Descrivi l'attrezzatura e il percorso di approvazione. Makeform crea un modulo di trasferimento con identificazione del cespite, sedi, condizioni, date di custodia e firme di conferma di entrambe le parti.
Invia i registri di trasferimento a Slack, Google Sheets e Zapier.
Esempi di prompt per il generatore
Scegli un prompt, adattalo al tuo processo di gestione dei cespiti oppure invialo al generatore Makeform. Ogni struttura è modificabile.
Destinatari
Team IT e operativi che riassegnano dispositivi
Formato
Consegna tra due parti con firme
Lunghezza del prompt
287 caratteri
Esempio di struttura del modulo
Consegna tra due parti con firme
Codice cespite, numero di serie e tipo di attrezzatura
Affidatario attuale e affidatario ricevente
Accessori inclusi
Foto delle condizioni e dei danni esistenti
Firme di rilascio e ricezione
Tag di instradamento suggeriti
In attesa di rilascio
In transito
Ricevuto
Rendi obbligatorio il codice cespite o il numero di serie anziché usare solo il nome dell'attrezzatura, così due portatili identici non potranno essere confusi durante la riconciliazione.
Step 1
Identifica
codice cespite, numero di serie e parti incluse
Step 2
Rilascia
il mittente registra le condizioni e cede la custodia con la propria firma
Step 3
Trasferisci
destinazione, vettore e tempistiche della consegna restano visibili
Step 4
Ricevi
il destinatario verifica le condizioni e conferma la custodia
Perché i registri di trasferimento sono importanti
Email e fogli di calcolo possono indicare che un cespite è stato spostato senza mostrare cosa è arrivato, in quali condizioni o chi lo ha accettato. Un modulo collega questi dati.
Codici cespite, numeri di serie, quantità ed elenchi degli accessori distinguono le unità dello stesso modello.
Liste di controllo e foto documentano danni, letture, livello della batteria o parti mancanti al rilascio e alla ricezione.
I campi nominativi del mittente e del destinatario, insieme alle firme datate, rendono tracciabile il passaggio di custodia.
Scenari di trasferimento
Scegli il modello più adatto, poi modifica sedi, ruoli di approvazione e domande sulle condizioni.
Trasferisci dispositivi tra affidatari registrando accessori, condizioni, controlli sulla rimozione degli account e ricezione da entrambe le parti.
Registra reparti, centri di costo, data di decorrenza, motivo e approvazioni dei responsabili.
Registra sedi, contatto per il trasporto, tempistiche, note sull'imballaggio e ispezione presso la sede ricevente.
Consenti ai responsabili sul campo di confermare da telefono attrezzi, quantità, condizioni, problemi e custodia presso la sede successiva.
Flusso di trasferimento
Costruisci il processo intorno ai punti di controllo dei cespiti, quindi instrada la consegna al team dell'inventario.
Specifica attrezzatura, identificativi, ruoli di chi rilascia e di chi riceve e revisori obbligatori.
Aggiungi le opzioni relative a sedi e reparti. Mostra i campi sul trasporto o sulla gestione dei dati solo quando sono pertinenti.
Avvisa il proprietario del cespite e invia i dati strutturati a un flusso di riconciliazione collegato.
Il destinatario confronta codici, accessori e condizioni, quindi firma oppure segnala le anomalie con foto.
Modulo, foglio di calcolo o email
Un foglio di calcolo elenca le sedi; un modulo di trasferimento registra chi ha spostato cosa, quando, perché, in quali condizioni e chi lo ha accettato.
Guida ai campi
Usa sei sezioni per creare un registro di custodia pratico, con campi strutturati per la riconciliazione.
Identificazione del cespite
Richiedi l'identificativo del registro e dettagli sufficienti per verificare l'unità fisica al ritiro e alla ricezione.
Custodia
Identifica separatamente affidatario mittente e affidatario ricevente, con reparto e recapiti.
Sedi
Registra sedi operative precise e distingui una riassegnazione permanente da uno spostamento temporaneo.
Condizioni
Usa una lista di controllo specifica per l'attrezzatura. Foto e letture aiutano il destinatario a descrivere eventuali discrepanze.
Dettagli dello spostamento
Registra la finestra di ritiro, la destinazione, il contatto per il trasporto e la data di decorrenza degli aggiornamenti dell'inventario.
Approvazione e anomalie
Mantieni distinta l'approvazione del responsabile dalla firma del destinatario e prevedi un modo per segnalare le anomalie.
Strumenti correlati
Collega tramite il codice cespite i flussi di prestito, ispezione, inventario, manutenzione e acquisizione.
Crea un flusso di lavoro per le modifiche di proprietà, sede e custodia dei cespiti.
Apri lo strumentoTieni traccia di prestiti, scadenze, accessori e presa d'atto.
Apri lo strumentoCrea controlli ripetibili sulle condizioni e sui danni.
Apri lo strumentoRaccogli assegnazioni, sedi e modifiche per un registro cespiti.
Apri lo strumentoInstrada informazioni su guasti, riparazioni e rimessa in servizio.
Apri lo strumentoRaccogli le richieste prima che le nuove attrezzature entrino nell'inventario.
Apri lo strumentoDomande frequenti
Risposte pratiche per team operativi, strutture, IT e gestione cespiti che sostituiscono le consegne informali.
Un modulo di trasferimento attrezzature registra lo spostamento di un cespite tra dipendenti, reparti o sedi. Identifica articolo, mittente, destinatario, percorso, date, condizioni, componenti, motivo e firme di conferma, così da rendere tracciabile la custodia.
Inizia con codice cespite, numero di serie, descrizione, affidatari, sedi, data di decorrenza, motivo, condizioni, accessori, approvazioni e ricezione. Se necessario, aggiungi centri di costo, dettagli sul trasporto, letture, foto o data di restituzione.
Un modulo di trasferimento documenta un cambio di custodia, reparto o sede e può essere permanente. Il prestito indica in genere un affidamento temporaneo con una data di scadenza. Per uno spostamento temporaneo in un'altra sede, aggiungi la data di restituzione prevista.
Sì. Aggiungi firme separate per chi rilascia e chi riceve. Includi l'approvazione di un responsabile quando è richiesta e indica il ruolo per ogni firma.
Sì. Aggiungi opzioni sulle condizioni, controlli degli accessori, letture, note sulle anomalie e caricamenti. Il mittente registra le condizioni prima dello spostamento; il destinatario le confronta e instrada le discrepanze.
Sì. Usa menu a discesa per reparti, centri di costo, sedi o locali. La logica condizionale può mostrare domande sul trasporto per gli spostamenti tra sedi e campi contabili per i cambi di proprietà.
Sì. Makeform offre moduli e risposte gratuiti senza limiti, inclusi la generazione, la modifica e la pubblicazione del modulo di trasferimento attrezzature. Il piano a pagamento rimuove il badge Makeform, ma non sblocca una capacità di risposta aggiuntiva.
Gli invii possono arrivare nella casella Makeform, in Google Sheets, Slack o Zapier. Usa il codice cespite come riferimento condiviso del flusso di lavoro e verifica le anomalie prima di aggiornare la custodia.
Rendi tracciabile ogni passaggio di attrezzature.
