Décrivez ce que votre association doit examiner. Makeform transforme votre brief en formulaire de demande HOA modifiable, avec les renseignements sur le demandeur et le bien, les pièces jointes, les attestations et l’orientation vers le conseil.
Envoyez les demandes vers Slack, Google Sheets et Zapier.
Exemples de prompts pour le créateur
Choisissez un processus, adaptez le prompt et envoyez-le dans le créateur Makeform. Ces structures sont des points de départ, pas des demandes déposées.
Public
Propriétaires ou locataires déposant une demande avant leur emménagement
Format
Demande de résidence avec renseignements sur le foyer et le bien
Longueur du prompt
371 caractères
Exemple de structure du formulaire
Demande de résidence avec renseignements sur le foyer et le bien
Nom et coordonnées du demandeur
Adresse du bien et date d’emménagement
Propriétaire ou locataire ?
Foyer, véhicules et animaux de compagnie
Acceptation du règlement et signature
Étiquettes d’orientation suggérées
Nouveau résident
Examen architectural
Adhésion
Demandez séparément l’adresse du bien et le numéro de lot afin que les évaluateurs puissent les rapprocher des dossiers de l’association.
Step 1
Déposer
résident, bien, demande et documents
Step 2
Orienter
transmettre la demande au bon évaluateur
Step 3
Examiner
vérifier les renseignements et demander des précisions
Step 4
Consigner
conserver la décision avec la demande
Une file d’examen plus nette
Les fils de courriels dispersent adresses, dessins et corrections. Un formulaire structuré regroupe chaque demande et fait ressortir les informations manquantes avant l’examen.
Des champs distincts pour le demandeur, le bien, le projet et les attestations permettent aux évaluateurs de savoir si le dossier est complet sans devoir décrypter un long courriel.
Utilisez une logique conditionnelle pour afficher les dimensions de la clôture dans les projets concernés, tandis que les identifiants du portail ou les renseignements sur le foyer n’apparaissent que dans la demande pertinente.
Chaque réponse conserve ensemble les réponses initiales et les pièces jointes, offrant au gestionnaire ou au comité un dossier stable pour le suivi et les décisions internes.
Demandes HOA courantes
Commencez par le processus commun, puis adaptez-en des copies à chaque comité ou type de bien.
Recueillez les renseignements sur le foyer, les véhicules, les animaux, les contacts et l’occupation.
Recueillez la portée du projet, les dimensions, les finitions choisies, le calendrier, les renseignements sur l’entrepreneur, les plans et les photos de l’état actuel.
Demandez le type d’adhésion, les renseignements d’admissibilité, les préférences de communication, les comités qui intéressent la personne et les justificatifs.
Regroupez dans une seule demande destinée aux résidents les questions d’accès à la piscine, au club-house, à la salle de sport, au stationnement et au portail.
Créer le processus
Transformez la liste de contrôle du conseil en parcours de collecte cohérent, puis testez-le avant de le partager.
Précisez le type de demande, les personnes qui la déposent, les informations nécessaires aux évaluateurs et les règles ou instructions fournies que les demandeurs doivent consulter.
Remplacez les choix génériques par vos communautés, catégories de projet, types d’adhésion ou équipements. Ne rendez obligatoires que les champs réellement nécessaires.
Déposez vous-même une demande de clôture, de résidence ou d’accès. Vérifiez que les questions conditionnelles, les pièces jointes et le texte de confirmation sont pertinents.
Publiez le lien ou intégrez le formulaire, puis transmettez les notifications et les données de réponse structurées au gestionnaire, au comité ou aux membres du conseil responsables.
Formulaire, document ou courriel
Comparez la cohérence des informations fournies par les demandeurs et vérifiez si les documents restent rattachés à chaque demande.
Guide des champs
Servez-vous de ces six groupes de champs comme liste de contrôle pratique. Adaptez les détails au type de demande et laissez l’association choisir le libellé de ses politiques, ses critères et ses consignes d’examen.
Demandeur
Recueillez les coordonnées et le lien du demandeur avec le bien. Proposez propriétaire, locataire, mandataire et membre du foyer comme choix structurés pour une orientation fiable.
Bien
Une adresse postale peut ne pas suffire. Demandez le numéro d’unité, de lot ou de parcelle, la phase ou l’identifiant de quartier utilisé par le gestionnaire.
Demande
Choisissez une catégorie de demande, puis affichez des questions ciblées. Les projets exigent des caractéristiques ; les demandes d’adhésion et de résidence nécessitent des renseignements sur l’admissibilité ou le foyer.
Documents
Nommez les fichiers attendus par les évaluateurs. Une modification peut nécessiter un plan de situation, une fiche produit, une référence de couleur et des photos de l’état actuel.
Attestations
Affichez les consignes fournies par l’association à côté de la case correspondante. Utilisez des attestations précises sans promettre de résultat.
Orientation interne
Des catégories structurées, des sections consacrées au bien et des préférences de contact fiabilisent le tri et aident les notifications à parvenir aux évaluateurs responsables.
Outils associés
Reliez les demandes aux formulaires de plainte, d’entretien, d’inspection, d’adhésion et de renseignements.
Recueillez le lieu, la date, les détails et les photos de la plainte.
Ouvrir l’outilCréez un parcours ciblé de demande d’adhésion à une association.
Ouvrir l’outilOrientez les détails de la réparation, les consignes d’accès et les images.
Ouvrir l’outilStandardisez les notes d’inspection, le suivi et les photos.
Ouvrir l’outilRecueillez les questions des futurs résidents ou propriétaires.
Ouvrir l’outilCréez un processus général de demande d’adhésion.
Ouvrir l’outilFAQ
Réponses destinées aux membres du conseil, gestionnaires, évaluateurs et résidents.
Il recueille une demande que l’association doit examiner, par exemple une demande de résidence, de modification architecturale, d’adhésion ou d’accès. Le conseil définit ses critères ; le formulaire structure les champs relatifs au demandeur, au bien, aux documents et aux attestations.
Demandez les renseignements sur le propriétaire et le bien, la catégorie, l’emplacement, les dimensions, les matériaux et les couleurs du projet, l’entrepreneur ainsi que les dates. Ajoutez le téléversement des plans, fiches produit et photos de l’état actuel, ainsi que les attestations utilisées par votre association.
Oui. Commencez par une question sur le type de demande et affichez les champs correspondants grâce à la logique conditionnelle. Des formulaires séparés peuvent être plus clairs si les comités ou les instructions diffèrent. Veillez à l’uniformité des questions communes sur le demandeur et le bien.
Oui. Ajoutez le téléversement de dessins, caractéristiques, références de couleurs et photos. Indiquez clairement ce que les évaluateurs attendent pour chaque fichier, prévoyez des notes facultatives et testez le parcours avec des fichiers courants avant de le partager.
Utilisez le type de demande, le quartier, la section du bien ou la catégorie du projet comme champs structurés. Ces réponses facilitent le filtrage et les notifications. Définissez qui reçoit les demandes, sollicite des précisions et consigne les décisions internes.
Non. Il recueille les informations destinées aux évaluateurs, qui appliquent les critères de l’association et communiquent les résultats. Le texte de confirmation doit indiquer que la demande a été reçue et expliquer la prochaine étape d’examen, sans laisser entendre qu’une décision a été prise.
Oui. Makeform propose gratuitement un nombre illimité de formulaires et de réponses pour générer, modifier et publier des demandes, puis recueillir les réponses. L’offre payante retire le badge Makeform. Vérifiez toutes les questions et ajoutez les instructions de votre association avant de publier.
Utilisez des libellés précis et des questions conditionnelles. Rendez obligatoires les champs essentiels sur le bien, la portée et les documents, mais pas les détails sans rapport. Placez les instructions à côté des téléversements et testez la demande comme le ferait un résident avant de la partager.
Remplacez les courriels de demande dispersés.
