Beschreiben Sie Ihren Katalog, Ihre Standorte und Ihren Einkaufsprozess. Makeform erstellt ein internes Formular für genaue Artikel, Mengen, Kostenstellen, Termine und Übergabestellen, damit die Verwaltung die Erfüllung nachverfolgen kann.
Leiten Sie Bürobedarfsanfragen an E-Mail, Slack, Google Sheets und Zapier weiter.
Beispiel-Prompts für den Formulargenerator
Wählen Sie einen Ablauf, bearbeiten Sie die Angaben und senden Sie ihn an den Formulargenerator von Makeform.
Zielgruppe
Mitarbeitende, die genehmigte Schreibwaren bestellen
Format
Kataloganfrage mit Mengen und Lieferort
Prompt-Länge
465 Zeichen
Beispiel für den Formularaufbau
Kataloganfrage mit Mengen und Lieferort
Mitarbeitende, Abteilung und Kostenstelle
Genehmigten Bürobedarf auswählen
Menge, Einheit, Farbe oder Größe
Übergabestelle und Bedarfsdatum
Sind gleichwertige Ersatzartikel zulässig?
Vorgeschlagene Routing-Tags
Neue Anfrage
Bestellbereit
Erfüllt
Geben Sie zu jeder Menge eine Einheit wie Stück, Packung, Ries oder Karton an.
Step 1
Anfrage
Mitarbeitende wählen Artikel, Mengen und Lieferort aus
Step 2
Prüfung
Die Verwaltung prüft Bestand, Budget und Ausnahmen
Step 3
Bestellung
Genehmigte Positionen gehen an den Einkauf
Step 4
Ausliefern
Eingegangener Bürobedarf erreicht die richtigen Mitarbeitenden
Bestellreife Erfassung
Pflichtfelder klären vor der Prüfung durch den Einkauf, welcher Artikel, wie viele Einheiten, welches Budget und welcher Lieferort gemeint sind.
Fassen Sie Produkt, SKU, Menge, Einheit und Präferenz für Ersatzartikel in einer Artikelposition zusammen.
Abteilung, Kostenstelle, Verwendungszweck, Schätzung und Bedarfsdatum unterstützen die Prüfung.
Setzen Sie den Status von Einreichungen nacheinander auf neu, genehmigt, bestellt, eingegangen und erfüllt.
Passend zum Büro
Nutzen Sie Katalogoptionen für Standardbedarf und Felder für Ausnahmen.
Verwenden Sie Kontrollkästchen und Dropdown-Listen für übliche Anfragen zu Papier, Schreibwaren, Ablage, Versand und Toner.
Aktueller Bestand, Nachbestellmenge, Packungsgröße und Schrank zeigen den Auffüllbedarf.
Erfassen Sie genehmigte Artikel und ein bestätigtes Versandziel.
Fragen Sie bei Sonderartikeln Spezifikationen, Links, Schätzungen, Begründung und Anhänge ab.
Arbeitsablauf erstellen
Beginnen Sie mit bekannten Artikeln und ergänzen Sie anschließend Angaben für Weiterleitung und Nachverfolgung.
Führen Sie Standardartikel, Standorte, Übergabestellen, Kostenstellen, Ausnahmeregeln und Empfänger auf.
Machen Sie Einheiten verpflichtend und zeigen Sie Spezifikationen, Schätzungen oder Felder für Führungskräfte nur bei Bedarf an.
Benachrichtigen Sie die Verwaltung mit anfragender Person, Artikelübersicht, Datum, Standort und Schätzung.
Ergänzen Sie im weiteren Ablauf Bestellreferenz, voraussichtliche Ankunft, Eingangsdatum und Erfüllungsstatus.
Erfassungsmethode auswählen
Wählen Sie einen Kanal, der Details bewahrt und dem Einkauf eine zentrale Warteschlange bietet.
Leitfaden für Formularfelder
Diese sechs Bereiche bieten Mitarbeitenden eine einfache Anfrage und bewahren zugleich alles, was der Einkauf zum Prüfen, Bestellen, Entgegennehmen und Ausliefern des Bürobedarfs benötigt.
Anfragende Person
Erfassen Sie die für die Weiterleitung nötigen Organisationsangaben und verwenden Sie die bei Ihnen üblichen Bezeichnungen für Abteilungen und Kostenstellen.
Artikel
Verwenden Sie für Standardartikel Katalogoptionen. Erfassen Sie bei Ausnahmen Spezifikationen, SKU, Lieferantenlink oder einen Anhang.
Menge
Verbinden Sie die Anzahl mit einer Einheit wie Stück, Packung, Karton, Ries oder Kiste. Fragen Sie beim Auffüllen gemeinsam genutzter Schränke nach dem aktuellen Bestand.
Kosten
Preise, Versand, Lieferant und Kostenstelle helfen bei der Schätzung der Anfrage. Lassen Sie Mitarbeitende bei Bedarf „Nicht sicher“ auswählen.
Termin und Lieferung
Erfassen Sie ein konkretes Datum sowie Gebäude, Raum, Poststelle oder Versandziel für Mitarbeitende im Homeoffice.
Prüfung und Erfüllung
Erklären Sie, dass die Einreichung eine Prüfung einleitet. Verfolgen Sie Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Lieferung als spätere Phasen.
Verwandte Tools
Nutzen Sie ein spezialisiertes Tool für Geräte, Materialanforderungen, Lieferantenbestellungen, Erstattungen, Inventar oder Gebäudeservice.
Trennen Sie zugewiesene oder rückgabepflichtige Geräte von Verbrauchsmaterial.
Tool öffnenErfassen Sie Codes, Mengen, Lagerorte und Angaben zur Erfüllung.
Tool öffnenErstellen Sie nach der Genehmigung die Bestellung beim Lieferanten.
Tool öffnenErfassen Sie Belege, wenn Mitarbeitende Bürobedarf bereits gekauft haben.
Tool öffnenZählen Sie gelagerte Produkte und prüfen Sie die Bestandsgenauigkeit.
Tool öffnenLeiten Sie Reparaturen außerhalb der Warteschlange für Bürobedarf weiter.
Tool öffnenFAQ
Antworten für Verwaltung, Einkaufsteams und Mitarbeitende.
Es ist ein internes Formular zur Anforderung von Papier, Stiften, Toner, Versandmaterial und anderen Verbrauchsmaterialien am Arbeitsplatz. Es erfasst Mitarbeitende, den genauen Artikel, Menge und Einheit, Budget, Bedarfsdatum und Lieferort für Prüfung und Erfüllung.
Erfassen Sie Produkt, Spezifikationen, SKU oder Link, Menge, Einheit oder Packungsgröße sowie die Präferenz für Ersatzartikel. Ergänzen Sie bei Sonderartikeln Lieferant, Schätzung, Begründung und einen Upload. Zu den Feldern auf Anfrageebene gehören Mitarbeitende, Abteilung, Kostenstelle, Verwendungszweck, Datum und Lieferort.
Ja. Geben Sie jedem Artikel eine eigene Position, damit Beschreibung, Menge, Einheit, Kosten und Präferenz für Ersatzartikel zusammenbleiben. Wenn keine wiederholbaren Gruppen möglich sind, verwenden Sie nummerierte Artikelbereiche oder eine Einreichung pro Artikel.
Zeigen Sie genehmigte Artikel als Kontrollkästchen oder Dropdown-Listen an. Bei Auswahl von „Sonstiges“ können Spezifikationen, Link, Preis, Grund, Alternativen, Anhang und Felder für Führungskräfte eingeblendet werden. So bleiben Standardanfragen kurz und Ausnahmen vollständig.
Nein. Es handelt sich um eine interne Anfrage. Die Verwaltung kann vor der Bestellung den Bestand prüfen, Angaben klären, das Budget prüfen, Anfragen zusammenfassen, eine Alternative genehmigen oder die Anfrage ablehnen. Weisen Sie darauf hin, dass eine Bestätigung weder Genehmigung noch Kauf bedeutet.
Senden Sie Antworten an einen gemeinsamen Arbeitsablauf und verfolgen Sie Klärung, Genehmigung, Bestellreferenz, Lieferant, voraussichtliche Ankunft, Wareneingang und Erfüllung. Bewahren Sie die ursprünglichen Antworten separat auf und erfassen Sie Raum, Abholstelle oder empfangende Person.
Ja. Makeform bietet unbegrenzt kostenlose Formulare und Antworten zum Erstellen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Erfassen von Anfragen. Im kostenpflichtigen Tarif wird das Makeform-Badge entfernt. Ersetzen Sie die Beispielartikel und -standorte und testen Sie anschließend die Weiterleitung, bevor Sie das Formular freigeben.
Das Bürobedarfsformular erfasst den internen Bedarf von Mitarbeitenden. Eine Bestellung ist ein späteres, an den Lieferanten gerichtetes Dokument, das nach der Prüfung verwendet wird. Die Anfrage enthält Angaben zum Artikel und zur anfragenden Person; die Bestellung ergänzt Lieferant und Bestellreferenz.
Geben Sie jeder Bürobedarfsanfrage einen klaren Weg bis zur Erfüllung.
