صف من يطلب الفعاليات في مؤسستك وما الذي يحتاج الموافقون إلى معرفته. يحوله Makeform إلى نموذج طلب فعالية بالحقول المناسبة — التواريخ، المكان، عدد الحضور، التجهيز، الميزانية — مع مسار موافقة، حتى لا تبقى الطلبات عالقة في سلاسل البريد الإلكتروني.
أرسل طلبات الفعاليات إلى Slack وGoogle Sheets وZapier.
مطالبات نموذجية للمنشئ
اختر مطالبة، عدلها أعلاه، أو أرسلها إلى منشئ Makeform الحقيقي. البنية هنا مثال وليست نتيجة ذكاء اصطناعي مباشرة.
الجمهور
الموظفون والمجموعات الخارجية التي تحجز قاعات أو مساحات
التنسيق
نموذج من صفحة واحدة مع اختيار التاريخ والمساحة
حجم المطالبة
237 حرفًا
مثال على بنية النموذج
نموذج من صفحة واحدة مع اختيار التاريخ والمساحة
ما الفعالية ومن يطلبها؟
التاريخ والوقت المفضلان (مع خيار احتياطي)
ما المساحة التي تحتاجها؟
عدد الحضور المتوقع
احتياجات التجهيز والمعدات
وسوم توجيه مقترحة
المرافق
المالية
العمليات
اطلب رمز الميزانية والشخص الموافق من البداية — مطاردتهما لاحقًا هي ما يبطئ الموافقات.
Step 1
طلب
تفاصيل الفعالية، المساحة، التجهيز، الميزانية
Step 2
مراجعة
إشعار الموافق بكل شيء في مكان واحد
Step 3
موافقة
تأكيد أو رفض أو طلب تعديلات
Step 4
جدولة
تصل الطلبات إلى الجداول وSlack والتقاويم
لماذا نموذج طلب
نموذج طلب فعالية جيد يجمع كل ما يحتاجه الموافق من أول مرة، حتى لا يطارد أحد تواريخ ناقصة أو أعداد حضور أو رموز ميزانية عبر عشر رسائل.
الحقول المطلوبة للتواريخ والمساحات والحضور والميزانية تعني أن الطلب يمكن أن يوافق عليه دون سؤال متابعة واحد.
أرسل طلبات المرافق إلى العمليات، وطلبات الميزانية إلى المالية، وفعاليات الخدمات إلى مكتب الكنيسة — تلقائيًا.
كل طلب وموافقة وتغيير يعيش في مسار إرسال واحد بدل سلسلة بريد معاد توجيهها.
مصمم لمكانك
ابدأ بالنسخة الأقرب إلى طريقة طلب الفعاليات في مؤسستك، ثم عدل الحقول في المنشئ.
مساحات وتواريخ مع خيارات احتياطية وحضور وتجهيز ومعدات للمرافق وأماكن الفعاليات.
الهدف، عدد الحضور، الميزانية ومركز التكلفة، المدير الموافق، والدعم الذي يحتاجه المنظم.
الخدمة أو المجموعة، المرافق، المتطوعون، رعاية الأطفال، وما إذا كان يجب الترويج للفعالية للأعضاء.
احتياجات الإنتاج، مخطط القاعة، القائمة والقيود الغذائية، أسلوب الخدمة، ورمز الميزانية للفوترة.
مسار الموافقة
يحول Makeform العملية التي تصفها إلى نموذج طلب فعالية حي مع إشعارات، كي تتحرك الموافقات بدل أن تتوقف في صناديق البريد.
أخبر Makeform من يرسل الطلبات، وما الذي يجب أن يعرفه الموافقون، وأي قواعد — مهلة مسبقة، تواريخ محجوبة، حدود الميزانية.
عدّل المساحات، وأضف حقولًا شرطية — أسئلة الضيافة فقط عند طلب الضيافة — وحدد الحقول المطلوبة.
كل إرسال يرسل بريدًا إلى الشخص الصحيح ويمكنه النشر في Slack، حتى لا ينتظر الطلب من يراجع مجلدًا.
تتدفق الإرسالات إلى صندوقك وGoogle Sheets، لتملك العمليات قائمة جاهزة للتقويم بما هو مطلوب ومعتمد ومعلّق.
نموذج أم قالب أم بريد
قوالب نموذج طلب فعالية تمنحك نقطة بداية، لكن لكل مكان مساحاته وقواعده وموافقوه. النموذج المُنشأ يكون مناسبًا لك من البداية.
دليل الحقول
تبحث عن قالب نموذج طلب فعالية؟ هذه مجموعات الحقول التي تجعل الطلب قابلًا للموافقة من أول مرة — أنشئها ثم احذف ما لا تحتاجه عمليتك.
أساسيات الفعالية
كل طلب يحتاج سياقًا كافيًا لشخص موافق لم يسمع بالفعالية من قبل. اجمع ما هي، ومن يملكها، وكيف يمكن الوصول إليه — واجعل حقل التاريخ منظمًا لا نصًا حرًا، حتى يمكن مقارنته بالتقويم.
اللوجستيات والتجهيز
أسئلة التجهيز هي المكان الذي تنهار فيه طلبات البريد. الحقول المنظمة للمساحة والتخطيط والمعدات تتيح للعمليات التحضير دون اجتماع جولة، والمنطق الشرطي يبقي النموذج قصيرًا عندما يكون الطلب بسيطًا.
الميزانية والموافقة
تتعطل الطلبات عندما تصل التفاصيل المالية متأخرة. طلب الميزانية ورمز الفوترة والموافق المسؤول داخل النموذج يعني أن من يراجع الطلب يمكنه فعلًا قول نعم.
السياسات والمتابعة
القسم الأخير يحمي المؤسسة: قواعد مُقر بها، مستندات مرفقة، وسجل واضح لما تم الاتفاق عليه. كما يخبر مقدم الطلب بما سيحدث بعد ذلك، ما يقلل رسائل متابعة الحالة.
أدوات ذات صلة
الطلبات هي الخطوة الأولى. أنشئ نماذج التسجيل والموردين والتقييم للفعالية نفسها من منشئ ذكاء اصطناعي واحد.
بعد اعتماد الفعالية، اجمع تسجيلات الحضور بنموذج مطابق.
افتح الأداةنماذج تسجيل للفعاليات المجتمعية والمهرجانات والتجمعات العامة.
افتح الأداةتسجيل مؤتمر متعدد الجلسات مع المسارات والتذاكر وتفاصيل الحضور.
افتح الأداةاجمع طلبات الموردين واحتياجات الأكشاك وتفاصيل الدفع لفعاليتك.
افتح الأداةصفحات تسجيل للندوات والجلسات online مع حقول جاهزة للتذكير.
افتح الأداةالأسئلة الشائعة
إجابات قصيرة للفرق التي تستبدل طلبات البريد بنموذج حقيقي.
نموذج طلب فعالية هو الطريقة التي يقترح بها شخص ما فعالية ويطلب الموافقة — يجمع تفاصيل الفعالية والتاريخ والمساحة واحتياجات التجهيز والميزانية، حتى يتمكن مدير المرافق أو رئيس القسم أو اللجنة من مراجعة الطلب واعتماده.
نموذج طلب فعالية يأتي قبل وجود الفعالية: يطلب الإذن بإقامتها. نموذج تسجيل فعالية يأتي بعد ذلك: يسجل الحضور في فعالية معتمدة. كثير من المؤسسات تحتاج الاثنين، وMakeform ينشئ كل واحد منهما من مطالبة قصيرة.
المجموعة الأساسية: اسم الفعالية ووصفها، بيانات مقدم الطلب، التاريخ والوقت المفضلان مع خيار احتياطي، المساحة أو المكان، عدد الحضور المتوقع، احتياجات التجهيز والمعدات، الميزانية ورمز الفوترة، والموافق. أضف إقرارات السياسات ورفع الملفات إذا احتاجت عمليتك ذلك.
نعم. يمكن لكل إرسال أن يرسل بريدًا إلى الشخص الصحيح وأن ينشر في Slack، حتى يبدأ الطلب بالحركة لحظة إرساله بدل الانتظار في مجلد مشترك.
نعم. بالمنطق الشرطي، تظهر أسئلة الضيافة فقط عند طلب الضيافة، وأسئلة AV فقط للفعاليات التي تحتاج إنتاجًا، وحقول المجموعات الخارجية فقط عندما لا يكون مقدم الطلب من الموظفين الداخليين.
نعم. يمكنك إنشاء النموذج وتعديله ونشره مجانًا. تضيف الخطط المدفوعة أحجامًا أعلى وميزات سير عمل متقدمة.
نعم — هذه هي الفكرة. بدل تنزيل قالب PDF أو Word وتعديله ليناسبك، صف مكانك ومساحاته وقواعد الموافقة، وسيطابقها النموذج المُنشأ بالفعل. ولا يزال بإمكانك طباعة الطلبات أو تصديرها عندما يحتاج أحد إلى سجل ورقي.
تصل الطلبات إلى صندوق Makeform لديك ويمكن أن تتدفق إلى Google Sheets أو Slack أو آلاف التطبيقات عبر Zapier، حتى ترى العمليات قائمة واحدة بالفعاليات المعلقة والمعتمدة والمرفوضة.
نعم. اسأل ما إذا كان مقدم الطلب داخليًا أو خارجيًا، ثم استخدم المنطق الشرطي لإظهار حقول إضافية للمجموعات الخارجية — مستندات التأمين ورسوم المرافق وإقرارات السياسات.
نعم. أضف حقل رفع ملفات لمخططات القاعات أو شهادات التأمين أو الصور الترويجية أو السياسات الموقعة، وستصل الملفات مرفقة بالإرسال.
مديرو المرافق والقاعات، فرق المكتب والموارد البشرية، الكنائس والخدمات، الجامعات وشؤون الطلاب، البلديات والمنظمات غير الربحية — في أي مكان تحتاج فيه الفعاليات إلى مساحة أو ميزانية أو توقيع قبل إقامتها.
نعم. انشره كصفحة مستقلة، أو ضمّنه في موقعك أو الإنترانت، أو شارك الرابط مباشرة عبر البريد وSlack.
توقف عن اعتماد الفعاليات عبر البريد.
