Describe tus propiedades, salas, activos y proceso de reparación. Makeform convierte la descripción en un formulario que recoge la ubicación exacta, la categoría, la urgencia, los datos de acceso y las fotos necesarias para priorizar el trabajo sin una cadena de mensajes adicionales.
Deriva los informes a Slack, Google Sheets y Zapier.
Ejemplos de instrucciones para el creador
Elige un punto de partida realista, modifica los detalles o envía la instrucción al creador de Makeform. Cada estructura es un ejemplo adaptable a tu flujo de trabajo.
Público
Residentes que informan de problemas en viviendas alquiladas
Formato
Solicitud adaptada a móviles con fotos y permiso de entrada
Tamaño de la instrucción
490 caracteres
Estructura de formulario de ejemplo
Solicitud adaptada a móviles con fotos y permiso de entrada
Propiedad y número de unidad
¿Qué necesita mantenimiento?
¿Cuándo comenzó y qué está afectado?
Añade fotos o vídeo
Permiso de entrada y notas de acceso
Etiquetas de derivación sugeridas
Problema de seguridad urgente
Fontanería
Seguimiento del inquilino
Solicita el edificio, la planta, la sala y el ID del activo exactos. Un informe que solo diga «el lavabo» todavía obliga al técnico a buscarlo.
Step 1
Informar
ubicación, síntomas, impacto y fotos
Step 2
Priorizar
urgencia y equipo responsable identificados
Step 3
Reparar
el técnico recibe una descripción completa del trabajo
Step 4
Cerrar
resolución registrada e informante actualizado
Por qué importa informar de forma estructurada
Los correos informales y conversaciones de pasillo omiten datos que determinan quién responde, qué debe llevar y si la zona requiere atención inmediata. Un formulario estructurado incluye esos datos en cada informe.
Los campos de edificio, planta, sala, unidad y activo convierten «está roto» en una ubicación a la que el técnico puede llegar sin llamar primero al informante.
Las preguntas condicionales detectan fugas activas, cableado expuesto, pérdida de calefacción, salidas bloqueadas o equipos inseguros y muestran las instrucciones de respuesta inmediata de tu organización.
Categorías como fontanería, HVAC, electricidad, electrodomésticos y zonas comunes ayudan a que cada envío llegue al administrador o cola de mantenimiento correctos.
Cuatro contextos de informe
El informe básico se mantiene, mientras las preguntas de ubicación, acceso, seguridad y activos cambian según el entorno operativo.
La unidad, los datos del inquilino, las mascotas, el permiso de entrada y las preferencias de cita ayudan a coordinar reparaciones en viviendas ocupadas.
El edificio, la planta, la sala, el departamento y el impacto operativo proporcionan al personal de instalaciones un informe accionable.
Un envío por cada defecto mantiene juntos la observación, la foto, la prioridad, el oficio asignado y la fecha objetivo.
Los ID de activos, códigos de error, condiciones de uso y estado de retirada ofrecen un mejor punto de partida para el diagnóstico.
Crea el flujo de informes
Genera el formulario base, sustituye opciones genéricas por tus propiedades y equipos reales y conecta los envíos con los responsables de priorizarlos.
Indica a Makeform si enviarán informes inquilinos, empleados, inspectores u operadores, además de las propiedades, salas, activos y tipos de problema que deben elegir.
Define qué es urgente, añade seguimientos condicionales para fugas o fallos eléctricos y muestra los contactos de emergencia correctos de tu organización.
Envía un correo al responsable, publica los informes prioritarios en Slack o manda registros estructurados a Google Sheets y sistemas conectados mediante Zapier.
Usa cada envío como informe inicial, incorpóralo al flujo de mantenimiento y contacta con el informante para programar el acceso o comunicar la finalización.
Formulario frente a correo y llamada
Todos los canales pueden avisar, pero los campos estructurados son más fáciles de derivar, buscar y convertir en instrucciones uniformes.
Guía de campos
Seis grupos de campos convierten una queja imprecisa en un informe que un coordinador puede priorizar, derivar y entregar a un técnico.
Informante
Recopila el nombre, contacto y relación del informante con el lugar. Un inquilino puede necesitar cita; un empleado suele poder recibir al técnico en la sala.
Ubicación
Usa primero opciones estructuradas de propiedad y zona y después una nota libre. El técnico debe distinguir el aseo este de la tercera planta de cualquier sala similar del centro.
Detalles del problema
Pregunta qué vio, oyó u olió la persona, cuándo comenzó y si es constante o intermitente. Los síntomas observables son más útiles que pedir un diagnóstico técnico.
Impacto y urgencia
Separa la urgencia elegida por el informante de las preguntas sobre impactos concretos. La pérdida de un servicio esencial, agua activa, humo, cableado expuesto o acceso inseguro justifican mejor una escalada.
Pruebas
Las fotos y vídeos pueden mostrar la etiqueta del modelo, la ubicación de la fuga, la superficie dañada o la pantalla de error antes del despacho. Pide una vista general y otra de cerca cuando sea útil.
Acceso y seguimiento
Las propiedades ocupadas y salas restringidas requieren planificar el acceso. Pregunta por permiso de entrada, mascotas, llaves, acompañantes, aparcamiento y horarios adecuados, y conserva un medio claro para actualizar al informante.
Herramientas relacionadas
Combina la recepción de informes con solicitudes, órdenes, inspecciones, aprobaciones y registros de equipos mediante las herramientas de Makeform.
Recopila una solicitud de reparación con ubicación, problema, urgencia y contacto del solicitante.
Abrir herramientaConvierte necesidades aprobadas en trabajos asignados con alcance y programación.
Abrir herramientaDocumenta sistemáticamente el estado y señala defectos para seguimiento.
Abrir herramientaRecoge decisiones, notas de costes y autorización antes de programar el trabajo.
Abrir herramientaRegistra necesidades del activo, síntomas de avería y estado del equipo.
Abrir herramientaRecoge el estado y fotos de la unidad antes de la ocupación.
Abrir herramientaPreguntas frecuentes
Respuestas prácticas para responsables de instalaciones y propiedades que quieren estandarizar la recepción de avisos de reparación.
Un formulario de informe de mantenimiento permite a inquilinos, empleados, inspectores u operadores documentar de forma estructurada algo que requiere atención. Registra dónde está el problema, qué sucede, su impacto, quién facilita el acceso y las fotos o archivos útiles para evaluarlo.
Incluye contacto, propiedad y ubicación exacta, ID del activo si procede, categoría, síntomas, inicio, impacto, indicadores de urgencia, fotos y acceso. Para alquileres, añade unidad, permiso de entrada, mascotas y citas; para equipos, códigos de error y seguridad de uso.
Define las emergencias y las instrucciones según tus procedimientos. La lógica condicional puede mostrar un mensaje para incendio, posible fuga de gas, inundación activa, componentes eléctricos expuestos, peligro inmediato u otra urgencia. El formulario complementa, pero no sustituye, tus canales de emergencia establecidos.
Sí. Añade campos para subir archivos y adjuntar fotos o vídeos desde el móvil. Pide una vista general de la ubicación y otra cercana del daño, la etiqueta o la pantalla de error. No exijas material multimedia si enviarlo puede poner en riesgo al informante.
Sí. Usa propiedad, edificio y categoría para organizar informes de fontanería, electricidad, HVAC, limpieza, seguridad, electrodomésticos o reparaciones generales. Las notificaciones e integraciones pueden enviarlos al responsable, canal de Slack, hoja de Google Sheets o flujo conectado mediante Zapier.
El informe reúne la información inicial: qué se observó, dónde ocurrió, qué impacto tuvo y qué pruebas existen. La orden de trabajo es el registro operativo posterior a la priorización: define el alcance, asigna responsables, programa la intervención y registra su finalización. Vincular ambos documentos conserva el contexto.
Sí. Makeform ofrece uso gratuito ilimitado: puedes generar, editar, publicar y usar el formulario sin límite de envíos. El plan de pago elimina la insignia de Makeform.
Sí. Añade una lista de propiedades y preguntas condicionales para mostrar edificios, unidades, salas, contactos o accesos pertinentes. En carteras grandes, usa nombres coherentes con tus registros e incluye «otro» para no bloquear ubicaciones nuevas.
Sustituye los mensajes imprecisos sobre reparaciones por informes completos.
