alternativa, as execuções afetadas, as verificações e as condições de restauração.
Compare valores, anexe evidências e documente a destinação dos itens afetados.
Identifique o documento e a etapa, o método alternativo e o período de vigência.
Encaminhe diferentes níveis de impacto aos revisores adequados.
Fluxo da solicitação
Comece pelo requisito controlado e depois adicione a lógica de decisão e os campos de encerramento necessários para sua equipe.
Informe os tipos de padrões envolvidos, solicitantes, níveis de risco, aprovadores e evidências usados para avaliar exceções.
Comece com campos obrigatórios para o solicitante e depois use campos exclusivos dos revisores para avaliação de risco, justificativa da decisão, condições e destinação.
Exiba a análise técnica, de segurança, da qualidade ou do responsável pelo departamento somente quando as respostas indicarem que ela é necessária.
Avise os revisores, acompanhe o status e as datas de vencimento e depois colete verificações de restauração, evidências de apoio e a atribuição do encerramento.
Escolha o registro certo
Use o formulário cuja finalidade corresponda ao evento. Assim, exceções temporárias não se tornam práticas permanentes sem documentação.
Guia de campos
Esses seis grupos de campos dão aos solicitantes estrutura suficiente para explicar a exceção e aos revisores contexto suficiente para tomar e documentar uma decisão com limites definidos.
Identificação da solicitação
Identifique quem solicita, onde o trabalho ocorre e qual requisito controlado se aplica.
Exceção exata
Registre o requisito atual e a alternativa proposta em campos separados.
Escopo e duração
Use seleções e datas para definir o que o desvio abrange e quando termina.
Risco e controles
Registre efeitos relevantes, controles temporários e um responsável por cada controle.
Análise e decisão
Registre as conclusões dos revisores, a decisão explícita, as condições e qualquer redução de escopo.
Vencimento e encerramento
Confirme que as condições foram seguidas e que o padrão foi retomado ou uma mudança permanente foi iniciada.
Ferramentas relacionadas
Use formulários separados para mudanças permanentes, análises técnicas, eventos, inspeções e outras solicitações de aprovação.
Planeje uma mudança duradoura quando uma exceção recorrente mostrar que o padrão deve ser revisado.
Abrir ferramentaRegistre exceções mais amplas de política ou operação que não usam um processo controlado de desvio.
Abrir ferramentaColete as informações de que um responsável precisa para conceder ou negar uma autorização definida.
Abrir ferramentaPadronize as conclusões dos revisores e as ações de acompanhamento de uma avaliação de qualidade.
Abrir ferramentaRegistre separadamente um evento não planejado quando o desvio não tiver sido solicitado antecipadamente.
Abrir ferramentaOrganize observações, evidências, constatações, responsáveis e prazos de uma análise interna.
Abrir ferramentaPerguntas frequentes
Respostas práticas para responsáveis pela qualidade, conformidade, operações, engenharia e processos.
Ele registra um afastamento proposto e limitado de um requisito vigente. Os revisores veem o requisito, a alternativa, o motivo, o escopo, os riscos, os controles, a duração, as evidências, a decisão, as condições e o encerramento.
Um desvio é limitado por lote, ativo, quantidade, data ou evento, enquanto o padrão permanece vigente. Uma solicitação de mudança propõe uma atualização duradoura. Encaminhe necessidades recorrentes pelo processo de mudança permanente.
Exija solicitante, responsável, documento e revisão, requisito, alternativa, motivo, escopo, duração, impacto, controles e evidências. Exija também revisor, decisão, justificativa, condições, data, destinação e encerramento.
Defina o encaminhamento com base nas respostas. Exceções à especificação podem exigir análise técnica e da qualidade; exceções ao método de trabalho podem exigir análise das operações ou da segurança. Preserve todas as decisões e nunca trate o envio como aprovação.
Sim. Exija o ID da solicitação, o novo vencimento, o motivo, o risco atualizado, as evidências dos controles e novas decisões. Mantenha as datas originais visíveis e registre a prorrogação como um evento de análise separado.
Defina um vencimento ou uma quantidade, nomeie um responsável pelo encerramento e envie lembretes. No encerramento, registre os resultados dos controles, as evidências, a destinação dos itens afetados e a restauração ou uma solicitação de mudança permanente.
Sim. A Makeform oferece formulários e respostas grátis e ilimitados, para que você possa gerar, editar, publicar e coletar solicitações de desvio sem limite de formulários ou respostas. Um plano pago remove o selo da Makeform; ele não libera capacidade adicional de respostas.
Não. Mantenha o status como aguardando análise até que os revisores designados decidam. O envio, por si só, não deve indicar permissão para prosseguir. Sua organização define os revisores, a autoridade, os critérios e o procedimento.
Transforme exceções em decisões com limites definidos.
