Describe tu catálogo, ubicaciones y proceso de compra. Makeform crea un formulario interno con los artículos, cantidades, centros de coste, fechas y puntos de entrega exactos para que los administradores puedan hacer un seguimiento de la tramitación.
Envía las solicitudes de material de oficina por correo electrónico, Slack, Google Sheets y Zapier.
Ejemplos de instrucciones para el creador
Elige un flujo de trabajo, edita los detalles y envíalo al creador de Makeform.
Público
Empleados que piden material de papelería aprobado
Formato
Solicitud de catálogo con cantidades y destino
Extensión de la instrucción
501 caracteres
Ejemplo de estructura del formulario
Solicitud de catálogo con cantidades y destino
Empleado, departamento y centro de coste
Elige material de oficina aprobado
Cantidad, unidad, color o tamaño
Punto de entrega y fecha en que se necesita
¿Se aceptan productos sustitutos equivalentes?
Etiquetas de asignación sugeridas
Solicitud nueva
Listo para pedir
Tramitado
Asocia cada cantidad con una unidad, como unidad, paquete, resma o caja.
Step 1
Solicitud
el empleado selecciona los artículos, las cantidades y el destino
Step 2
Revisión
el administrador comprueba las existencias, el presupuesto y las excepciones
Step 3
Pedido
las líneas aprobadas pasan a compras
Step 4
Tramitación
el material recibido llega al empleado correcto
Recepción lista para tramitar
Los campos obligatorios aclaran qué artículo se solicita, cuántas unidades, con cargo a qué presupuesto y dónde debe entregarse antes de que compras revise la solicitud.
Mantén el producto, SKU, cantidad, unidad y preferencia de sustitución juntos en una sola línea de artículo.
El departamento, centro de coste, motivo, estimación y fecha límite facilitan la revisión.
Haz avanzar los envíos por los estados nuevo, aprobado, pedido, recibido y tramitado.
Adaptado a la oficina
Usa opciones del catálogo para el material habitual y campos específicos para las excepciones.
Usa casillas de verificación y listas desplegables para solicitudes habituales de papel, escritura, archivo, correo y tóner.
El recuento actual, la cantidad que se debe reponer, el tamaño del paquete y el armario permiten identificar las necesidades de reposición.
Recopila los artículos aprobados y un destino de envío verificado.
Solicita especificaciones, enlaces, estimaciones, justificación y archivos adjuntos para artículos no estándar.
Crea el flujo de trabajo
Empieza por artículos conocidos y añade después los datos de asignación y seguimiento.
Enumera los artículos estándar, sedes, puntos de entrega, centros de coste, reglas de excepción y destinatarios.
Exige unidades y muestra los campos de especificaciones, estimaciones o responsable solo cuando sean pertinentes.
Notifica al administrador e incluye el solicitante, el resumen de artículos, la fecha, la ubicación y la estimación.
Añade después la referencia del pedido, la llegada prevista, la fecha de recepción y el estado de tramitación.
Elige el método de recepción
Elige un canal que conserve los detalles y proporcione al equipo de compras una única cola de solicitudes.
Guía de campos
Estas seis secciones ofrecen a los empleados una experiencia de solicitud sencilla y conservan todo lo que compras necesita para revisar, pedir, recibir y entregar el material.
Solicitante
Recopila los datos de la organización necesarios para asignar las solicitudes, usando las denominaciones locales de departamentos y centros de coste.
Artículos
Usa opciones del catálogo para los artículos habituales. Para las excepciones, recopila especificaciones, SKU, enlace del proveedor o un archivo adjunto.
Cantidad
Asocia cada cantidad con su unidad: unidad, paquete, caja, resma o bulto. Pregunta por las existencias actuales al reponer armarios compartidos.
Coste
Los precios, el envío, el proveedor y el centro de coste ayudan a estimar la solicitud. Permite que los empleados elijan «No lo sé» cuando sea necesario.
Plazos y entrega
Recopila una fecha concreta junto con el edificio, sala, apartado de correo interno o destino de envío remoto.
Revisión y tramitación
Explica que el envío inicia la revisión. Registra la aprobación, el pedido, la recepción y la entrega como etapas posteriores.
Herramientas relacionadas
Usa una herramienta específica para equipos, solicitudes de materiales, pedidos a proveedores, reembolsos, inventario o servicios de instalaciones.
Separa los equipos asignados o retornables de las existencias consumibles.
Abrir herramientaRecopila códigos, cantidades, ubicaciones de existencias y datos de tramitación.
Abrir herramientaCrea el pedido al proveedor después de su aprobación.
Abrir herramientaRecopila los recibos cuando un empleado ya ha comprado el material.
Abrir herramientaCuenta los productos almacenados y revisa la exactitud del inventario.
Abrir herramientaEnvía las reparaciones fuera de la cola de material.
Abrir herramientaPreguntas frecuentes
Respuestas para administradores, equipos de compras y empleados.
Es un formulario interno para solicitar papel, bolígrafos, tóner, material de envío y otros consumibles del lugar de trabajo. Registra el empleado, el artículo exacto, la cantidad y unidad, el presupuesto, la fecha límite y el destino para su revisión y tramitación.
Recopila el producto, las especificaciones, el SKU o enlace, la cantidad, la unidad o tamaño del paquete y la preferencia de sustitución. Para artículos no estándar, añade el proveedor, la estimación, la justificación y un archivo. Los campos generales de la solicitud incluyen empleado, departamento, centro de coste, motivo, fecha y destino.
Sí. Asigna una línea independiente a cada artículo para mantener juntos la descripción, cantidad, unidad, coste y preferencia de sustitución. Si no hay grupos repetibles, usa secciones de artículos numeradas o un envío por artículo.
Muestra el material aprobado mediante casillas de verificación o listas desplegables. Seleccionar «Otro» puede mostrar campos de especificaciones, enlace, precio, motivo, alternativas, archivo adjunto y responsable, de modo que las solicitudes habituales sean breves y las excepciones estén completas.
No. Es una solicitud interna. Antes de hacer el pedido, un administrador puede comprobar las existencias, aclarar datos, revisar el presupuesto, agrupar solicitudes, aprobar una alternativa o rechazarla. Indica que la confirmación no implica aprobación ni compra.
Envía las respuestas a un flujo de trabajo compartido y haz un seguimiento de las aclaraciones, la aprobación, la referencia del pedido, el proveedor, la llegada prevista, la recepción y la tramitación. Conserva las respuestas originales por separado y registra la sala, el punto de recogida o el destinatario.
Sí. Makeform ofrece formularios y respuestas gratis e ilimitados para generar, editar, publicar y recopilar solicitudes. El plan de pago elimina la insignia de Makeform. Sustituye los artículos y ubicaciones de ejemplo y prueba la asignación antes de compartir el formulario.
El formulario de material registra una necesidad interna de un empleado. Una orden de compra es un documento posterior dirigido al proveedor que se utiliza tras la revisión. La solicitud incluye el contexto del artículo y del solicitante; la orden de compra añade el proveedor y la referencia del pedido.
Da a cada solicitud de material un proceso claro hasta su tramitación.
