Décrivez votre catalogue, vos sites et votre processus d’achat. Makeform crée un formulaire interne qui indique précisément les articles, quantités, centres de coûts, dates et points de livraison, afin que les administrateurs puissent suivre le traitement des demandes.
Acheminez les demandes de fournitures de bureau vers la messagerie, Slack, Google Sheets et Zapier.
Exemples de prompts pour le créateur
Choisissez un processus, modifiez les détails, puis envoyez le tout au créateur Makeform.
Public
Employés commandant des fournitures de bureau approuvées
Format
Demande sur catalogue avec quantités et destination
Longueur du prompt
557 caractères
Exemple de structure du formulaire
Demande sur catalogue avec quantités et destination
Employé, service et centre de coûts
Choix des fournitures de bureau approuvées
Quantité, unité, couleur ou taille
Point de livraison et date souhaitée
Les produits de remplacement équivalents sont-ils acceptés ?
Étiquettes d’acheminement suggérées
Nouvelle demande
Prêt à commander
Traité
Associez chaque quantité à une unité : pièce, boîte, ramette ou carton, par exemple.
Step 1
Demande
l’employé sélectionne les articles, les quantités et la destination
Step 2
Examen
l’administrateur vérifie le stock, le budget et les exceptions
Step 3
Commande
les lignes approuvées sont transmises au service des achats
Step 4
Traitement
les fournitures reçues parviennent au bon employé
Saisie prête à commander
Les champs obligatoires précisent l’article, le nombre d’unités, le budget et le lieu de livraison avant l’examen de la demande par le service des achats.
Regroupez le produit, le SKU, la quantité, l’unité et les préférences de remplacement sur une même ligne d’article.
Le service, le centre de coûts, le motif, l’estimation et la date souhaitée facilitent l’examen.
Faites passer les demandes de l’état nouveau à approuvé, commandé, reçu, puis traité.
Adapté au bureau
Utilisez les choix du catalogue pour les fournitures courantes et des champs dédiés aux exceptions.
Utilisez des cases à cocher et des listes déroulantes pour les demandes courantes de papier, d’articles d’écriture, de classement, d’expédition et de toner.
Le stock actuel, la quantité à recommander, le conditionnement et l’armoire permettent de déterminer les besoins de réapprovisionnement.
Recueillez les articles approuvés et une destination d’expédition vérifiée.
Pour les articles hors catalogue, demandez les caractéristiques, les liens, les estimations, la justification et les pièces jointes.
Créez le processus
Commencez par les articles courants, puis ajoutez les détails d’acheminement et de suivi.
Dressez la liste des articles standard, des sites, des points de livraison, des centres de coûts, des règles d’exception et des destinataires.
Rendez les unités obligatoires et n’affichez les caractéristiques, les estimations ou les champs relatifs au responsable que lorsqu’ils sont pertinents.
Notifiez l’administrateur en indiquant le demandeur, le récapitulatif des articles, la date, le lieu et l’estimation.
Ajoutez ensuite la référence de commande, la date d’arrivée prévue, la date de réception et l’état de traitement.
Choisissez le mode de saisie
Choisissez un canal qui conserve les détails et centralise les demandes dans une seule file pour le service des achats.
Guide des champs
Ces six sections simplifient la demande pour les employés tout en conservant toutes les informations dont le service des achats a besoin pour examiner, commander, réceptionner et livrer les fournitures.
Demandeur
Recueillez les informations sur l’organisation nécessaires à l’acheminement des demandes, en utilisant les libellés locaux des services et des centres de coûts.
Articles
Utilisez les options du catalogue pour les articles courants. Pour les exceptions, recueillez les caractéristiques, le SKU, le lien du fournisseur ou une pièce jointe.
Quantité
Associez le nombre à une unité : pièce, lot, boîte, ramette ou carton. Demandez le stock actuel lors du réapprovisionnement d’armoires partagées.
Coût
Les prix, les frais de livraison, le fournisseur et le centre de coûts permettent d’estimer la demande. Laissez les employés choisir « Je ne sais pas » si nécessaire.
Délai et livraison
Recueillez une date précise ainsi que le bâtiment, la salle, le point de distribution du courrier ou la destination d’expédition à distance.
Examen et traitement
Expliquez que l’envoi déclenche un examen. Suivez l’approbation, la commande, la réception et la livraison aux étapes suivantes.
Outils associés
Utilisez un outil spécialisé pour le matériel, les demandes de fournitures, les commandes aux fournisseurs, les remboursements, les stocks ou les interventions sur les locaux.
Distinguez le matériel attribué ou restituable des fournitures consommables.
Ouvrir l’outilRecueillez les codes, les quantités, les lieux de stockage et les informations de traitement.
Ouvrir l’outilCréez la commande destinée au fournisseur après approbation.
Ouvrir l’outilRecueillez les reçus lorsqu’un employé a déjà acheté des fournitures.
Ouvrir l’outilComptez les produits stockés et vérifiez l’exactitude de l’inventaire.
Ouvrir l’outilAcheminez les réparations hors de la file des demandes de fournitures.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pour les administrateurs, les équipes d’achat et les employés.
Il s’agit d’un formulaire interne permettant de demander du papier, des stylos, du toner, du matériel d’expédition et d’autres consommables professionnels. Il enregistre l’employé, l’article exact, la quantité et l’unité, le budget, la date souhaitée et la destination en vue de l’examen et du traitement.
Recueillez le produit, ses caractéristiques, le SKU ou le lien, la quantité, l’unité ou le conditionnement, ainsi que les préférences de remplacement. Pour les articles hors catalogue, ajoutez le fournisseur, l’estimation, la justification et un téléversement. Les champs propres à la demande comprennent l’employé, le service, le centre de coûts, le motif, la date et la destination.
Oui. Attribuez une ligne distincte à chaque article afin de conserver ensemble la description, la quantité, l’unité, le coût et les préférences de remplacement. Sans groupes répétables, utilisez des sections d’articles numérotées ou un envoi par article.
Présentez les fournitures approuvées sous forme de cases à cocher ou de listes déroulantes. La sélection de « Autre » peut faire apparaître les caractéristiques, le lien, le prix, le motif, les solutions de remplacement, la pièce jointe et les champs relatifs au responsable, afin de conserver des demandes courantes courtes et des exceptions complètes.
Non. Il s’agit d’une demande interne. Un administrateur peut vérifier le stock, demander des précisions, examiner le budget, regrouper les demandes, approuver une solution de remplacement ou refuser la demande avant de commander. Précisez que la confirmation ne vaut ni approbation ni achat.
Envoyez les réponses vers un processus partagé et suivez les demandes de précisions, l’approbation, la référence de commande, le fournisseur, l’arrivée prévue, la réception et le traitement. Conservez séparément les réponses d’origine et enregistrez la salle, le point de retrait ou le destinataire.
Oui. Makeform propose un nombre illimité de formulaires et de réponses gratuits pour générer, modifier et publier les formulaires, ainsi que recueillir les demandes. L’offre payante retire le badge Makeform. Remplacez les exemples d’articles et de lieux, puis testez l’acheminement avant de partager le formulaire.
Le formulaire de demande de fournitures consigne le besoin interne d’un employé. Un bon de commande est un document ultérieur destiné au fournisseur, utilisé après examen. La demande contient le contexte relatif à l’article et au demandeur ; le bon de commande ajoute le fournisseur et la référence de commande.
Donnez à chaque demande de fournitures un parcours clair jusqu’à son traitement.
