Décrivez votre politique de signalement et les personnes chargées de l’examen. Makeform crée un formulaire de plainte éthique comprenant les faits, les personnes concernées, les fichiers, les préférences de contact et une attestation.
Envoyez les signalements par e-mail, vers Google Sheets, Slack et Zapier.
Exemples d’instructions pour le générateur
Choisissez un scénario, adaptez le texte ou envoyez l’instruction au générateur. Cette structure est un exemple, pas une procédure d’enquête.
Public
Salariés signalant des violations présumées des règles
Format
Signalement guidé avec identité facultative
Longueur de l’instruction
317 caractères
Exemple de structure du formulaire
Signalement guidé avec identité facultative
Nom et moyen de contact préféré
Quel type de problème signalez-vous ?
Quand et où cela s’est-il produit ?
Que s’est-il passé, dans l’ordre ?
Pièces justificatives
Étiquettes d’acheminement suggérées
Conflit d’intérêts
Usage abusif des ressources
Risque de représailles
Demandez les dates, les lieux et les témoins, et distinguez les différents incidents. Des questions neutres sur les faits sont plus efficaces qu’une seule grande zone de récit.
Step 1
Recevoir
faits, dates, personnes et fichiers
Step 2
Trier
compétence, urgence, conflit et responsable
Step 3
Examiner
questions de suivi et notes d’enquête
Step 4
Clore
communication du statut et conservation du dossier
Une meilleure réception
Une boîte de réception générique favorise les récits incomplets. Un formulaire structuré de plainte éthique pose des questions neutres, conserve les pièces jointes et facilite un tri cohérent.
Des champs distincts pour les faits, les dates, les lieux, les personnes et les témoins aident les examinateurs à comprendre les allégations sans imposer à l’auteur du signalement de connaître le vocabulaire des enquêtes.
Expliquez qui examine les signalements, comment un suivi peut avoir lieu et quel canal utiliser en cas d’urgence. Ne promettez ni anonymat ni résultat que la procédure ne peut garantir.
Des catégories telles que les conflits, l’usage abusif des ressources, les représailles et les problèmes financiers offrent à l’équipe de réception un premier critère de tri cohérent.
Contextes de signalement
Conservez des questions factuelles cohérentes, puis adaptez les avis de compétence, les options de contact et l’acheminement au public concerné.
Recueillez le service, la relation d’emploi, tout signalement interne antérieur, ainsi qu’un moyen et un horaire sûrs pour le suivi.
Identifiez le membre ou le responsable concerné, le domaine de politique applicable, les questions de compétence et les dates de réunion ou de décision.
Présentez le champ de compétence en termes simples et permettez aux habitants, clients, prestataires ou partenaires de donner du contexte sans jargon interne.
Recueillez un numéro de référence existant et les nouveaux faits sans obliger l’auteur du signalement à répéter chaque détail de sa déclaration initiale.
Construire le processus
Commencez par les examinateurs et les décisions qui sous-tendent le formulaire. Ne demandez ensuite que les informations utiles à la vérification du champ, à un suivi sûr et à une transmission équitable pour enquête.
Précisez qui peut effectuer un signalement, quels comportements sont couverts, si l’identité est facultative et quel canal traite les urgences ou les affaires hors champ.
Remplacez les conclusions par des questions factuelles : ce qui s’est produit, qui était présent, quand, à quelle fréquence et quels documents peuvent étayer le signalement.
Adressez les notifications au rôle désigné pour la réception. Prévoyez un autre circuit lorsque la plainte vise l’examinateur habituel ou crée un autre conflit.
Envoyez des signalements tests avec et sans coordonnées, vérifiez les champs conditionnels et la réception des pièces jointes, puis assurez-vous que l’auteur voit une description réaliste des étapes suivantes.
Choisir la méthode de réception
Les auteurs ont besoin d’un espace de récit ; les examinateurs ont besoin de dates, de personnes, de catégories et de fichiers cohérents.
Guide des champs
Ces six sections aident l’examinateur à comprendre l’allégation, à contacter son auteur lorsque c’est possible, à conserver le contexte utile et à trier le signalement sans préjuger de son bien-fondé.
Options pour l’auteur du signalement
Demandez l’identité, le lien avec l’organisation et un canal de suivi sûr. Si l’identité est facultative, expliquez que l’absence de coordonnées peut limiter le suivi.
Classement du problème
Utilisez des catégories simples sans demander aux auteurs de prouver une infraction. Prévoyez une option « Autre » en cas de classement incertain.
Faits relatifs à l’incident
Distinguez les observations personnelles des informations indirectes. Demandez quand et où chaque événement s’est produit et s’il se poursuit.
Personnes et éléments de preuve
Recueillez les coordonnées des témoins, la description des documents et les fichiers. Rappelez aux auteurs de ne pas obtenir de documents auxquels ils n’ont pas accès et demandez ce que montre chaque fichier.
Signalement antérieur
Demandez si l’affaire a déjà été soulevée, par quel canal et ce qui a changé. Cela relie les signalements associés sans présumer d’une conclusion.
Avis et attestation
Nommez le destinataire chargé de la réception, ne promettez aucune conclusion et orientez les urgences vers un autre canal. Demandez aux auteurs d’attester l’exactitude des informations au meilleur de leur connaissance.
Outils associés
Utilisez des formulaires ciblés lorsqu’un signalement relève d’une procédure plus précise concernant les salariés, la discrimination, un incident ou les avis généraux.
Proposez une voie de plainte qui n’exige pas l’identité de son auteur, avec un texte qui ne promet pas un anonymat intraçable.
Ouvrir l’outilRecueillez les faits d’une plainte au travail, les personnes concernées, les signalements antérieurs et les modalités de suivi demandées.
Ouvrir l’outilCréez un formulaire ciblé pour recueillir les faits de discrimination signalés et les événements qui les entourent.
Ouvrir l’outilConsignez un événement précis, sa chronologie, les participants, la réponse immédiate et les fichiers justificatifs.
Ouvrir l’outilRecueillez les suggestions et expériences courantes des salariés qui ne nécessitent pas une procédure de plainte.
Ouvrir l’outilCréez un processus de plainte des ressources humaines pour les problèmes d’emploi et le suivi interne.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pratiques pour les responsables de l’éthique, les administrateurs de conseils, les équipes RH et les autres examinateurs désignés.
Il s’agit d’un formulaire structuré pour recueillir des signalements de comportements répréhensibles présumés. Il consigne les personnes, les faits, les dates, les lieux, les témoins, les documents, les signalements antérieurs et les modalités facultatives de suivi.
Demandez ce qui s’est passé, qui était concerné, quand et où les faits ont eu lieu, qui en a été témoin et quels documents les étayent. Ajoutez des champs pour la catégorie, les coordonnées, les signalements antérieurs et l’attestation.
Suivez votre politique. Lorsque cela s’applique, indiquez que les champs d’identité sont facultatifs et expliquez que l’absence de coordonnées peut limiter le suivi. Ne promettez pas un anonymat que votre procédure ne peut assurer.
Limitez leur accès au personnel désigné pour la réception et nommez un remplaçant en cas de conflit. Testez les accès et les notifications. Orientez les urgences vers un canal d’intervention immédiate.
Oui. Ajoutez des champs pour les fichiers autorisés et demandez ce que montre chaque élément. Précisez aux auteurs de ne pas obtenir ni transmettre de documents auxquels ils n’ont pas accès.
Demandez les propos, actes, décisions, dates et sources observés plutôt que des conclusions. Traitez chaque allégation comme un signalement à examiner, et non comme un fait établi.
Oui. Makeform permet gratuitement et sans limite de générer, modifier et publier des formulaires. L’offre payante retire le badge Makeform. Vérifiez les destinataires, les avis et les accès avant tout partage.
Confirmez la réception, fournissez une référence si elle est disponible et indiquez des étapes suivantes réalistes. En interne, désignez un responsable, vérifiez le champ de compétence et les conflits, et conservez le signalement original.
Facilitez la présentation claire des signalements difficiles.
