صِف طريقة قبول مؤسستك للاستقالات. يحوّل Makeform الموجز إلى نموذج استقالة منظم يسجّل الموظف وتاريخ الإشعار وآخر يوم عمل مقصود وسياق المغادرة واحتياجات تسليم المهام وإقرارًا لمراجعة الموارد البشرية، من دون مطالبة المديرين بإعادة تركيب القرار من سلاسل رسائل بريد إلكتروني متفرقة.
أرسل طلبات الاستقالة إلى البريد الإلكتروني وSlack وGoogle Sheets وZapier.
نماذج مطالبات للمنشئ
اختر سير العمل الأقرب إلى احتياجك، وعدّل التفاصيل، أو أرسل المطالبة إلى منشئ Makeform. كل بنية نقطة بداية قابلة للتعديل وليست طلبًا مكتملًا من موظف.
الجمهور
الموظفون الذين يخطرون الموارد البشرية ومديرهم رسميًا
التنسيق
نموذج داخلي مختصر يتضمن التواريخ والإقرار
حجم المطالبة
374 حرفًا
مثال على بنية النموذج
نموذج داخلي مختصر يتضمن التواريخ والإقرار
هوية الموظف وقسمه ومديره
ما آخر يوم عمل تقصده؟
هل أبلغت مديرك بالفعل؟
سبب المغادرة، إن رغبت في مشاركته
إقرار الموظف واسمه المكتوب
وسوم التوجيه المقترحة
مراجعة الموارد البشرية
متابعة المدير
جاهز لإجراءات إنهاء الخدمة
افصل بين آخر يوم طلبه الموظف واليوم النهائي الذي تؤكده الموارد البشرية. فقد تؤدي قواعد الإشعار والجداول والإجازات المستحقة والقرارات الداخلية إلى اختلاف التاريخين.
Step 1
التقديم
يسجّل الموظف الإشعار وآخر يوم عمل مقصود
Step 2
المراجعة
تتحقق الموارد البشرية من التواريخ والتفاصيل واحتياجات المتابعة
Step 3
التأكيد
تُبلغ الموارد البشرية الموظف بآخر يوم نهائي مؤكد
Step 4
الانتقال
يُسند تسليم المهام وأعمال إنهاء الخدمة إلى مسؤول محدد
سجل إشعار أوضح
قد تذكر رسالة الاستقالة تاريخًا لكنها تغفل الموقع أو المدير أو تسليم المهام أو بيانات الاتصال الشخصية التي تحتاج إليها الموارد البشرية. يجمع نموذج مركز الحقائق التشغيلية في طلب واحد مع إبقاء الأسئلة السردية الحساسة اختيارية.
سجّل تاريخ تقديم الإشعار وآخر يوم عمل يقصده الموظف في حقلين منظمين منفصلين. يمكن للموارد البشرية بعد ذلك مراجعة الطلب وإبلاغ الموظف باليوم النهائي المؤكد من دون استبدال إدخاله الأصلي بصمت.
يمكن للمنطق الشرطي إظهار أسئلة الورديات للعاملين بالساعة، وحقول تسليم المشروعات للمسؤولين عن الحسابات، أو حقول توثيق المدير عندما يسجّل شخص إشعارًا شفهيًا. وبذلك يتجنب الموظفون قائمة طويلة لا تخص أدوارهم.
وجّه الطلب إلى الموارد البشرية، وأخطر المراجع المناسب، وانقل التفاصيل المؤكدة إلى قائمة تحقق لإنهاء الخدمة. يسجّل نموذج الاستقالة الإشعار، بينما يمكن للقائمة إسناد مهام الوصول والمعدات والرواتب ونقل المعرفة بصورة منفصلة.
مصمم لحالات المغادرة الفعلية
ابدأ بسجل أساسي متسق، ثم استخدم المسارات وفق ترتيبات عمل الموظف ومسؤولياته وطريقة تقديم الإشعار.
امنح الموظفين رابطًا داخليًا خاصًا لإدخال هويتهم وتاريخ الإشعار وآخر يوم مقصود وسبب مغادرة اختياري وبيانات اتصال شخصية. ويمكن لرسالة التأكيد توضيح أن الموارد البشرية ستراجع الطلب.
عندما يصل الإشعار خلال محادثة، يستطيع المدير توثيق وقت تلقيه والتاريخ الذي ذكره الموظف والسجل المصدر. ويمكن لمسار مشروط طلب تأكيد الموظف بدل عرض ملاحظات المدير على أنها إجابات الموظف.
اطلب من الموظفين ذوي الأعمال النشطة تحديد المواعيد النهائية والمستندات والمهام الدورية والخلفاء المحتملين. تتلقى الموارد البشرية الإشعار، بينما يحصل المدير على حصر أولي مفيد لتخطيط الانتقال.
يساعد الموقع والمشرف وآخر وردية متوقعة والورديات المجدولة المتبقية المدير المحلي الصحيح على الاستجابة. وتجعل عناصر التحكم الملائمة للجوال النموذج عمليًا للموظفين الذين لا يعملون على مكتب.
أنشئ سير العمل
أنشئ نموذج الاستقبال الأساسي، وعدّله بما يلائم عمليتك الداخلية، واختبر التسليم قبل مشاركة الرابط مع الموظفين.
أخبر Makeform ما إذا كان الموظفون يقدّمون مباشرة، أو كان المديرون يستطيعون توثيق الإشعار خارج النظام، أو كلاهما. أدرج وحدات الأعمال والمواقع وأنواع العاملين وحقول التواريخ وتفاصيل التسليم وصيغة الإقرار التي يحتاج إليها سير عملك.
اجعل حقول الهوية وآخر يوم إلزامية، لكن قرر بعناية ما إذا كان سبب المغادرة أو بيانات جهة العمل الجديدة أو التعليقات ينبغي أن تكون اختيارية. أضف نصًا مساعدًا واضحًا يميز التاريخ المقصود عن تأكيد الموارد البشرية اللاحق.
اعرض تفاصيل الورديات للعاملين بالساعة فقط، وأسئلة التسليم للأدوار المعنية فقط. وجّه الطلبات إلى الموارد البشرية أولًا، ثم أخطر المدير أو جهة اتصال الموقع الصحيحة وفق إجابات الموظف.
قدّم حالات اختبار لموظف ومدير، وتحقق من التواريخ والإشعارات، ثم شارك النموذج أو ضمّنه في بوابة الموظفين. أبقِ مهام إنهاء الخدمة اللاحقة في قائمة تحقق مستقلة مع مسؤولين مسمّين.
النموذج مقابل البريد الإلكتروني مقابل المستند
يمكن لخطاب الاستقالة نقل كلمات الموظف نفسه. أما النموذج المنظم فأفضل في جمع التواريخ وتفاصيل التوجيه ومدخلات الانتقال باتساق. ويمكن لعمليتك قبول خطاب مرفوع مع تسجيل الحقول التي تحتاج إليها الموارد البشرية لاتخاذ إجراء.
دليل الحقول
يفصل النموذج الأقوى بين إشعار الموظف ومراجعة الموارد البشرية وأعمال إنهاء الخدمة اللاحقة. تنشئ هذه الأقسام الستة سجلًا عمليًا من دون تحويل طلب واحد إلى عملية مغادرة كاملة.
سجل الموظف
ابدأ بمعلومات تستطيع الموارد البشرية مطابقتها بسجل داخلي: اسم الموظف، وبريد العمل، والرقم الوظيفي، والقسم، والدور، والموقع، والمدير. استخدم قوائم منسدلة للأقسام أو المواقع المعروفة لتقليل اختلافات الكتابة وتوجيه الطلب بدقة.
الإشعار والتواريخ
سجّل تاريخ التقديم تلقائيًا متى أمكن، واطلب آخر يوم عمل يقصده الموظف. إذا تلقى المدير الإشعار في وقت سابق، فاجمع تاريخ التلقي بصورة منفصلة. لا تستبدل التاريخ المذكور بقرار لاحق من الموارد البشرية؛ احتفظ بالقيمتين لتاريخ واضح.
سياق المغادرة
قد تساعد قائمة منسدلة لسبب المغادرة في التقارير الداخلية، لكن قد لا يرغب الموظفون في شرح قرارهم في نموذج الإشعار. قدّم فئة اختيارية، ومربع تعليق اختياريًا، وخيارًا منفصلًا للمشاركة في مقابلة مغادرة بدل جعل التفاصيل الحساسة شرطًا للتقديم.
انتقال العمل
اطلب المشروعات النشطة والمهام الدورية والمواعيد النهائية القريبة والعلاقات المهمة والأشخاص المرجح تسلّمهم للمهام عندما يتطلب دور الموظف ذلك. اجعلها موجزة في مرحلة الإشعار؛ يستطيع المديرون تحويل الحصر إلى مهام مسندة في قائمة تحقق مخصصة لإنهاء الخدمة.
إشارات الممتلكات والوصول
يمكن لقائمة تحقق موجزة تحديد الحواسيب المحمولة والهواتف والمفاتيح والبطاقات والزي الرسمي أو غيرها من ممتلكات المؤسسة الموجودة بحوزة الموظف. وينبغي أن تنشئ إشارات للمتابعة، لا أن تطلب من الموظف الإقرار باكتمال كل مهمة وصول وأصول قبل مراجعة الموارد البشرية للإشعار.
الإقرار والمتابعة
اختتم باسم مكتوب أو توقيع، وتاريخ التقديم، وإقرار واضح بما يقدمه الموظف. ينبغي لرسالة التأكيد أن توضح أن الموارد البشرية ستراجع الإشعار وتتابع بشأن التواريخ والخطوات التالية، وألا توحي بأن النموذج وحده يؤكد كل تفاصيل التوظيف.
أدوات ذات صلة
استخدم سجل الاستقالة إشارة بداية، ثم عالج المقابلات والمسؤوليات ومهام إنهاء الخدمة في نماذج وقوائم تحقق مركزة.
اجمع المعلومات التشغيلية التي تحتاج إليها الموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات والمرافق والمدير بعد مراجعة الإشعار.
افتح الأداةأنشئ محادثة مستقلة للتعليقات كي يظل سجل الاستقالة الرسمي موجزًا وتحظى تعليقات المغادرة بمساحة مناسبة.
افتح الأداةأسند مهام المعدات والوصول والرواتب والتوثيق والتواصل وتسليم المهام إلى المسؤولين عنها.
افتح الأداةوثّق الأعمال المفتوحة والمهام الدورية وملاحظات السلامة وتغييرات الملكية للموظفين المغادرين لأدوار قائمة على الورديات.
افتح الأداةأنشئ نموذج استقبال أوسع للمغادرة عندما تجمع عمليتك بين تفاصيل المغادرة وترتيبات الإرجاع ومعلومات المتابعة.
افتح الأداةاجمع ملاحظات مستمرة عن مكان العمل بصورة منفصلة، قبل وصول الموظفين إلى مرحلة تقديم إشعار رسمي.
افتح الأداةالأسئلة الشائعة
إجابات عملية لفرق الموارد البشرية التي تستبدل رسائل الإشعار غير المتسقة بسير عمل داخلي منظم.
نموذج الاستقالة هو نموذج استقبال داخلي يستخدمه الموظف لإبلاغ المؤسسة رسميًا بنيته المغادرة. ويسجّل عادةً الموظف وتاريخ تقديم الإشعار وآخر يوم عمل مقصود والمدير وسياق مغادرة اختياريًا وبيانات الاتصال أو التسليم. يمنح الطلب الموارد البشرية سجلًا أوليًا متسقًا للمراجعة والمتابعة، ويمكن وضع مهام إنهاء الخدمة اللاحقة في قائمة تحقق منفصلة.
أدرج اسم الموظف ورقمه الوظيفي ودوره وقسمه وموقعه ومديره وتاريخ الإشعار وآخر يوم عمل مقصود. وأضف، حسب الدور، الورديات المتبقية والمشروعات النشطة والمهام الدورية وممتلكات الشركة وبيانات اتصال شخصية للمتابعة وإمكانية رفع خطاب اختياري. أبقِ سبب المغادرة والتعليقات الإضافية اختياريين، وأدرج إقرارًا يوضح أن الموارد البشرية ستراجع الإشعار وتؤكد الخطوات التالية.
يمكنه ذلك، لكن لا يلزم جعل السؤال إجباريًا. تدعم قائمة قصيرة من الفئات، تتضمن خيار «أفضل عدم الإفصاح»، تحليلًا داخليًا متسقًا، بينما يتيح حقل تعليق اختياري مساحة للسياق. فكّر في جمع الملاحظات الأشمل في مقابلة مغادرة منفصلة كي يتمكن الموظفون من تقديم إشعار في الوقت المناسب من دون إلزامهم بشرح قرارهم بالتفصيل.
نعم. أضف سؤالًا أولًا عمّا إذا كان مقدّم الطلب الموظف أم المدير، ثم اعرض المسار المناسب. في الإشعار الذي يسجله المدير، سجّل متى وكيف تم تلقيه، والتاريخ الذي ذكره الموظف، ورواية المدير، وأي مصدر مرفق. صنّفه بوضوح على أنه معلومات سجلها المدير، وأضف خطوة لتأكيد الموظف عندما تتطلب عمليتك الداخلية ذلك.
احفظهما كقيمتين منفصلتين. ينبغي للنموذج الاحتفاظ بالتاريخ الذي طلبه الموظف أو ذكره. تستطيع الموارد البشرية بعد ذلك مراجعة الجداول والسياسة الداخلية وإبلاغ الموظف باليوم النهائي المؤكد عبر عملية المؤسسة المعتادة. يمنع الاحتفاظ بالتاريخين حجب الإشعار الأصلي، ويمنح مسارات إنهاء الخدمة تاريخًا مؤكدًا واضح التسمية بعد اكتمال المراجعة.
نعم. وجّه الطلب الجديد إلى الموارد البشرية، وأخطر المراجع المعني، واستخدم السجل المراجع لبدء قائمة تحقق لإنهاء الخدمة. يمكن للقائمة إسناد إعادة المعدات وملكية الحسابات وتغييرات الوصول والتوثيق وتنسيق الرواتب والتواصل مع الفريق. إبقاء هذه الإجراءات خارج نموذج إشعار الموظف يوضح المسؤولية ويتجنب مطالبة الموظف المغادر بإكمال مهام تتحكم فيها فرق أخرى.
نعم. يوفر Makeform إنشاء نماذج وردودًا مجانية بلا حدود، لذا يمكنك إنشاء نموذج الاستقالة وتعديله ونشره واستخدامه من دون حد لعدد الردود. تزيل الخطة المدفوعة شارة Makeform. راجع الصياغة والحقول والمستلمين ومنطق التواريخ التي تم إنشاؤها وفق عملية مؤسستك قبل مشاركة النموذج مع الموظفين.
أرسل الإشعار الأول فقط إلى مسؤول الموارد البشرية أو صندوق البريد المختص بالمغادرات، ثم أشرك مدير الموظف والفرق الأخرى وفق عمليتك. تجنب وضع الإجابات النصية الحرة الحساسة في قنوات دردشة واسعة أو قوائم توزيع كبيرة. اختبر مستلمي الإشعارات والمسارات الشرطية ورسالة التأكيد وأي جدول بيانات متصل باستخدام بيانات نموذجية قبل نشر الرابط الموجه للموظفين.
امنح كل استقالة سجلًا أوليًا واضحًا.
