Descrivi la tua politica di segnalazione e chi esamina le segnalazioni. Makeform crea un modulo per segnalazioni etiche con fatti relativi all'episodio, persone coinvolte, file, preferenze di contatto e una dichiarazione di presa visione.
Invia le segnalazioni a email, Google Sheets, Slack e Zapier.
Esempi di istruzioni per il generatore
Scegli uno scenario, adatta il testo oppure invia le istruzioni al generatore. La struttura è solo un esempio, non una procedura di indagine.
Destinatari
Dipendenti che segnalano presunte violazioni delle politiche
Formato
Segnalazione guidata con identità facoltativa
Lunghezza delle istruzioni
252 caratteri
Esempio di struttura del modulo
Segnalazione guidata con identità facoltativa
Nome e recapito preferito
Che tipo di problema stai segnalando?
Quando e dove è accaduto?
Che cosa è successo, in ordine cronologico?
File di supporto
Tag di inoltro suggeriti
Conflitto di interessi
Uso improprio delle risorse
Timore di ritorsioni
Richiedi date, luoghi, testimoni ed episodi distinti. Domande neutrali sui fatti funzionano meglio di un unico grande campo per il racconto.
Step 1
Ricezione
fatti, date, persone e file
Step 2
Valutazione iniziale
ambito, urgenza, conflitto e responsabile
Step 3
Esame
domande di approfondimento e note dell'indagine
Step 4
Chiusura
comunicazione dello stato e conservazione della segnalazione
Una raccolta più efficace
Una casella di posta generica favorisce racconti incompleti. Un modulo strutturato per segnalazioni etiche pone domande neutrali, conserva gli allegati e agevola una valutazione iniziale uniforme.
Campi distinti per condotta, date, luoghi, persone e testimoni aiutano chi esamina la segnalazione a comprendere quanto contestato, senza imporre al segnalante di conoscere la terminologia investigativa.
Spiega chi esamina le segnalazioni, come potrebbe avvenire il seguito e quale canale usare per le emergenze. Evita di promettere anonimato o risultati che la procedura non può garantire.
Categorie come conflitti, uso improprio delle risorse, ritorsioni e problemi finanziari offrono al gruppo di raccolta un criterio uniforme per il primo smistamento.
Contesti di segnalazione
Mantieni uniformi le domande sui fatti, poi adatta gli avvisi sull'ambito, le opzioni di contatto e l'inoltro ai destinatari della procedura.
Raccogli reparto, rapporto di lavoro, precedenti segnalazioni interne e un metodo e un orario sicuri per i contatti successivi.
Identifica il membro o funzionario coinvolto, l'area normativa pertinente, le questioni di competenza e le date delle riunioni o decisioni.
Fornisci indicazioni chiare sull'ambito e consenti a residenti, clienti, fornitori o partner di spiegare il contesto senza gergo interno.
Raccogli un numero di riferimento esistente e i nuovi fatti senza costringere il segnalante a ripetere ogni dettaglio della comunicazione iniziale.
Crea il flusso di lavoro
Parti dalle persone incaricate dell'esame e dalle decisioni alla base del modulo. Chiedi quindi solo le informazioni utili a verificare l'ambito, consentire contatti sicuri e affidare il caso in modo equo a chi svolgerà l'indagine.
Descrivi chi può segnalare, quali condotte copre la procedura, se l'identità è facoltativa e quale canale gestisce le emergenze o le questioni fuori ambito.
Sostituisci le conclusioni con domande sui fatti: che cosa è accaduto, chi era presente, quando è successo, con quale frequenza e quali documenti possono sostenere la segnalazione.
Invia le notifiche al ruolo incaricato della raccolta. Prevedi un percorso alternativo quando una segnalazione indica la persona che normalmente la esamina o crea un altro conflitto.
Invia segnalazioni di prova con e senza recapiti, controlla i campi condizionali, conferma la ricezione degli allegati e verifica che il segnalante visualizzi indicazioni realistiche sui passaggi successivi.
Scegli il metodo di raccolta
I segnalanti hanno bisogno di spazio per il racconto; chi esamina le segnalazioni necessita di date, persone, categorie e file coerenti.
Guida ai campi
Queste sei sezioni aiutano chi esamina la segnalazione a comprendere quanto contestato, contattare il segnalante quando possibile, conservare il contesto utile e svolgere la valutazione iniziale senza formulare giudizi anticipati.
Opzioni per il segnalante
Chiedi identità, rapporto con l'organizzazione e un canale sicuro per i contatti successivi. Se l'identità è facoltativa, spiega che l'assenza di recapiti può limitare le possibilità di approfondimento.
Classificazione del problema
Usa categorie semplici senza chiedere ai segnalanti di dimostrare una violazione. Includi un'opzione «Altro» per i casi di classificazione incerta.
Fatti relativi all'episodio
Distingui le osservazioni personali dalle informazioni ricevute da altri. Chiedi quando e dove è avvenuto ogni evento e se è tuttora in corso.
Persone e prove
Raccogli dati sui testimoni, descrizioni dei documenti e file. Ricorda ai segnalanti di non procurarsi documenti a cui non sono autorizzati ad accedere e chiedi che cosa dimostra ogni file.
Segnalazioni precedenti
Chiedi se la questione è già stata sollevata, tramite quale canale e che cosa è cambiato. In questo modo colleghi le segnalazioni correlate senza presupporre una conclusione.
Avvisi e dichiarazione di presa visione
Indica il destinatario della segnalazione, evita di promettere un esito e indirizza altrove le emergenze. Chiedi ai segnalanti di confermare l'accuratezza delle informazioni per quanto a loro conoscenza.
Strumenti correlati
Usa moduli mirati quando una segnalazione appartiene a una procedura più specifica per dipendenti, discriminazioni, incidenti o feedback generali.
Offri un canale di segnalazione che non richieda l'identità del segnalante, con un testo che eviti di promettere un anonimato non tracciabile.
Apri lo strumentoRaccogli i fatti relativi alle segnalazioni sul lavoro, le persone coinvolte, le comunicazioni precedenti e i dettagli richiesti per i contatti successivi.
Apri lo strumentoCrea una raccolta mirata per condotte discriminatorie segnalate e per gli eventi ad esse collegati.
Apri lo strumentoRegistra un evento specifico, la sua cronologia, i partecipanti, la risposta immediata e i file di supporto.
Apri lo strumentoRaccogli suggerimenti ed esperienze ordinarie dei dipendenti che non richiedono una procedura di segnalazione.
Apri lo strumentoCrea un flusso di lavoro per segnalazioni alle risorse umane relativo a problemi di lavoro e approfondimenti interni.
Apri lo strumentoDomande frequenti
Risposte pratiche per responsabili dell'etica, amministratori di consigli, gruppi delle risorse umane e altre persone incaricate dell'esame iniziale.
È uno strumento strutturato per raccogliere segnalazioni di presunte condotte illecite. Acquisisce persone, condotte, date, luoghi, testimoni, documenti, segnalazioni precedenti e dati facoltativi per i contatti successivi.
Chiedi che cosa è successo, chi è stato coinvolto, quando e dove è avvenuto, chi vi ha assistito e quali documenti lo supportano. Aggiungi campi per categoria, contatti, segnalazioni precedenti e dichiarazione di presa visione.
Segui la tua politica. Se opportuno, indica i campi dell'identità come facoltativi e spiega che la mancanza di recapiti può limitare gli approfondimenti. Non promettere un anonimato che la tua procedura non può garantire.
Limita l'inoltro al personale incaricato della raccolta e indica un referente alternativo in caso di conflitti. Verifica accessi e notifiche. Indirizza le emergenze a un canale di risposta immediata.
Sì. Aggiungi campi per i tipi di file consentiti e chiedi che cosa dimostra ogni elemento. Invita i segnalanti a non procurarsi né inviare materiali a cui non sono autorizzati ad accedere.
Chiedi parole, azioni, decisioni, date e fonti osservate, anziché conclusioni. Considera ogni affermazione come una segnalazione da esaminare, non come un fatto accertato.
Sì. Makeform è gratuito senza limiti per generare, modificare e pubblicare moduli. Il piano a pagamento rimuove il badge Makeform. Prima della condivisione, verifica destinatari, avvisi e accessi.
Conferma la ricezione, fornisci un riferimento se disponibile e indica passaggi successivi realistici. Internamente, assegna un responsabile, verifica ambito e conflitti e conserva la segnalazione originale.
Rendi più semplice presentare con chiarezza le segnalazioni difficili.
