Describe el requisito controlado y la excepción propuesta. Makeform crea un formulario de solicitud de desviación con la justificación, el alcance, los controles de riesgo, las aprobaciones, la vigencia y las pruebas de cierre.
Envía las solicitudes de desviación por correo electrónico, Slack, Google Sheets y Zapier.
Ejemplos de instrucciones para el creador
Elige una instrucción, adáptala a tu procedimiento o envíala al creador.
Destinatarios
Personal de producción que solicita un cambio temporal del proceso
Formato
Solicitud basada en riesgos con aprobación de calidad
Extensión de la instrucción
335 caracteres
Ejemplo de estructura del formulario
Solicitud basada en riesgos con aprobación de calidad
Procedimiento, revisión y requisito
Desviación propuesta y justificación
Productos, lotes o equipos afectados
Clasificación del riesgo y controles provisionales
Periodo de vigencia solicitado
Etiquetas de encaminamiento sugeridas
Pendiente de revisión
Aprobada con condiciones
Cerrada
Solicita una duración prevista y los criterios para restablecer el proceso estándar.
Step 1
Definir
identificar el requisito y la excepción exacta
Step 2
Evaluar
registrar el alcance, el riesgo, el impacto y los controles
Step 3
Decidir
enviar a los responsables para que documenten su decisión
Step 4
Cerrar
finalizar la vigencia de la desviación y confirmar el restablecimiento
Excepciones controladas
Vincula el requisito original a una alternativa limitada, controles asignados, revisores responsables y un punto final claro.
Exige el documento, la revisión, la cláusula, el activo, el producto o el lote afectado.
Recopila el impacto, el riesgo, la contención, el seguimiento y los responsables de los controles.
Mantén juntos los comentarios, las decisiones, las condiciones, las fechas y las pruebas de cierre.
Adáptalo a la solicitud
Muestra preguntas especializadas según el procedimiento, la especificación, el material o la actividad seleccionados.
Describe la secuencia alternativa, las series afectadas, las comprobaciones y las condiciones de restablecimiento.
Compara valores, adjunta pruebas y documenta la disposición de los artículos afectados.
Identifica el documento y el paso, el método alternativo y el periodo de vigencia.
Envía cada nivel de impacto a los revisores adecuados.
Flujo de la solicitud
Empieza por el requisito controlado y añade después la lógica de decisión y los campos de cierre que necesita tu equipo.
Indica los tipos de normas implicados, los solicitantes, los niveles de riesgo, los aprobadores y las pruebas utilizadas para evaluar las excepciones.
Empieza por los campos obligatorios para el solicitante y añade después campos exclusivos para los revisores sobre la evaluación del riesgo, la justificación de la decisión, las condiciones y la disposición.
Muestra la revisión técnica, de seguridad, de calidad o del responsable del departamento solo cuando las respuestas indiquen que es necesaria.
Avisa a los revisores, controla el estado y las fechas de vencimiento y, después, recopila las comprobaciones de restablecimiento, las pruebas de respaldo y el responsable del cierre.
Elige el registro adecuado
Usa el formulario cuyo propósito coincida con el hecho. Así evitarás que las excepciones temporales se conviertan en prácticas permanentes sin documentar.
Guía de campos
Estos seis grupos de campos proporcionan a los solicitantes estructura suficiente para explicar la excepción y a los revisores el contexto necesario para tomar y documentar una decisión acotada.
Identificación de la solicitud
Identifica quién presenta la solicitud, dónde se realiza el trabajo y qué requisito controlado se aplica.
Excepción exacta
Recopila en campos separados el requisito vigente y la alternativa propuesta.
Alcance y duración
Utiliza selecciones y fechas para definir qué abarca la desviación y cuándo termina.
Riesgo y controles
Recopila los efectos pertinentes, los controles temporales y un responsable para cada control.
Revisión y decisión
Registra las conclusiones de los revisores, la decisión explícita, las condiciones y cualquier reducción del alcance.
Vencimiento y cierre
Confirma que se cumplieron las condiciones y que se reanudó el estándar o se inició un cambio permanente.
Herramientas relacionadas
Usa formularios separados para cambios permanentes, revisiones técnicas, hechos, inspecciones y otras solicitudes de aprobación.
Planifica un cambio duradero cuando una excepción recurrente demuestre que debe revisarse la norma.
Abrir herramientaRecopila excepciones más amplias a políticas u operaciones que no siguen un proceso controlado de desviación.
Abrir herramientaRecopila la información que necesita un responsable para conceder o denegar una autorización definida.
Abrir herramientaEstandariza las conclusiones de los revisores y las acciones de seguimiento de una evaluación de calidad.
Abrir herramientaRegistra por separado un hecho no planificado cuando la desviación no se solicitó con antelación.
Abrir herramientaOrganiza las observaciones, pruebas, hallazgos, responsables y fechas límite de una revisión interna.
Abrir herramientaPreguntas frecuentes
Respuestas prácticas para los responsables de calidad, cumplimiento, operaciones, ingeniería y procesos.
Registra una propuesta para apartarse de forma limitada de un requisito vigente. Los revisores ven el requisito, la alternativa, el motivo, el alcance, los riesgos, los controles, la duración, las pruebas, la decisión, las condiciones y el cierre.
Una desviación queda limitada por un lote, activo, cantidad, fecha o hecho mientras la norma sigue vigente. Una solicitud de cambio propone una actualización duradera. Tramita las necesidades recurrentes mediante el proceso de cambio permanente.
Exige el solicitante, el responsable, el documento y la revisión, el requisito, la alternativa, el motivo, el alcance, la duración, el impacto, los controles y las pruebas. Exige también el revisor, la decisión, la justificación, las condiciones, la fecha, la disposición y el cierre.
Define la ruta según las respuestas. Las excepciones de especificación pueden requerir una revisión técnica y de calidad; las excepciones al método de trabajo pueden necesitar una revisión de operaciones o seguridad. Conserva todas las decisiones y nunca trates el envío como una aprobación.
Sí. Exige el ID de la solicitud, la nueva fecha de vencimiento, el motivo, el riesgo actualizado, las pruebas de los controles y nuevas decisiones. Mantén visibles las fechas originales y registra la prórroga como un hecho de revisión independiente.
Fija un vencimiento o una cantidad, asigna un responsable del cierre y envía recordatorios. Al cerrar, registra los resultados de los controles, las pruebas, la disposición de los artículos afectados y el restablecimiento o una solicitud de cambio permanente.
Sí. Makeform ofrece formularios y respuestas gratis sin límites, por lo que puedes generar, editar y publicar formularios, y recopilar solicitudes de desviación sin límites de formularios ni respuestas. Un plan de pago elimina la insignia de Makeform; no añade capacidad de respuestas.
No. Mantén el estado «Pendiente de revisión» hasta que decidan los revisores designados. El mero envío no debe indicar que existe permiso para proceder. Tu organización define los revisores, la autoridad, los criterios y el procedimiento.
Convierte las excepciones en decisiones acotadas.
