Décrivez le matériel et le circuit d’approbation. Makeform crée un formulaire de transfert de matériel couvrant l’identification des actifs, les sites, l’état, les dates de garde et la validation des deux parties.
Envoyez les dossiers de transfert vers Slack, Google Sheets et Zapier.
Exemples de consignes pour le générateur
Choisissez une consigne, adaptez-la à votre processus de gestion des actifs ou envoyez-la au générateur Makeform. Chaque structure est modifiable.
Public
Équipes informatiques et opérationnelles qui réaffectent des appareils
Format
Remise entre deux parties avec signatures
Longueur de la consigne
383 caractères
Exemple de structure du formulaire
Remise entre deux parties avec signatures
Numéro d’inventaire, numéro de série et type de matériel
Détenteur actuel et détenteur destinataire
Accessoires inclus
Photos de l’état et des dommages existants
Validation de la cession et de la réception
Étiquettes de routage suggérées
En attente de cession
En transit
Reçu
Exigez un numéro d’inventaire ou un numéro de série plutôt que le seul nom du matériel, afin de ne pas confondre deux ordinateurs portables identiques lors du rapprochement.
Step 1
Identifier
numéro d’inventaire, numéro de série et pièces incluses
Step 2
Céder
le cédant consigne l’état et signe le transfert de garde
Step 3
Déplacer
la destination, le transporteur et la date de remise restent visibles
Step 4
Réceptionner
le destinataire vérifie l’état et confirme la prise en charge
L’importance des dossiers de transfert
Les e-mails et feuilles de calcul peuvent signaler le déplacement d’un actif sans indiquer ce qui est arrivé, dans quel état ni qui l’a accepté. Un formulaire relie ces informations.
Les numéros d’inventaire, numéros de série, quantités et listes d’accessoires distinguent les unités d’un même modèle.
Les listes de contrôle et les photos consignent les dommages, relevés, niveaux de batterie ou pièces manquantes lors de la cession et de la réception.
Des champs nominatifs pour le cédant et le destinataire, complétés par des signatures datées, rendent le transfert de garde traçable.
Scénarios de transfert
Choisissez le modèle le plus proche, puis modifiez les sites, les rôles d’approbation et les questions sur l’état.
Transférez des appareils entre détenteurs avec les accessoires, l’état, les contrôles de suppression des comptes et la réception par les deux parties.
Consignez les services, centres de coûts, date d’effet, motif et approbations des responsables.
Recueillez les sites, le contact du transporteur, les dates, les consignes d’emballage et l’inspection sur le site destinataire.
Permettez aux responsables terrain de confirmer sur leur téléphone les outils, les quantités, l’état, les problèmes et la garde sur le prochain site.
Processus de transfert
Construisez le formulaire autour de vos points de contrôle des actifs, puis transmettez la remise à l’équipe chargée de l’inventaire.
Précisez le matériel, les identifiants, les rôles de cession et de réception ainsi que les vérificateurs requis.
Ajoutez des options de site et de service. N’affichez les champs de transport ou de traitement des données que lorsqu’ils sont pertinents.
Informez le propriétaire de l’actif et envoyez les données structurées à un processus de rapprochement connecté.
Le destinataire compare les numéros d’inventaire, les accessoires et l’état, puis signe ou signale les écarts avec des photos.
Formulaire, feuille de calcul ou e-mail
Une feuille de calcul répertorie les sites ; un formulaire de transfert consigne qui a déplacé quoi, quand, pourquoi, dans quel état et qui l’a accepté.
Guide des champs
Utilisez six sections pour obtenir un dossier de garde exploitable, avec des champs structurés pour le rapprochement.
Identification de l’actif
Demandez l’identifiant du registre et suffisamment de détails pour vérifier l’unité physique à l’enlèvement et à la réception.
Garde
Identifiez séparément les détenteurs cédant et destinataire, avec leur service et leurs coordonnées.
Sites
Recueillez les sites opérationnels précis et distinguez une réaffectation permanente d’un déplacement temporaire.
État
Utilisez une liste de contrôle adaptée au matériel. Les photos et relevés aident le destinataire à décrire les écarts.
Détails du déplacement
Consignez le créneau d’enlèvement, la destination, le contact du transporteur et la date d’effet pour les mises à jour de l’inventaire.
Approbation et écarts
Distinguez l’approbation du responsable de la validation par le destinataire et prévoyez un moyen de signaler les écarts.
Outils associés
Reliez les processus de prêt, d’inspection, d’inventaire, de maintenance et d’acquisition à l’aide du numéro d’inventaire.
Créez un processus pour les changements de propriété, de site et de garde des actifs.
Ouvrir l’outilSuivez les emprunts, les dates d’échéance, les accessoires et les accusés de réception.
Ouvrir l’outilCréez des contrôles reproductibles de l’état et des dommages.
Ouvrir l’outilRecueillez les affectations, les sites et les changements dans un registre des actifs.
Ouvrir l’outilAcheminez les informations sur les défauts, les réparations et la remise en service.
Ouvrir l’outilRecueillez les demandes avant l’entrée du nouveau matériel dans l’inventaire.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pratiques pour les équipes opérationnelles, les services généraux, l’informatique et la gestion des actifs qui remplacent les remises informelles.
Un formulaire de transfert de matériel consigne le déplacement d’un actif entre des collaborateurs, des services ou des sites. Il identifie l’article, le cédant, le destinataire, l’itinéraire, les dates, l’état, les composants, le motif et les validations afin de garantir la traçabilité de la garde.
Commencez par le numéro d’inventaire, le numéro de série, la description, les détenteurs, les sites, la date d’effet, le motif, l’état, les accessoires, les approbations et la réception. Ajoutez si nécessaire les centres de coûts, les détails du transport, les relevés, les photos ou une date de retour.
Un formulaire de transfert documente un changement de garde, de service ou de site, qui peut être permanent. Un prêt correspond généralement à un emprunt temporaire assorti d’une date d’échéance. Pour un déplacement temporaire vers un autre site, ajoutez une date de retour prévue.
Oui. Ajoutez des signatures distinctes pour la cession et la réception. Prévoyez l’approbation d’un responsable lorsqu’elle est requise et indiquez le rôle associé à chaque signature.
Oui. Ajoutez des choix d’état, des contrôles des accessoires, des relevés, des notes sur les écarts et des importations de fichiers. Le cédant consigne l’état avant le déplacement ; le destinataire le compare et transmet les écarts.
Oui. Utilisez des listes déroulantes pour les services, centres de coûts, sites ou salles. La logique conditionnelle peut afficher les questions de transport pour les changements de site et les champs comptables pour les changements de propriété.
Oui. Makeform propose gratuitement un nombre illimité de formulaires et de réponses, y compris la génération, la modification et la publication de votre formulaire de transfert de matériel. L’offre payante supprime le badge Makeform ; elle n’accorde pas de capacité de réponse supplémentaire.
Les soumissions peuvent arriver dans votre boîte de réception Makeform, dans Google Sheets, Slack ou Zapier. Utilisez le numéro d’inventaire comme référence commune du processus et vérifiez les écarts avant de mettre à jour la garde.
Rendez chaque remise de matériel traçable.
