Describe el equipo y el circuito de aprobación. Makeform crea un formulario de transferencia de equipos con la identificación del activo, las ubicaciones, el estado, las fechas de custodia y las firmas de ambas partes.
Envía los registros de transferencia a Slack, Google Sheets y Zapier.
Ejemplos de instrucciones para el creador
Elige una instrucción, adáptala a tu proceso de activos o envíala al creador de Makeform. Todas las estructuras se pueden editar.
Público
Equipos de TI y operaciones que reasignan dispositivos
Formato
Entrega entre dos partes con firmas
Longitud de la instrucción
358 caracteres
Estructura de formulario de ejemplo
Entrega entre dos partes con firmas
Etiqueta del activo, número de serie y tipo de equipo
Custodio actual y custodio receptor
Accesorios incluidos
Fotos del estado y de los daños existentes
Firmas de entrega y recepción
Etiquetas de enrutamiento sugeridas
Pendiente de entrega
En tránsito
Recibido
Exige una etiqueta de activo o un número de serie en lugar de usar solo el nombre del equipo, para evitar confundir dos portátiles idénticos durante la conciliación.
Step 1
Identificar
etiqueta del activo, número de serie y piezas incluidas
Step 2
Entregar
la persona que entrega registra el estado y cede la custodia con su firma
Step 3
Trasladar
el destino, el transportista y los plazos de entrega permanecen visibles
Step 4
Recibir
la persona receptora comprueba el estado y confirma la custodia
Por qué son importantes los registros de transferencia
Un correo electrónico o una hoja de cálculo pueden indicar que un activo se trasladó sin mostrar qué llegó, en qué estado ni quién lo aceptó. Un formulario conecta todos esos datos.
Las etiquetas de activos, los números de serie, las cantidades y las listas de accesorios permiten distinguir unidades del mismo modelo.
Las listas de comprobación y las fotos registran daños, lecturas, nivel de batería o piezas que faltan tanto al entregar como al recibir.
Los campos con los nombres de quien entrega y quien recibe, junto con las firmas fechadas, crean una transferencia de custodia trazable.
Situaciones de transferencia
Elige el modelo más parecido y edita las ubicaciones, los responsables de aprobación y las preguntas sobre el estado.
Traslada dispositivos entre custodios registrando accesorios, estado, comprobaciones de eliminación de cuentas y la recepción por ambas partes.
Registra los departamentos, los centros de costes, la fecha de entrada en vigor, el motivo y las aprobaciones de los responsables.
Registra las ubicaciones, el contacto de transporte, los plazos, las notas de embalaje y la inspección en la sede receptora.
Permite que los responsables de campo confirmen desde el teléfono las herramientas, cantidades, estado, incidencias y custodia en la siguiente obra.
Flujo de transferencia
Configúralo según tus puntos de control de activos y dirige la entrega al equipo de inventario.
Especifica los equipos, los identificadores, las funciones de entrega y recepción y los revisores obligatorios.
Añade opciones de sedes y departamentos. Muestra los campos de transporte o tratamiento de datos solo cuando sean pertinentes.
Notifica al propietario del activo y envía los datos estructurados a un flujo de conciliación conectado.
La persona receptora compara las etiquetas, los accesorios y el estado; después firma o informa de las incidencias con fotos.
Formulario frente a hoja de cálculo y correo electrónico
Una hoja de cálculo enumera ubicaciones; un formulario de transferencia registra quién trasladó qué, cuándo, por qué, en qué estado y quién lo aceptó.
Guía de campos
Usa seis secciones para crear un registro de custodia práctico, con campos estructurados para la conciliación.
Identidad del activo
Solicita el identificador del registro y suficientes detalles para verificar la unidad física al recogerla y recibirla.
Custodia
Identifica por separado a los custodios que entregan y reciben, con sus departamentos y datos de contacto.
Ubicaciones
Registra ubicaciones operativas precisas y distingue una reasignación permanente de un traslado temporal.
Estado
Usa una lista de comprobación específica para el equipo. Las fotos y las lecturas ayudan a la persona receptora a describir discrepancias.
Detalles del traslado
Registra el intervalo de recogida, el destino, el contacto de transporte y la fecha de entrada en vigor para actualizar el inventario.
Aprobación e incidencias
Mantén la aprobación del responsable separada de la firma de recepción y ofrece una forma de comunicar incidencias.
Herramientas relacionadas
Vincula los flujos de préstamo, inspección, inventario, mantenimiento y adquisición mediante la etiqueta del activo.
Crea un flujo de trabajo para los cambios de titularidad, ubicación y custodia de activos.
Abrir herramientaControla los préstamos, las fechas de devolución, los accesorios y el acuse de recibo.
Abrir herramientaCrea comprobaciones repetibles del estado y los daños.
Abrir herramientaRecopila asignaciones, ubicaciones y cambios para un registro de activos.
Abrir herramientaDirige la información sobre fallos, reparaciones y vuelta al servicio.
Abrir herramientaRegistra las solicitudes antes de que los equipos nuevos entren en el inventario.
Abrir herramientaPreguntas frecuentes
Respuestas prácticas para los equipos de operaciones, instalaciones, TI y activos que sustituyen las entregas informales.
Un formulario de transferencia de equipos registra el traslado de un activo entre empleados, departamentos o sedes. Identifica el artículo, quién lo entrega, quién lo recibe, la ruta, las fechas, el estado, los componentes, el motivo y las firmas para que la custodia sea trazable.
Empieza por la etiqueta del activo, el número de serie, la descripción, los custodios, las ubicaciones, la fecha de entrada en vigor, el motivo, el estado, los accesorios, las aprobaciones y la recepción. Añade centros de costes, datos de transporte, lecturas, fotos o una fecha de devolución cuando sea necesario.
Un formulario de transferencia documenta un cambio de custodia, departamento o ubicación y puede ser permanente. Un formulario de préstamo suele referirse a un uso temporal con fecha de devolución. Para un traslado temporal entre sedes, añade una fecha prevista de devolución.
Sí. Añade firmas independientes para quien entrega y quien recibe. Incluye la aprobación de un responsable cuando sea necesario e identifica la función de cada firmante.
Sí. Añade opciones de estado, comprobaciones de accesorios, lecturas, notas sobre incidencias y cargas de archivos. Quien entrega registra el estado previo al traslado; quien recibe lo compara y deriva las discrepancias.
Sí. Usa listas desplegables para departamentos, centros de costes, sedes o salas. La lógica condicional puede mostrar preguntas de transporte para traslados entre sedes y campos contables para cambios de titularidad.
Sí. Makeform ofrece formularios y respuestas gratis sin límites, incluida la generación, edición y publicación de tu formulario de transferencia de equipos. El plan de pago elimina la insignia de Makeform, pero no añade capacidad de respuesta.
Los envíos pueden llegar a tu bandeja de entrada de Makeform, Google Sheets, Slack o Zapier. Usa la etiqueta del activo como referencia común del flujo de trabajo y revisa las incidencias antes de actualizar la custodia.
Haz que cada entrega de equipos sea trazable.
