Descrivi il requisito controllato e l'eccezione proposta. Makeform crea un modulo di richiesta di deviazione con giustificazione, ambito, controlli dei rischi, approvazioni, validità e prove di chiusura.
Invia le richieste di deviazione a email, Slack, Google Sheets e Zapier.
Esempi di prompt per il generatore
Scegli un prompt, adattalo alla tua procedura oppure invialo al generatore.
Destinatari
Personale di produzione che richiede una modifica temporanea del processo
Formato
Richiesta basata sul rischio con approvazione della qualità
Lunghezza del prompt
328 caratteri
Esempio di struttura del modulo
Richiesta basata sul rischio con approvazione della qualità
Procedura, revisione e requisito
Deviazione proposta e giustificazione
Prodotti, lotti o attrezzature interessati
Classificazione del rischio e controlli provvisori
Periodo di validità richiesto
Tag di instradamento suggeriti
In attesa di valutazione
Approvata con condizioni
Chiusa
Richiedi una durata pianificata e i criteri per ripristinare il processo standard.
Step 1
Definisci
individua il requisito e l'eccezione esatta
Step 2
Valuta
registra ambito, rischio, impatto e controlli
Step 3
Decidi
inoltra ai responsabili per una decisione documentata
Step 4
Chiudi
fai scadere la deviazione e conferma il ripristino
Eccezioni controllate
Collega il requisito originale a un'alternativa limitata, a controlli definiti, a valutatori responsabili e a un termine chiaro.
Richiedi il documento, la revisione, la clausola, il cespite, il prodotto o il lotto interessato.
Acquisisci impatto, rischio, contenimento, monitoraggio e responsabili dei controlli.
Conserva insieme commenti, decisioni, condizioni, date e prove di chiusura.
Adatta alla richiesta
Mostra domande specifiche per la procedura, la specifica, il materiale o l'attività selezionata.
Descrivi la sequenza alternativa, i cicli interessati, le verifiche e le condizioni di ripristino.
Confronta i valori, allega le prove e documenta la destinazione degli articoli interessati.
Individua il documento e la fase, il metodo alternativo e il periodo di validità.
Indirizza i diversi livelli di impatto ai valutatori appropriati.
Flusso della richiesta
Parti dal requisito controllato, quindi aggiungi la logica decisionale e i campi di chiusura necessari al tuo team.
Indica i tipi di standard coinvolti, i richiedenti, i livelli di rischio, gli approvatori e le prove usate per valutare le eccezioni.
Usa prima i campi obbligatori per il richiedente, poi quelli riservati ai valutatori per valutazione del rischio, motivazione della decisione, condizioni e destinazione.
Mostra la valutazione tecnica, della sicurezza, della qualità o del responsabile di reparto solo quando le risposte indicano che è necessaria.
Avvisa i valutatori, monitora stato e date di scadenza, quindi raccogli verifiche del ripristino, prove di supporto e responsabilità della chiusura.
Scegli il documento corretto
Usa il modulo il cui scopo corrisponde all'evento. Così le eccezioni temporanee non diventano prassi permanenti prive di documentazione.
Guida ai campi
Questi sei gruppi di campi offrono ai richiedenti una struttura sufficiente per spiegare l'eccezione e ai valutatori il contesto necessario per prendere e documentare una decisione circoscritta.
Identità della richiesta
Identifica chi presenta la richiesta, dove si svolge l'attività e quale requisito controllato si applica.
Eccezione esatta
Acquisisci il requisito vigente e l'alternativa proposta in campi separati.
Ambito e durata
Usa selezioni e date per definire cosa comprende la deviazione e quando termina.
Rischio e controlli
Acquisisci gli effetti pertinenti, i controlli temporanei e un responsabile per ciascun controllo.
Valutazione e decisione
Registra i risultati dei valutatori, la decisione esplicita, le condizioni e ogni eventuale restrizione dell'ambito.
Scadenza e chiusura
Conferma che le condizioni siano state rispettate e che lo standard sia stato ripristinato o sia iniziata una modifica permanente.
Strumenti correlati
Usa moduli separati per modifiche permanenti, valutazioni tecniche, eventi, ispezioni e altre richieste di approvazione.
Pianifica una modifica duratura quando un'eccezione ricorrente dimostra che lo standard va rivisto.
Apri lo strumentoAcquisisci eccezioni più ampie alle regole aziendali o alle attività operative che non seguono un processo controllato di deviazione.
Apri lo strumentoRaccogli le informazioni necessarie a un responsabile per concedere o negare un'autorizzazione definita.
Apri lo strumentoStandardizza i risultati dei valutatori e le azioni successive per una valutazione della qualità.
Apri lo strumentoRegistra separatamente un evento non pianificato quando la deviazione non è stata richiesta in anticipo.
Apri lo strumentoOrganizza osservazioni, prove, risultati, responsabili e scadenze di una valutazione interna.
Apri lo strumentoFAQ
Risposte pratiche per qualità, conformità, attività operative, ingegneria e responsabili di processo.
Registra uno scostamento proposto e limitato da un requisito vigente. I valutatori vedono requisito, alternativa, motivo, ambito, rischi, controlli, durata, prove, decisione, condizioni e chiusura.
Una deviazione è circoscritta a un lotto, cespite, quantità, data o evento, mentre lo standard resta in vigore. Una richiesta di modifica propone un aggiornamento duraturo. Gestisci le esigenze ricorrenti tramite il processo di modifica permanente.
Rendi obbligatori richiedente, responsabile, documento e revisione, requisito, alternativa, motivo, ambito, durata, impatto, controlli e prove. Richiedi anche valutatore, decisione, motivazione, condizioni, data, destinazione e chiusura.
Definisci l'instradamento in base alle risposte. Le eccezioni alle specifiche possono richiedere una valutazione tecnica e della qualità; quelle ai metodi di lavoro possono richiedere la valutazione delle attività operative o della sicurezza. Conserva ogni decisione e non considerare mai l'invio come un'approvazione.
Sì. Richiedi l'ID della richiesta, la nuova scadenza, il motivo, il rischio aggiornato, le prove dei controlli e nuove decisioni. Mantieni visibili le date originali e registra la proroga come evento di valutazione separato.
Imposta una scadenza o una quantità, indica un responsabile della chiusura e invia promemoria. Alla chiusura, registra risultati dei controlli, prove, destinazione degli articoli interessati e ripristino oppure una richiesta di modifica permanente.
Sì. Makeform offre moduli e risposte gratuiti senza limiti, quindi puoi generare, modificare e pubblicare moduli e raccogliere richieste di deviazione senza limiti al numero di moduli o risposte. Un piano a pagamento rimuove il badge Makeform, ma non sblocca ulteriore capacità di risposta.
No. Mantieni lo stato «In attesa di valutazione» finché i valutatori designati non decidono. Il solo invio non deve segnalare il permesso di procedere. La tua organizzazione definisce valutatori, autorità, criteri e procedura.
Trasforma le eccezioni in decisioni circoscritte.
