Décrivez l’exigence contrôlée et l’exception proposée. Makeform crée un formulaire de demande de dérogation couvrant la justification, le périmètre, la maîtrise des risques, les approbations, la validité et les preuves de clôture.
Acheminez les demandes de dérogation par e-mail, vers Slack, Google Sheets et Zapier.
Exemples d’instructions pour le générateur
Choisissez une instruction, adaptez-la à votre procédure ou envoyez-la au générateur.
Public cible
Personnel de production demandant une modification temporaire du processus
Format
Demande fondée sur les risques avec approbation qualité
Longueur de l’instruction
414 caractères
Exemple de structure du formulaire
Demande fondée sur les risques avec approbation qualité
Procédure, révision et exigence
Dérogation proposée et justification
Produits, lots ou équipements concernés
Niveau de risque et mesures provisoires
Période de validité demandée
Étiquettes de routage suggérées
En attente d’examen
Approuvée sous conditions
Clôturée
Demandez une durée prévue et les critères de rétablissement du processus standard.
Step 1
Définir
identifier l’exigence et l’exception précise
Step 2
Évaluer
consigner le périmètre, les risques, l’impact et les mesures de maîtrise
Step 3
Décider
transmettre aux responsables pour une décision consignée
Step 4
Clôturer
faire expirer la dérogation et confirmer le retour à la normale
Exceptions maîtrisées
Reliez l’exigence initiale à une solution limitée, à des mesures de maîtrise désignées, à des examinateurs responsables et à une échéance claire.
Exigez le document, la révision, la clause, l’équipement, le produit ou le lot concerné.
Recueillez l’impact, les risques, le confinement, le suivi et les responsables des mesures de maîtrise.
Regroupez les commentaires, décisions, conditions, dates et preuves de clôture.
Adaptez-vous à la demande
Affichez des questions propres à la procédure, à la spécification, au matériel ou à l’activité sélectionnés.
Décrivez la séquence de remplacement, les cycles concernés, les contrôles et les conditions de retour à la normale.
Comparez les valeurs, joignez les preuves et consignez le sort des articles concernés.
Indiquez le document et l’étape, la méthode de remplacement et la période de validité.
Acheminez chaque niveau d’impact vers les examinateurs appropriés.
Circuit de la demande
Partez de l’exigence contrôlée, puis ajoutez la logique de décision et les champs de clôture nécessaires à votre équipe.
Précisez les types de normes concernés, les demandeurs, les niveaux de risque, les approbateurs et les preuves servant à évaluer les exceptions.
Commencez par les champs obligatoires du demandeur, puis réservez aux examinateurs les champs d’évaluation des risques, de justification de la décision, de conditions et de sort final.
N’affichez l’examen technique, sécurité, qualité ou du responsable de service que si les réponses indiquent qu’il est nécessaire.
Alertez les examinateurs, suivez le statut et les dates d’expiration, puis recueillez les contrôles de rétablissement, les preuves et l’identité du responsable de la clôture.
Choisissez le bon document
Utilisez le formulaire dont l’objectif correspond à l’événement. Vous évitez ainsi que des exceptions temporaires deviennent des pratiques permanentes non documentées.
Guide des champs
Ces six groupes de champs offrent aux demandeurs une structure suffisante pour expliquer l’exception et aux examinateurs le contexte nécessaire pour prendre et consigner une décision bien délimitée.
Identification de la demande
Identifiez le demandeur, le lieu du travail et l’exigence contrôlée applicable.
Exception précise
Consignez l’exigence actuelle et la solution proposée dans des champs distincts.
Périmètre et durée
Utilisez des sélections et des dates pour définir ce que couvre la dérogation et quand elle prend fin.
Risques et mesures de maîtrise
Consignez les effets pertinents, les mesures temporaires et le responsable de chacune d’elles.
Examen et décision
Consignez les conclusions des examinateurs, la décision explicite, les conditions et toute restriction du périmètre.
Expiration et clôture
Confirmez que les conditions ont été respectées et que la norme a été rétablie ou qu’une modification permanente a été lancée.
Outils associés
Utilisez des formulaires distincts pour les modifications permanentes, les examens techniques, les événements, les inspections et les autres demandes d’approbation.
Planifiez une modification durable lorsqu’une exception récurrente montre que la norme doit être révisée.
Ouvrir l’outilRecueillez les exceptions plus larges aux politiques ou aux opérations qui ne relèvent pas d’un processus de dérogation contrôlé.
Ouvrir l’outilRecueillez les informations dont un responsable a besoin pour accorder ou refuser une autorisation définie.
Ouvrir l’outilUniformisez les conclusions des examinateurs et les actions de suivi d’une évaluation de la qualité.
Ouvrir l’outilConsignez séparément un événement imprévu lorsque la dérogation n’a pas été demandée à l’avance.
Ouvrir l’outilOrganisez les observations, preuves, conclusions, responsables et échéances issus d’un examen interne.
Ouvrir l’outilFAQ
Des réponses pratiques pour les responsables qualité, conformité, opérations, ingénierie et processus.
Il consigne un écart proposé, limité, par rapport à une exigence en vigueur. Les examinateurs voient l’exigence, la solution proposée, le motif, le périmètre, les risques, les mesures de maîtrise, la durée, les preuves, la décision, les conditions et la clôture.
Une dérogation est limitée par un lot, un équipement, une quantité, une date ou un événement, tandis que la norme reste en vigueur. Une demande de modification propose une mise à jour durable. Faites passer les besoins récurrents par le processus de modification permanente.
Rendez obligatoires le demandeur, le responsable, le document et sa révision, l’exigence, la solution proposée, le motif, le périmètre, la durée, l’impact, les mesures de maîtrise et les preuves. Exigez aussi l’examinateur, la décision, sa justification, les conditions, la date, le sort final et la clôture.
Déterminez le circuit à partir des réponses. Les dérogations aux spécifications peuvent nécessiter un examen technique et qualité ; celles portant sur une méthode de travail peuvent nécessiter un examen par les équipes opérationnelles ou de sécurité. Conservez chaque décision et ne considérez jamais la soumission comme une approbation.
Oui. Exigez l’identifiant de la demande, la nouvelle date d’expiration, le motif, la mise à jour des risques, les preuves de maîtrise et de nouvelles décisions. Gardez les dates initiales visibles et consignez chaque prolongation comme un événement d’examen distinct.
Définissez une date d’expiration ou une quantité, nommez un responsable de la clôture et envoyez des rappels. À la clôture, consignez les résultats des mesures de maîtrise, les preuves, le sort des articles concernés et le rétablissement de la norme ou une demande de modification permanente.
Oui. Makeform fournit gratuitement un nombre illimité de formulaires et de réponses : vous pouvez donc générer, modifier et publier des formulaires, puis recueillir des demandes de dérogation sans limite de formulaires ni de réponses. Un forfait payant retire le badge Makeform ; il ne débloque aucune capacité de réponse supplémentaire.
Non. Conservez le statut « en attente d’examen » jusqu’à la décision des examinateurs désignés. La soumission seule ne doit pas être interprétée comme une autorisation de poursuivre. Votre organisation définit les examinateurs, leur autorité, les critères et la procédure.
Transformez les exceptions en décisions bien délimitées.
