Décrivez vos biens, pièces, actifs et processus de réparation. Makeform transforme cette description en formulaire de rapport de maintenance qui recueille l’emplacement exact, la catégorie du problème, l’urgence, les détails d’accès et les photos nécessaires à votre équipe pour trier les interventions sans multiplier les messages de suivi.
Acheminez les rapports de maintenance vers Slack, Google Sheets et Zapier.
Exemples d’instructions pour le créateur
Choisissez un point de départ réaliste, modifiez les détails ou envoyez l’instruction dans le créateur Makeform. Chaque structure est un exemple adaptable à votre processus.
Public
Résidents signalant des problèmes dans un logement locatif
Format
Demande adaptée aux mobiles, avec photos et autorisation d’accès
Longueur de l’instruction
631 caractères
Exemple de structure du formulaire
Demande adaptée aux mobiles, avec photos et autorisation d’accès
Bien et numéro du logement
Quel élément nécessite une intervention ?
Quand le problème a-t-il commencé et qu’est-ce qui est touché ?
Ajouter des photos ou une vidéo
Autorisation d’entrée et consignes d’accès
Étiquettes d’acheminement suggérées
Problème de sécurité urgent
Plomberie
Suivi du locataire
Demandez le bâtiment, l’étage, la pièce et l’identifiant de l’actif avec précision. Un rapport indiquant seulement « l’évier » oblige encore le technicien à chercher.
Step 1
Signaler
emplacement, symptômes, conséquences et photos
Step 2
Trier
urgence et équipe responsable identifiées
Step 3
Réparer
le technicien reçoit un descriptif d’intervention complet
Step 4
Clôturer
résolution consignée et personne déclarante informée
Pourquoi structurer les signalements
Les e-mails informels et les conversations de couloir omettent les détails qui déterminent qui doit intervenir, quel matériel apporter et si la zone exige une attention immédiate. Un formulaire structuré intègre ces informations à chaque rapport.
Les champs bâtiment, étage, pièce, logement et actif transforment « c’est cassé » en un emplacement accessible au technicien sans devoir d’abord appeler la personne déclarante.
Des questions conditionnelles repèrent les fuites actives, les fils dénudés, l’absence de chauffage, les sorties bloquées ou les équipements dangereux, puis affichent les consignes d’intervention immédiate de votre organisation.
Des catégories comme la plomberie, le CVC, l’électricité, l’électroménager et les parties communes dirigent chaque envoi vers le bon gestionnaire immobilier ou la bonne file de maintenance.
Quatre contextes de signalement
Le cœur du rapport reste identique, tandis que les questions sur l’emplacement, l’accès, la sécurité et les actifs s’adaptent à chaque environnement d’exploitation.
La sélection du logement, les coordonnées du locataire, la présence d’animaux, l’autorisation d’entrer et les préférences de rendez-vous facilitent les réparations dans un logement occupé.
Le bâtiment, l’étage, la pièce, le service et l’incidence opérationnelle fournissent au personnel technique un rapport interne exploitable.
Un envoi par anomalie regroupe l’observation, la photo, la priorité, le corps de métier assigné et la date cible.
Les identifiants d’actifs, codes d’erreur, conditions de fonctionnement et statuts de mise hors service offrent aux techniciens un meilleur point de départ pour le diagnostic.
Créez le processus de signalement
Générez le formulaire de base, remplacez les choix génériques par vos véritables biens et équipements, puis reliez les envois aux personnes chargées du triage.
Indiquez à Makeform si les rapports seront envoyés par des locataires, des employés, des inspecteurs ou des opérateurs, ainsi que les biens, pièces, actifs et types de problèmes qu’ils devront sélectionner.
Définissez ce qui constitue une urgence, ajoutez des questions conditionnelles pour les fuites ou les pannes électriques et affichez les consignes de contact d’urgence adaptées à votre organisation.
Envoyez un e-mail au responsable, publiez les rapports prioritaires sur Slack ou transférez des fiches structurées vers Google Sheets et les systèmes de travail connectés via Zapier.
Utilisez chaque envoi comme fiche de réception, intégrez-le à votre processus de maintenance et contactez la personne déclarante pour planifier l’accès ou communiquer la fin de l’intervention.
Formulaire, e-mail ou appel téléphonique
Chaque canal peut alerter quelqu’un, mais les champs structurés sont plus faciles à acheminer, rechercher et convertir en consignes de travail cohérentes.
Guide des champs
Six groupes de champs transforment une réclamation vague en un rapport qu’un coordinateur technique peut prioriser, acheminer et transmettre à un technicien.
Personne déclarante
Recueillez le nom, les coordonnées et le lien de la personne déclarante avec le site. Un locataire peut avoir besoin d’un rendez-vous, tandis qu’un employé peut souvent retrouver un technicien dans la pièce concernée.
Emplacement
Utilisez des choix structurés pour le bien et la zone avant une note d’emplacement en texte libre. Les techniciens doivent pouvoir distinguer les toilettes à l’est du troisième étage de toutes les pièces similaires du site.
Détails du problème
Demandez ce que la personne a vu, entendu ou senti, quand le phénomène a commencé et s’il est constant ou intermittent. Des symptômes observables sont plus utiles que de demander à une personne non spécialiste de diagnostiquer la cause.
Incidence et urgence
Distinguez l’urgence choisie par la personne déclarante des questions factuelles sur l’incidence. La perte d’un service essentiel, une fuite active, de la fumée, des fils dénudés ou un accès dangereux donnent au responsable des motifs plus clairs d’escalade.
Preuves
Les photos et vidéos peuvent révéler la plaque du modèle, l’emplacement de la fuite, la surface endommagée ou l’affichage d’une erreur avant l’envoi d’un technicien. Demandez une vue d’ensemble et un gros plan lorsque cette distinction est utile.
Accès et suivi
Les biens occupés et les pièces à accès restreint nécessitent une planification. Renseignez-vous sur l’autorisation d’entrer, les animaux, les clés, l’accompagnement, le stationnement et les horaires adaptés, puis conservez un moyen clair d’informer la personne déclarante.
Outils associés
Associez la réception des rapports aux demandes, ordres de travail, inspections, approbations et fiches d’équipement grâce aux outils Makeform existants.
Recueillez une demande de réparation avec l’emplacement, le problème, l’urgence et les coordonnées du demandeur.
Ouvrir l’outilTransformez les besoins de maintenance approuvés en tâches attribuées, avec périmètre et détails de planification.
Ouvrir l’outilConsignez méthodiquement l’état des biens et signalez les anomalies à suivre.
Ouvrir l’outilRecueillez les décisions d’examen, les notes de coût et l’autorisation avant de planifier les travaux.
Ouvrir l’outilConsignez les besoins d’entretien propres à l’actif, les symptômes de panne et l’état de l’équipement.
Ouvrir l’outilConsignez l’état du logement et des photos avant que l’occupation ne crée un nouveau contexte de maintenance.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pratiques pour les responsables techniques et immobiliers qui souhaitent uniformiser la réception des demandes de réparation.
Un formulaire de rapport de maintenance permet aux locataires, employés, inspecteurs ou opérateurs d’équipement de consigner de manière structurée un élément nécessitant une intervention. Il indique où se situe le problème, ce qui se passe, les conséquences sur le site, qui peut donner accès et les photos ou fichiers susceptibles d’aider l’équipe de maintenance à l’évaluer.
Commencez par les coordonnées de la personne déclarante, le bien et l’emplacement exact, l’identifiant de l’actif le cas échéant, la catégorie du problème, les symptômes observés, l’heure de début, l’incidence, les indicateurs d’urgence, les photos et les consignes d’accès. Pour les locations, ajoutez le numéro du logement, l’autorisation d’entrer, les animaux et les préférences de rendez-vous. Pour les équipements, ajoutez les codes d’erreur et l’état de sécurité d’utilisation.
Définissez les situations et consignes d’urgence selon vos propres procédures immobilières ou techniques. Une logique conditionnelle peut afficher un message dédié lorsque la personne sélectionne un incendie, une suspicion de fuite de gaz, une inondation en cours, des composants électriques exposés, un danger immédiat ou une autre situation urgente. Le formulaire doit compléter vos canaux de contact d’urgence habituels, et non les remplacer.
Oui. Ajoutez des champs d’importation de fichiers afin qu’un locataire puisse joindre des photos ou une vidéo en remplissant le formulaire sur son téléphone. Des consignes claires peuvent demander une vue d’ensemble montrant le lieu et un gros plan des dégâts, d’une plaque de modèle ou d’un affichage d’erreur. N’exigez pas de contenu multimédia si sa production risque de mettre la personne en danger.
Oui. Utilisez des sélections comme le bien, le bâtiment et la catégorie du problème pour organiser les rapports de plomberie, d’électricité, de CVC, de nettoyage, de sécurité, d’électroménager ou de réparations générales. Les notifications et intégrations peuvent ensuite envoyer le rapport au responsable, au canal Slack, à la feuille Google Sheets ou au processus connecté via Zapier approprié.
Le rapport constitue la fiche de réception : ce que la personne a observé, l’endroit où cela s’est produit, les conséquences et les preuves à l’appui. Un ordre de travail est le document opérationnel utilisé après le triage pour définir le périmètre, attribuer la responsabilité, planifier la main-d’œuvre et consigner l’achèvement. Relier le rapport d’origine à l’ordre de travail préserve un contexte utile.
Oui. Makeform est gratuit et illimité : vous pouvez générer, modifier, publier et utiliser votre formulaire de rapport de maintenance sans limite d’envois. L’offre payante supprime le badge Makeform.
Oui. Ajoutez une liste déroulante des biens, puis utilisez des questions conditionnelles pour afficher les bâtiments, logements, pièces, contacts ou consignes d’accès concernés. Pour un grand parc, conservez une nomenclature conforme à vos dossiers immobiliers et prévoyez une option « autre » afin que la personne ne soit pas bloquée si un nouveau lieu n’a pas encore été ajouté.
Remplacez les messages de réparation vagues par des rapports complets.
